SECRETAIRE EHPAD (h/f)
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
CONTEXTE :
Dans un contexte socio-économique en évolution constante, et face à une demande sociale toujours plus complexe, le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l’ensemble des services municipaux et des acteur-rice-s de la solidarité. Son action s’articule aujourd’hui autour de 3 axes stratégiques : -Consolider la place de nos usager-ère-s au cœur de nos préoccupations et de nos façons de travailler
- Positionner le CCAS dans un réseau territorial des politiques sociales
- Faire de nos établissements des « lieux de vie » et de convivialité.
- La DAS « Petite Enfance »
- La DAS « Personnes Agées » ;
- La DAS « Lutte contre la pauvreté et la précarité »
La DAS personnes âgées se compose de 3 directions déléguées : accès aux droits coopérations et prospective, autonomie et veille sociale, Dépendances et soins.
La direction déléguée « Dépendances et soins » comprend 2 EHPAD, le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l’Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA).
Le CCAS recherche un-e secrétaire pour l’EHPAD André Léo, situé à Grenoble.
Le ou la secrétaire intervient au sein d’un établissement de type EHPAD de 84 places avec une unité UPG. Le public résident est hétérogène pouvant être composé de personnes dépendantes, handicapées vieillissantes, de personnes atteintes de pathologies chroniques, neurodégénératives ou psychiatriques.
Le fondement des pratiques d’intervention auprès des usagers évolue. Les nouvelles technologies et approches en matière d'accompagnement demandent de nouveaux positionnements des professionnel-les, décloisonnement des systèmes d'informations, déploiement de la télémédecine, territorialisation des services et des prestations autour du parcours de vie et de santé de l'usager demandent une coopération et une coordination des services et des acteurs.Cela demande de s’inscrire dans les réformes pour « l’adaptation de la société au vieillissement » et à la « modernisation de notre système de santé ».
Au sein de l’établissement sous la responsabilité de la Direction, le ou la secrétaire de l’EHPAD aura un rôle pivot, en lien avec l’équipe de Direction, les équipes de soignant-es, les partenaires, les services internes du Ccas de Grenoble, les résidents et les familles – elle devra dans son champ de compétences être en responsabilité et force de proposition.
FINALITE DU POSTE :
Assurer un accueil de qualité de l’usager et des familles – identifier dès l’accueil les besoins de l’usager et savoir transmettre la juste informationTransmettre une information ajustée et réactualisée aux différents interlocuteurs (résidents, familles, intervenants médicaux ou paramédicaux, agent-es, autres services du Ccas, prestataires et partenaires)
Assurer des missions dites de gestion administrative : gérer les dossiers administratifs relatifs à l’admission et à la prise en charge (disposer de compétences spécifiques et techniques propres au secteur : terminologie médicale, prestataires, montage de dossier …)
Assurer les missions support : logistique, achat, comptable et RH
Apporter un rôle de soutien à l’ensemble de l’équipe, participer à la vie de l’établissement (un autre regard, animation, rôle de facilitateur, être relai …) et en lien avec les associations et les bénévolesAssurer une veille, être en alerte, recueillir et transmettre les différents signaux forts ou faibles
Travailler en coordination avec la direction – gestion des agendas, gestion des bases de données, préparation de dossiers, rédactions de courriers, compte rendus, organisation d’évènements …
Missions / conditions d'exerciceAccueil et information physique et téléphonique du public :
Recevoir et orienter les demandes physique ou téléphonique, avoir une bonne compréhension des situations pour être en capacité de recueillir et transmettre les informations adaptées, de hiérarchiser et de prioriser
Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers sur les procédures, lors des préadmissions ou arrivées, en lien avec le cadre de santé, faire visiter les locaux et informer du fonctionnement (transmettre le règlement de fonctionnement, le livret d’accueil, les tarifs, les modalités de paiement …)Accueillir les résidents, les familles, le personnel, les services ressources du CCAS et les services extérieurs, les fournisseurs, les professionnels de santé : kinés, podologues, médecins, mais aussi les bénévoles, associations et autres services
Gestion de l’information :Gérer la diffusion de l’information : informations générales aux familles et partenaires
Réaliser, concevoir de manière ponctuelle ou régulière différents supports de communication (brochures, affiches, guides, journal interne, annonces presse, newsletters…).Préparer les réunions du conseil de la vie sociale en appui de son/sa Président(e), rédiger le compte rendu si besoin et le transmettre
Soutien pour la circulation de l’information entre professionnels de santé
Appuyer le cadre de santé dans la relation avec les médecins traitants et autres professionnels de santé intervenant au sein de l’EHPAD
Faire le relais d’informations simples au service de la coordination des soins
Gestion administrative : Mettre à jour et actualiser les listes d’attente (via la plateforme Via trajectoire)
Instruire les dossiers d’entrée (assurer la complétude de cette activité – veiller à la non rupture administrative de la prise en charge et assumer l’intégralité des relances de demande et de suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les prestataires).
