Assistant de direction - Direction des finances (F/H)
Le Kremlin-Bicêtre | emploi.fhf.fr |
Descriptif
Descriptif du poste :
Intitulé du poste : Assistant de direction (F/H)
Type d'emploi : Titulaire, Contractuel
Quotité de temps de travail : 100 %
Horaires de travail : 09h30-17h
Télétravail : Non
Poste à pourvoir : 03/06/2024
Présentation du service :
La DAF du GHU Paris Saclay est structurée en 4 départements aux périmètres défini :
• Département du Budget et des recettes diverses : piloté en direct par le Directeur des Affaires financières, assisté d'un AAH. Le département est composé de 6 collaborateurs managés par un AAH. Il est chargé de l'élaboration de l'EPRD et des budgets annexes, de leur suivi infra-annuel, de l'émission des titres de recettes diverses (RT3), de la production des tableaux de bord des dépenses
• Département du Contrôle de gestion : piloté par le Directeur adjoint chargé du Contrôle de gestion, il est chargé de la production des tableaux de bord d'activité et de recettes, de l'instruction des études médico-économiques, des analyses d'activité, du pilotage du capacitaire, de la gestion du Fichier Structures, du dialogue de gestion via l'animation du réseau des Cadres Administratifs de DMU
• Département du Pilotage de la facturation et des régies
• Département du Service social hospitalier
Missions :
• Organisation du secrétariat de la Direction des Finances
L'assistant de direction prendra en charge les activités suivantes :
• Gestion des appels téléphoniques, prise de messages
• Gestion de l'agenda
• Organisation et gestion des déplacements GHU
• Préparation des réunions et des rendez-vous
• Aide à la rédaction, frappe et mise en forme des courriers, compte-rendu, présentations PPT
• Classement, archivage (papier et informatique)
• Tenue et mise à jour de fichiers
• Gestion des commandes de la DAF (DA sur SAP)
• Appui à la conduite des projets dans le domaine de la Direction des Affaires Financières
Suivi de dossiers spécifiques :
• Pilotage du capacitaire
• Coordination des conférences de DMU, etc)
• Coordination du plan d'équipement annuel de la DAF
Par ailleurs, l'assistant de direction :
• Pourra se voir confier toute mission spécifique ou générale nécessaire à la continuité du service
• Sera amené à assurer l'intérim des secrétariats de la DOP et de la DRIM pendant les congés des autres assistants de direction
Formations et/ou qualifications requises :
• Formation BTS ou équivalent
Expériences requises :
• Expérience de directions fonctionnelles en établissement hospitalier
• Expérience de management et d'animation de projet apprécié
• Appétence pour les sujets financiers
Compétences recherchées
Savoir-Faire:
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer les données, les informations, etc.
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Qualités professionnelles requises :
• Bonne maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Outlook
• Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe
• Adaptabilité
• Sens de la diplomatie
• Sens des responsabilités
• Autonomie et prise d'initiative
• Capacités d'organisation et de méthode
• Dynamisme
• Disponibilité
• Souci de transmission de l'information
• Curiosité professionnelle
Connaissances requises:
• Accueil téléphonique
• Bureautique
• Classement et archivistique
• Communication / relations interpersonnelles
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Secrétariat (frappe/mise en forme/etc)
Vos avantages :
Les avantages liés au statut et à la fonction :
• Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)
Aide à l'installation et au logement :
• Aide à l'installation (jusqu'à 1000 euros versés par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
Avantages sociaux :
• Remboursement du pass Navigo à 75%et/ou forfait mobilités durables
• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
• Place en crèche selon disponibilités
• Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos
• Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
• Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
• Accès à une offre de formation continue conséquente
• Accès à l'espace détente : séances de relaxation
Descriptif du poste :
Intitulé du poste : Assistant de direction (F/H)
Type d'emploi : Titulaire, Contractuel
Quotité de temps de travail : 100 %
Horaires de travail : 09h30-17h
Télétravail : Non
Poste à pourvoir : 03/06/2024
Présentation du service :
La DAF du GHU Paris Saclay est structurée en 4 départements aux périmètres défini :
• Département du Budget et des recettes diverses : piloté en direct par le Directeur des Affaires financières, assisté d'un AAH. Le département est composé de 6 collaborateurs managés par un AAH. Il est chargé de l'élaboration de l'EPRD et des budgets annexes, de leur suivi infra-annuel, de l'émission des titres de recettes diverses (RT3), de la production des tableaux de bord des dépenses
• Département du Contrôle de gestion : piloté par le Directeur adjoint chargé du Contrôle de gestion, il est chargé de la production des tableaux de bord d'activité et de recettes, de l'instruction des études médico-économiques, des analyses d'activité, du pilotage du capacitaire, de la gestion du Fichier Structures, du dialogue de gestion via l'animation du réseau des Cadres Administratifs de DMU
• Département du Pilotage de la facturation et des régies
• Département du Service social hospitalier
Missions :
• Organisation du secrétariat de la Direction des Finances
L'assistant de direction prendra en charge les activités suivantes :
• Gestion des appels téléphoniques, prise de messages
• Gestion de l'agenda
• Organisation et gestion des déplacements GHU
• Préparation des réunions et des rendez-vous
• Aide à la rédaction, frappe et mise en forme des courriers, compte-rendu, présentations PPT
• Classement, archivage (papier et informatique)
• Tenue et mise à jour de fichiers
• Gestion des commandes de la DAF (DA sur SAP)
• Appui à la conduite des projets dans le domaine de la Direction des Affaires Financières
Suivi de dossiers spécifiques :
• Pilotage du capacitaire
• Coordination des conférences de DMU, etc)
• Coordination du plan d'équipement annuel de la DAF
Par ailleurs, l'assistant de direction :
• Pourra se voir confier toute mission spécifique ou générale nécessaire à la continuité du service
• Sera amené à assurer l'intérim des secrétariats de la DOP et de la DRIM pendant les congés des autres assistants de direction
Formations et/ou qualifications requises :
• Formation BTS ou équivalent
Expériences requises :
• Expérience de directions fonctionnelles en établissement hospitalier
• Expérience de management et d'animation de projet apprécié
• Appétence pour les sujets financiers
Compétences recherchées
Savoir-Faire:
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer les données, les informations, etc.
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Qualités professionnelles requises :
• Bonne maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Outlook
• Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe
• Adaptabilité
• Sens de la diplomatie
• Sens des responsabilités
• Autonomie et prise d'initiative
• Capacités d'organisation et de méthode
• Dynamisme
• Disponibilité
• Souci de transmission de l'information
• Curiosité professionnelle
Connaissances requises:
• Accueil téléphonique
• Bureautique
• Classement et archivistique
• Communication / relations interpersonnelles
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Secrétariat (frappe/mise en forme/etc)
Vos avantages :
Les avantages liés au statut et à la fonction :
• Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)
Aide à l'installation et au logement :
• Aide à l'installation (jusqu'à 1000 euros versés par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
Avantages sociaux :
• Remboursement du pass Navigo à 75%et/ou forfait mobilités durables
• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
• Place en crèche selon disponibilités
• Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos
• Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
• Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
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