Assistant administratif et chargé d'accueil (H/F)

Le poste de Assistant administratif et chargé d'accueil (H/F)

35H Travail en journée

Lieu : Antenne Mosson - 35 rue de la Haye 34080 Montpellier

Participation à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes ainsi qu'au travail d'accueil, d'information et d'orientation du public et partenaires de la Mission Locale des Jeunes de Montpellier Méditerranée Métropole.

• Accueil physique de tout public qui s'adresse à la Mission Locale
• Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
• Gérer le flux, c'est à dire gérer les temps d'attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l'enceinte de la Mission Locale
• Informer et orienter le public.
• Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d'accueil.
• Participer à l'animation et à l'organisation de l'espace d'information et de documentation.
• Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
• Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
• Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)

• Techniques d'accueil et de gestion de public
• Techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Gestion standard
• Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
• Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
• Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.)
• Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

• Sens du contact - Qualités relationnelles
• Capacité d'écoute, discrétion
• Capacité à gérer des situations complexes
• Rigueur et sens de l'organisation
• Savoir gérer les priorités
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d'autonomie et d'initiative
• Bonne élocution et aisance dans l'expression orale

Maîtrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement Excel

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 30 janvier 2025

Le profil recherché

Expérience souhaitée : 6 Mois

Avantages

Autre, Chèque repas

À savoir

Référence : 12479350