Gérer les sorties des résidents : informer les organismes extérieurs, accueillir les familles, apporter soutien relationnel et administratif (transmettre l’information sur la récolte des documents utiles)Calculer les frais à payer par rapport à la notification du Conseil Départemental (aides sociales).
Saisir les différents mouvements des résidents sur le logiciel CPAM et renseigner les outils internes (données du résident) propres au suivi administratif des résidents sur le logiciel Millésime
Rendre compte du suivi des dossiers (reporting) et participer à la mise en œuvre de la stratégie pour améliorer la qualité de la prise en charge dans les aspects administratifs
Faire une veille sur les dossiers réglementaires, notamment en lien avec l’amélioration continue
Gestion Ressources Humaines :
A titre exceptionnelMettre à jour les plannings du personnel (auxiliaires de vie, aides-soignants, APR, IDE (Plannings réalisés préalablement par la cadre de santé)
Mettre à jour les données d’absentéisme
Enregistrer et tenir à jour les droits à congés et les récupérations (validé par la direction ou la cadre de santé)
Transmettre les demandes de remplacements mensuels et ponctuels au service « remplacement » tous les jours, réajuster les plannings en fonction des besoins de remplacement et tenir informer sa direction (demandes doivent être réactualisées en lien avec le taux d’occupation)
Saisir et transmettre les éléments variables de paie au service « remplacement » et au service « Carrières via le logiciel Régence.Alerter, informer sa direction sur toute problématique RH qui se poserait à son niveau
Gestion d’intervention de travaux :Récolter les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la cadre de santé pour programmer un diagnostic
Transmettre les demandes d’intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux
Gestion budgétaire, comptable et achats : Engager et liquider les factures, certifier les factures d’investissement – logiciel Astre et Millésime
Participer aux réunions de préparation du budget et de recensement les besoins et au suivi du budget de fonctionnement et d’investissementEngager les commandes auprès des fournisseurs référencés et autres sous-traitants
Assurer un suivi des achats délégués ou les investissements
Gérer les stocks pour les fournitures administratives
Faire le lien avec les référents pour la gestion des stocks des produits d’entretien et de la petite alimentation - alerter les référents sur l’avancement de leur enveloppe
Gérer la régie d’avance pour les imprévus
Suivi des bénévoles et des partenariats avec les associations : Gérer les entrées et les sorties, gérer les temps de présence et les thématiques et ou en lien avec l’animatrice
Rédiger et assurer le suivi des conventionsSur certains temps fort, assurer une présence et aide à la préparation des espaces (fête de noël etc.)
Commander des goûters spécifiques pour les animations
Participation à la réalisation du Rapport d’activité : Extraire des données Netsoins et transmettre à la direction
Participer au rapport d’activité
Participation aux réunions d’équipe : Participer, proposer des sujets
Prendre des notes, rédiger les comptes rendusEtre à l’écoute et participer à la régulation du collectif
Participer à l’amélioration continue
Profils recherchés
Diplôme : Bac technologique de la santé et du social ou BTS SP3S Services et prestations des secteurs sanitaire et social ou en lien avec le secrétariatBonne maîtrise informatique et des logiciels : Excel – Word – Libre office – Photoshop – Indesign, Prologiciel : Régence – Netsoins – Millésime – Astre
Capacité relationnelle et pédagogique
S'exprimer et communiquer correctement à l'écrit et à l'oral
Travailler en équipe et en collaboration
Etre organisé, rigoureux et adaptable
Disposer du vocabulaire professionnel et médico-social, avoir des connaissances de base des pathologies pour comprendre et user de la terminologie médicale
Disposer d’une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire
CONTEXTE :Dans un contexte socio-économique en évolution constante, et face à une demande sociale toujours plus complexe, le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l’ensemble des services municipaux et des acteur-rice-s de la solidarité. Son action s’articule aujourd’hui autour de 3 axes stratégiques : -Consolider la place de nos usager-ère-s au cœur de nos préoccupations et de nos façons de travailler
- Positionner le CCAS dans un réseau territorial des politiques sociales
- Faire de nos établissements des « lieux de vie » et de convivialité.
