Chargé(e) d'accueil et assistance administrative
CDC AUNIS ATLANTIQUE | Charente-Maritime | www.emploi-territorial.fr |
Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.
Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Envie de rejoindre une collectivité jeune, dynamique et de mettre vos compétences au service d'un projet de
territoire ambitieux ? Ce poste est pour vous !
La Communauté de Communes " AUNIS ATLANTIQUE " est née en 2014 de la fusion entre la Communauté de
Communes du Canton de Courçon et la Communauté de Communes du Pays Marandais. La collectivité
rassemble 30 683 habitants et se compose de 20 communes : Andilly-les-Marais, Angliers, Benon, Charron,
Courçon d'Aunis, Cram-Chaban, Ferrières d'Aunis, La Grève sur Mignon, La Laigne, La Ronde, Le Gué d'Alleré, Longèves, Marans, Nuaillé-d'Aunis, Saint Cyr-du-Doret, Saint-Jean-de-Liversay, Saint-Ouen-d'Aunis, Saint-Sauveur- d'Aunis, Taugon et Villedoux.
Depuis avril 2023, installée dans un pôle de services publics à Ferrières, la Communauté de Communes continue de porter une attention particulière à l'accueil des différents publics grâce à son équipe de Chargé(e)s d'accueil et à l'assistanat administratif de ses services.
Missions / conditions d'exercice Missions / conditions d'exercice :
o Gestion de l'accueil physique et téléphonique :
• Accueillir le public avec amabilité
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Assurer le pré accueil pour le compte des partenaires hébergés au Pôle de Services Publics (Service de Gestion
Comptable, Chambre d'agriculture, Parc Naturel du Marais poitevin, Office de Tourisme Aunis Marais poitevin)
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• Assurer l'ouverture et la fermeture des bâtiments et des différents espaces en fonction des heures d'ouverture
au public
o Gestion du courrier et diffusion de l'information :
• Réceptionner distribuer et expédier le courrier et courriel (boite mail contact)
• Tenir à jour les registres courriers départ et arrivée
• Assurer la gestion dématérialisée du courrier sur la plateforme collaborative
o Soutien à la gestion du secrétariat général et moyens matériels
o Gestion des salles de réunion :
• Réservation des salles de réunions du siège de la CDC
• Signalétique information
o Affichage dynamique :
• Mise à jour de l'affichage (agenda ; informations diverses)
• Secrétariat du Pôle Services à la Population
• Guichet unique pour les associations
o Gestion des réservations :
Gestion des réservation des véhicules par les associations (gestion des demandes, suivi du planning,
convention de prêt, état des lieux, vérification des conditions de la mise à disposition)
Gestion des réservations de matériel mis à disposition des associations ou des communes, en lien avec l'agent
en charge de la mutualisation (vérification des conditions de la mise à disposition, confirmation aux
associations), faire le lien avec les services techniques
Briqueterie : mise à jour du planning des réservations et gestion des interventions des services techniques
o Gestion des gymnases communautaires :
Gestion des plannings des gymnases en ligne, gestion des réservations ponctuelles, confirmation aux
associations
Gestion des badges d'accès aux gymnases, formulaire de suivi, programmation des badges sur un logiciel
spécifique
• Gestion des demandes d'intervention techniques sur les gymnases par les associations
• Organisation des réunions de bilan annuels (réservation de salle, préparation ordre du jour, envoi des
invitations aux associations et collèges)
Elaborations de courriers
o Dossiers de subvention des associations
Réception, vérification et accusé-réception des dossiers, suivi du tableau récapitulatif, aide à la préparation de
la commission, demande de pièces complémentaires
o Soutien administratif :
Soutien administratif à l'ACM du service sport et nature : réception des dossiers d'inscription des familles,
utilisation du logiciel domino
• Renfort secrétariat, élaboration de courriers
• Peut participer ponctuellement à des réunions en soirée (réunion bilan gymnase, commission subvention)
En remplacement de l'agent d'accueil en binôme (liste non exhaustive et évolutive)
o Assistance administrative des services
Communication Cabinet :
Soutien à l'organisation des différentes manifestations
Urbanisme :
Renfort administratif : gestion des appels téléphoniques, messages, rendez-vous.
