Assistante de direction - h/f

Description du poste

• Assister les responsables d'exploitation sur la gestion administrative de l'entreprise et du personnel ;
• Être l'interface entre la direction, la société mère, (dont services supports : comptabilité, contrôle de gestion et les ressources humaines ...) et les différents établissements de l'entreprise ;
• Etre un relais d'information et de communication auprès des services internes et des intervenants extérieurs.

Activités

• Préparer les ordres du jour et assister aux réunions du Comité de Direction pour établissement des comptes-rendus (en collaboration avec les resp. d'exploitations, DAF et Président) ;
• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs ;
• Rédiger les supports internes de la Direction (compte-rendu, notes, ...) ;
• Classement & Archivage des documents et fichiers utiles à la direction ;
• Gérer les déplacements des responsables d'exploitations ;
• Organiser les événements société ;
• Gérer la caisse, chéquiers et les abonnements de la Direction ;
• Etre l'interlocuteur des assureurs, pour assurer véhicules, les déclarations de sinistres (hors transports logistique) ;
• Assurer l'accueil des visiteurs, le standard et la gestion du courrier ;
• Gérer les services généraux

• Transmettre les éléments variables de paie en relation avec le prestataire et les services support Scamark
• Prendre en charge les relations avec les organismes de santé : CPAM, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, ... ;
• Organiser le suivi médical du personnel (convocations des salariés, mise à jour tableaux de bord, collecte des justificatifs ...) ;
• Déclarer les accidents du travail, trajets et suivi des dossiers de maladie professionnelle, invalidité ;
• Gérer les contrats intérim, valider la facturation en cohérence avec les justificatifs de présence, suivre les demandes d'avoirs ;
• Mettre en oeuvre la politique qualité et actualiser les indicateurs RH et revue de processus.

• Mettre en oeuvre et assurer le suivi du Plan de Formation du personnel élaboré à partir de la politique, des orientations et des projets définis par la direction

• Préparer, assister aux réunions CSE et HSCT et établir les comptes-rendus en collaboration avec les responsables d'exploitation, le président et la DRH ;
• Gérer la partie administrative des élections des représentants du personnel, avec l'appui de la DRH.

Type d'interlocuteurs :

• Le personnel et les managers des 2 sites ;
• Les membres du Comité de Direction ; La DRH ; Les prestataires (organismes de formation, Médecine du travail ...) ; Le prestataire de paye CEGEDIM ; Le service comptable, et le contrôle de gestion de Scamark ; Les clients ; Les visiteurs .

Environnement de travail : 40h/semaine

Description du profil

Formation :

• Formation généraliste Bac + 2 (BTS Secrétariat de direction ou Assistant(e) PME/PMI) ou équivalent.
• Expérience de 5 ans minimum sur des tâches équivalentes (assistanat de direction et gestion du personnel).

• Suivi administratif et mise à jour de bases de données et d'indicateurs ;
• Connaissances dans la gestion administrative du personnel ;
• Aisance rédactionnelle ;
• Mise en page de documents et supports de communication ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack office et idéalement environnement GOOGLE (navigateur Internet, drive...) ;
• La connaissance de SAP, serait un plus.

• Rigueur ; Dynamisme et réactivité ; Organisation ; Goût pour les tâches administratives ; Discrétion et réserve ; Autonomie ; Qualités relationnelles ; Sens du service ; Adhésion aux valeurs de l'entreprise.

Rattachement hiérarchique : L'assistant(e) de direction est rattaché(e) aux responsables d'exploitation des sites (Laqueuille et Saint-Diéry), du Président et travaille en collaboration et selon directives de la DRH.

Date d'embauche souhaitée : Le plus tôt possible