- La DAS « Petite Enfance »
- La DAS « Personnes Agées » ;
- La DAS « Lutte contre la pauvreté et la précarité »
La DAS personnes âgées se compose de 3 directions déléguées : accès aux droits coopérations et prospective, autonomie et veille sociale, Dépendances et soins.
La direction déléguée « Dépendances et soins » comprend 2 EHPAD, le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l’Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA).
Le CCAS recherche un-e secrétaire pour l’EHPAD André Léo, situé à Grenoble.
Le ou la secrétaire intervient au sein d’un établissement de type EHPAD de 84 places avec une unité UPG. Le public résident est hétérogène pouvant être composé de personnes dépendantes, handicapées vieillissantes, de personnes atteintes de pathologies chroniques, neurodégénératives ou psychiatriques.
Le fondement des pratiques d’intervention auprès des usagers évolue. Les nouvelles technologies et approches en matière d'accompagnement demandent de nouveaux positionnements des professionnel-les, décloisonnement des systèmes d'informations, déploiement de la télémédecine, territorialisation des services et des prestations autour du parcours de vie et de santé de l'usager demandent une coopération et une coordination des services et des acteurs.Cela demande de s’inscrire dans les réformes pour « l’adaptation de la société au vieillissement » et à la « modernisation de notre système de santé ».
Au sein de l’établissement sous la responsabilité de la Direction, le ou la secrétaire de l’EHPAD aura un rôle pivot, en lien avec l’équipe de Direction, les équipes de soignant-es, les partenaires, les services internes du Ccas de Grenoble, les résidents et les familles – elle devra dans son champ de compétences être en responsabilité et force de proposition.
FINALITE DU POSTE :
Assurer un accueil de qualité de l’usager et des familles – identifier dès l’accueil les besoins de l’usager et savoir transmettre la juste informationTransmettre une information ajustée et réactualisée aux différents interlocuteurs (résidents, familles, intervenants médicaux ou paramédicaux, agent-es, autres services du Ccas, prestataires et partenaires)
Assurer des missions dites de gestion administrative : gérer les dossiers administratifs relatifs à l’admission et à la prise en charge (disposer de compétences spécifiques et techniques propres au secteur : terminologie médicale, prestataires, montage de dossier …)
Assurer les missions support : logistique, achat, comptable et RH
Apporter un rôle de soutien à l’ensemble de l’équipe, participer à la vie de l’établissement (un autre regard, animation, rôle de facilitateur, être relai …) et en lien avec les associations et les bénévoles
Assurer une veille, être en alerte, recueillir et transmettre les différents signaux forts ou faibles
Travailler en coordination avec la direction – gestion des agendas, gestion des bases de données, préparation de dossiers, rédactions de courriers, compte rendus, organisation d’évènements …
Accueil et information physique et téléphonique du public :Recevoir et orienter les demandes physique ou téléphonique, avoir une bonne compréhension des situations pour être en capacité de recueillir et transmettre les informations adaptées, de hiérarchiser et de prioriser
Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers sur les procédures, lors des préadmissions ou arrivées, en lien avec le cadre de santé, faire visiter les locaux et informer du fonctionnement (transmettre le règlement de fonctionnement, le livret d’accueil, les tarifs, les modalités de paiement …)Accueillir les résidents, les familles, le personnel, les services ressources du CCAS et les services extérieurs, les fournisseurs, les professionnels de santé : kinés, podologues, médecins, mais aussi les bénévoles, associations et autres services
Gestion de l’information :Gérer la diffusion de l’information : informations générales aux familles et partenaires
Réaliser, concevoir de manière ponctuelle ou régulière différents supports de communication (brochures, affiches, guides, journal interne, annonces presse, newsletters…).Préparer les réunions du conseil de la vie sociale en appui de son/sa Président(e), rédiger le compte rendu si besoin et le transmettre
Soutien pour la circulation de l’information entre professionnels de santé
Appuyer le cadre de santé dans la relation avec les médecins traitants et autres professionnels de santé intervenant au sein de l’EHPAD
Faire le relais d’informations simples au service de la coordination des soins
Gestion administrative : Mettre à jour et actualiser les listes d’attente (via la plateforme Via trajectoire)
Instruire les dossiers d’entrée (assurer la complétude de cette activité – veiller à la non rupture administrative de la prise en charge et assumer l’intégralité des relances de demande et de suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les prestataires).
