Assistante Administrative et de Direction Direction des Ressources Hôtelières et Logistiques H/F - réf. d2557823

Descriptif

Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d'un Centre de biologie et recherche en santé.

• Organiser pour le directeur de la DRLH principalement et les équipes DRLH, le traitement, la circulation de l'information, des documents et des communications, la gestion et le suivi de dossiers internes de la direction.
• Contribuer au suivi administratif et comptable du GCS BIH 87 en lien avec l'administrateur du GCS, le responsable de la blanchisserie et le cabinet comptable du GCS.

• Organiser les réunions institutionnelles du GCS (AG, CSE, dialogues sociaux), rédiger les comptes rendus et les décisions
• Assurer le rapprochement et le suivi de la liquidation des factures en lien avec le responsable de la blanchisserie et le cabinet comptable
• Prendre en charge tout autre dossier administratif sur demande du directeur de la DRLH, administrateur du GCS BIH 87.

• Mettre en uvre et proposer le cas échéant les ajustements nécessaires à la procédure de gestion de l'intérim à la DRLH
• Assurer le lien entre les responsables d'équipes et les entreprises d'intérim pour apporter une réponse aux besoins de remplacement
• Assurer les vérifications des factures transmises au regard du service fait, compléter et diffuser les indicateurs de suivi aux responsables
• Suivre et compléter les tableaux de suivi, faire le lien avec la DRHF, alerter le directeur et les responsables le cas échéant.

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion de la boite mail et du courrier
• Gestion des agendas
• Organisation des réunions et déplacements professionnels
• Gestion des fournitures
• Elaboration de notes d'information, documents supports, diffusion des informations

• Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Outlook, Word, Excel, PowerPoint
• Connaître le fonctionnement et le contexte institutionnel : processus et circuits de prise de décision, champs de compétence des différents intervenants,
• Maîtriser les techniques d'accueil et d'organisation
• Travailler en équipe

• Rédiger, Mettre en forme un document selon les règles de présentation et de formalisme requis,
• Quelques notions comptables sont un plus,
• Travailler en réseau : partager les informations, mutualiser les pratiques,
• Traiter et gérer l'information

Avoir le sens de l'organisation, Etre réactif : répondre rapidement et de manière appropriée.