Responsable service achat économat du GHU - H/F
Bobigny | emploi.fhf.fr |
Descriptif
La direction des achats, de la logistique et du développement durable est composée des secteurs suivants :
Restauration : 2 sites en régie avec 1 ingénieur, 2 TSH, 1 OP FF TH et le site de Jean VERDIER est concédé avec un cadre diététicien pour la supervision du prestataire
Economat : 1 AAH, 1 ACH, 9 agents
Magasins Hôteliers : 1 TSH coordinateur des 3 sites, 2 TH et 1 FF TH
Ecologie Hospitalière : 1 TH,1 AS FF TH, 1 IDE
Déchets : 1 Ingénieur, 1 TH , 1 AS FF TH, 1 IDE
Lingerie : 2 antennes gérées par le SCB, un site en régie
Coursiers, vaguemestre : 1 TSH
Transports sanitaires : 1 ingénieur référent
Chaque site dispose d'un coordinateur logistique en charge des relations de proximité avec les services hospitaliers, médico techniques, administratifs et techniques.
L'économat
L'économat du groupe, regroupé sur le site Avicenne, est actuellement composé de 1 responsable, 1 adjoint et 9 agents.
Horaires de travail : Horaires de journée en semaine Cadre au forfait
Missions générales
En concertation avec le directeur des achats, de la logistique et du développement durable :
• Assurer la gestion de l'ensemble des commandes relevant des charges d'exploitation (achats courants, consommables, prestations, etc.)
• Piloter la mise en uvre de la politique d'achat et d'approvisionnement du GHU en animant une équipe de 11 agents de gestion administratifs
• Evaluer et suivre les performances de l'ensemble des commandes en incluant le suivi des commandes passées en dehors des marchés existants et du niveau de dépenses
• Préparer la visite de certification des comptes
• Déployer le programme PHARE et les missions afférentes
• Participer à la formation continue des agents à la passation de commandes
Missions permanentes :
• Vérifier et signer les demandes d'achats pour les DMU dans le respect des règles de comptabilité publique et du code de la commande publique selon la politique d'achat définie par la directrice
• Assurer la fiabilité et la qualité du circuit de commande du GH
• Contrôler les opérations comptables de dépenses d'exploitation et poursuite de la mise en uvre des procédures certification des comptes
• Mettre en place des outils de suivi et d'amélioration de la performance du service (taux de hors marché, délai de certification du service fait, suivi de l'engagement des dépenses récurrentes)
• Interroger l'organisation optimale du service (charge de travail par agent, polyvalence, cohérence avec l'organisation en pole puis en DMU supra GH, taux de réponse aux interlocuteurs des services de soins, prise en compte des nouveaux outils, dématérialisation), planification des activités et des moyens (contrôle et reporting)
• Manager une équipe : réunion, montée en charge de la formation continue, mise en place d'outil de partage, accompagnement des agents et des services de soins
• Participer aux travaux de clôture (budget)
• Suivre les dépenses en lien avec la DAF, lien avec la cellule des marchés
• Déployer de nouveaux outils de gestion et d'analyse (carte achat, etc.)