Gérer les sorties des résidents : informer les organismes extérieurs, accueillir les familles, apporter soutien relationnel et administratif (transmettre l’information sur la récolte des documents utiles)Calculer les frais à payer par rapport à la notification du Conseil Départemental (aides sociales).
Saisir les différents mouvements des résidents sur le logiciel CPAM et renseigner les outils internes (données du résident) propres au suivi administratif des résidents sur le logiciel Millésime
Rendre compte du suivi des dossiers (reporting) et participer à la mise en œuvre de la stratégie pour améliorer la qualité de la prise en charge dans les aspects administratifs
Faire une veille sur les dossiers réglementaires, notamment en lien avec l’amélioration continue
Gestion Ressources Humaines :
A titre exceptionnelMettre à jour les plannings du personnel (auxiliaires de vie, aides-soignants, APR, IDE (Plannings réalisés préalablement par la cadre de santé)
Mettre à jour les données d’absentéisme
Enregistrer et tenir à jour les droits à congés et les récupérations (validé par la direction ou la cadre de santé)
Transmettre les demandes de remplacements mensuels et ponctuels au service « remplacement » tous les jours, réajuster les plannings en fonction des besoins de remplacement et tenir informer sa direction (demandes doivent être réactualisées en lien avec le taux d’occupation)
Saisir et transmettre les éléments variables de paie au service « remplacement » et au service « Carrières via le logiciel Régence.Alerter, informer sa direction sur toute problématique RH qui se poserait à son niveau
Gestion d’intervention de travaux :Récolter les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la cadre de santé pour programmer un diagnostic
Transmettre les demandes d’intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux
Gestion budgétaire, comptable et achats : Engager et liquider les factures, certifier les factures d’investissement – logiciel Astre et Millésime
Participer aux réunions de préparation du budget et de recensement les besoins et au suivi du budget de fonctionnement et d’investissementEngager les commandes auprès des fournisseurs référencés et autres sous-traitants
Assurer un suivi des achats délégués ou les investissements
Gérer les stocks pour les fournitures administratives
Faire le lien avec les référents pour la gestion des stocks des produits d’entretien et de la petite alimentation - alerter les référents sur l’avancement de leur enveloppe
Gérer la régie d’avance pour les imprévus
Suivi des bénévoles et des partenariats avec les associations : Gérer les entrées et les sorties, gérer les temps de présence et les thématiques et ou en lien avec l’animatrice
Rédiger et assurer le suivi des conventionsSur certains temps fort, assurer une présence et aide à la préparation des espaces (fête de noël etc.)
Commander des goûters spécifiques pour les animations
Participation à la réalisation du Rapport d’activité : Extraire des données Netsoins et transmettre à la direction
Participer au rapport d’activité
Participation aux réunions d’équipe : Participer, proposer des sujets
Prendre des notes, rédiger les comptes rendusEtre à l’écoute et participer à la régulation du collectif
Participer à l’amélioration continue
Diplôme : Bac technologique de la santé et du social ou BTS SP3S Services et prestations des secteurs sanitaire et social ou en lien avec le secrétariatBonne maîtrise informatique et des logiciels : Excel – Word – Libre office – Photoshop – Indesign, Prologiciel : Régence – Netsoins – Millésime – Astre
Capacité relationnelle et pédagogique
S'exprimer et communiquer correctement à l'écrit et à l'oral
Travailler en équipe et en collaboration
Etre organisé, rigoureux et adaptable
Disposer du vocabulaire professionnel et médico-social, avoir des connaissances de base des pathologies pour comprendre et user de la terminologie médicale
Disposer d’une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire
Appartenir au cadre d'emploi des rédacteurs ou être inscrit-e sur liste d’aptitude ; Poste ouvert aux agent-e-s contractuel-le-s remplissant les conditions d’accès au poste
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.