• Participer à différents groupes de travail transversaux en rapport avec son domaine de compétence
• Assurer les formations (interne) SAP Savoir-faire une demande d'achat auprès des cadres du GHU
Savoir faire requis
Capacité à animer et organiser une équipe
Capacité à gérer des conflits (prévention, arbitrage, négociation)
Capacité à prendre des décisions et en rendre compte
Capacité à conduire des analyses
Capacité à construire des outils de suivi
Capacité à rendre compte
Connaissances associées
QUALITES REQUISES
Sens de l'écoute et du dialogue
Disponibilité
Rigueur et méthode
Motivation, adaptabilité
Qualités relationnelles et de communication
Sens de l'organisation, goût du travail en équipe
Pédagogie
PREREQUIS
Maitrise Excel, SAP et Word
Connaissance des règles de comptabilité publique et du CMP
EXPERIENCE CONSEILLEE
Dans un service des achats, dans un économat, dans une direction financière
La connaissance du secteur de la santé / monde hospitalier est un plus
La direction des achats, de la logistique et du développement durable est composée des secteurs suivants :
Restauration : 2 sites en régie avec 1 ingénieur, 2 TSH, 1 OP FF TH et le site de Jean VERDIER est concédé avec un cadre diététicien pour la supervision du prestataire
Economat : 1 AAH, 1 ACH, 9 agents
Magasins Hôteliers : 1 TSH coordinateur des 3 sites, 2 TH et 1 FF TH
Ecologie Hospitalière : 1 TH,1 AS FF TH, 1 IDE
Déchets : 1 Ingénieur, 1 TH , 1 AS FF TH, 1 IDE
Lingerie : 2 antennes gérées par le SCB, un site en régie
Coursiers, vaguemestre : 1 TSH
Transports sanitaires : 1 ingénieur référent
Chaque site dispose d'un coordinateur logistique en charge des relations de proximité avec les services hospitaliers, médico techniques, administratifs et techniques.
L'économat
L'économat du groupe, regroupé sur le site Avicenne, est actuellement composé de 1 responsable, 1 adjoint et 9 agents.
Horaires de travail : Horaires de journée en semaine Cadre au forfait
Missions générales
En concertation avec le directeur des achats, de la logistique et du développement durable :
• Assurer la gestion de l'ensemble des commandes relevant des charges d'exploitation (achats courants, consommables, prestations, etc.)
• Piloter la mise en uvre de la politique d'achat et d'approvisionnement du GHU en animant une équipe de 11 agents de gestion administratifs
• Evaluer et suivre les performances de l'ensemble des commandes en incluant le suivi des commandes passées en dehors des marchés existants et du niveau de dépenses
• Préparer la visite de certification des comptes
• Déployer le programme PHARE et les missions afférentes
• Participer à la formation continue des agents à la passation de commandes
Missions permanentes :
• Vérifier et signer les demandes d'achats pour les DMU dans le respect des règles de comptabilité publique et du code de la commande publique selon la politique d'achat définie par la directrice
• Assurer la fiabilité et la qualité du circuit de commande du GH
• Contrôler les opérations comptables de dépenses d'exploitation et poursuite de la mise en uvre des procédures certification des comptes
• Mettre en place des outils de suivi et d'amélioration de la performance du service (taux de hors marché, délai de certification du service fait, suivi de l'engagement des dépenses récurrentes)
• Interroger l'organisation optimale du service (charge de travail par agent, polyvalence, cohérence avec l'organisation en pole puis en DMU supra GH, taux de réponse aux interlocuteurs des services de soins, prise en compte des nouveaux outils, dématérialisation), planification des activités et des moyens (contrôle et reporting)
• Manager une équipe : réunion, montée en charge de la formation continue, mise en place d'outil de partage, accompagnement des agents et des services de soins
• Participer aux travaux de clôture (budget)
• Suivre les dépenses en lien avec la DAF, lien avec la cellule des marchés
• Déployer de nouveaux outils de gestion et d'analyse (carte achat, etc.)
• Participer à différents groupes de travail transversaux en rapport avec son domaine de compétence
• Assurer les formations (interne) SAP Savoir-faire une demande d'achat auprès des cadres du GHU
Savoir faire requis
Capacité à animer et organiser une équipe
Capacité à gérer des conflits (prévention, arbitrage, négociation)
Capacité à prendre des décisions et en rendre compte
Capacité à conduire des analyses
Capacité à construire des outils de suivi
Capacité à rendre compte
Connaissances associées
QUALITES REQUISES
Sens de l'écoute et du dialogue
Disponibilité
Rigueur et méthode
Motivation, adaptabilité
Qualités relationnelles et de communication
Sens de l'organisation, goût du travail en équipe
Pédagogie
PREREQUIS
Maitrise Excel, SAP et Word
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EXPERIENCE CONSEILLEE
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