Finances :
Photocopie / scan courriers REOM
Administration générale :
Instances : Relecture des notes de synthèse, préparation des diaporamas, tenue de la liste des délibérations,
préparation de la salle du conseil, organisation des réceptions post conseil ...
Moyens généraux :
En l'absence de l'agent en charge des achats et de la logistique
• Fournitures de bureau
• Déclarations sinistres / assurance Profils recherchés Compétences impératives
• Connaître les techniques de rédaction administrative.
• Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante (maîtrise des logiciels
Word, Excel, Power point, publipostage, GED)
Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
Compétences à acquérir
• Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
• Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
• Techniques d'archivage
• Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises...)
Maîtriser les techniques de communication
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
Être organisé, rigoureux et méthodique
Être patient, discret, sérieux et efficace.
Sens de la diplomatie
Il y a 9 jours
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.
Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Envie de rejoindre une collectivité jeune, dynamique et de mettre vos compétences au service d'un projet de
territoire ambitieux ? Ce poste est pour vous !
La Communauté de Communes " AUNIS ATLANTIQUE " est née en 2014 de la fusion entre la Communauté de
Communes du Canton de Courçon et la Communauté de Communes du Pays Marandais. La collectivité
rassemble 30 683 habitants et se compose de 20 communes : Andilly-les-Marais, Angliers, Benon, Charron,
Courçon d'Aunis, Cram-Chaban, Ferrières d'Aunis, La Grève sur Mignon, La Laigne, La Ronde, Le Gué d'Alleré, Longèves, Marans, Nuaillé-d'Aunis, Saint Cyr-du-Doret, Saint-Jean-de-Liversay, Saint-Ouen-d'Aunis, Saint-Sauveur- d'Aunis, Taugon et Villedoux.
Depuis avril 2023, installée dans un pôle de services publics à Ferrières, la Communauté de Communes continue de porter une attention particulière à l'accueil des différents publics grâce à son équipe de Chargé(e)s d'accueil et à l'assistanat administratif de ses services.
Missions / conditions d'exercice Missions / conditions d'exercice :
o Gestion de l'accueil physique et téléphonique :
• Accueillir le public avec amabilité
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Assurer le pré accueil pour le compte des partenaires hébergés au Pôle de Services Publics (Service de Gestion
Comptable, Chambre d'agriculture, Parc Naturel du Marais poitevin, Office de Tourisme Aunis Marais poitevin)
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• Assurer l'ouverture et la fermeture des bâtiments et des différents espaces en fonction des heures d'ouverture
au public
o Gestion du courrier et diffusion de l'information :
• Réceptionner distribuer et expédier le courrier et courriel (boite mail contact)
• Tenir à jour les registres courriers départ et arrivée
• Assurer la gestion dématérialisée du courrier sur la plateforme collaborative
o Soutien à la gestion du secrétariat général et moyens matériels
o Gestion des salles de réunion :
• Réservation des salles de réunions du siège de la CDC
• Signalétique information
o Affichage dynamique :
• Mise à jour de l'affichage (agenda ; informations diverses)
• Secrétariat du Pôle Services à la Population
• Guichet unique pour les associations
o Gestion des réservations :
Gestion des réservation des véhicules par les associations (gestion des demandes, suivi du planning,
convention de prêt, état des lieux, vérification des conditions de la mise à disposition)
Gestion des réservations de matériel mis à disposition des associations ou des communes, en lien avec l'agent
en charge de la mutualisation (vérification des conditions de la mise à disposition, confirmation aux
associations), faire le lien avec les services techniques
Briqueterie : mise à jour du planning des réservations et gestion des interventions des services techniques
o Gestion des gymnases communautaires :
Gestion des plannings des gymnases en ligne, gestion des réservations ponctuelles, confirmation aux
associations
Gestion des badges d'accès aux gymnases, formulaire de suivi, programmation des badges sur un logiciel
spécifique
• Gestion des demandes d'intervention techniques sur les gymnases par les associations
• Organisation des réunions de bilan annuels (réservation de salle, préparation ordre du jour, envoi des
invitations aux associations et collèges)
Elaborations de courriers
o Dossiers de subvention des associations
Réception, vérification et accusé-réception des dossiers, suivi du tableau récapitulatif, aide à la préparation de
la commission, demande de pièces complémentaires
o Soutien administratif :
Soutien administratif à l'ACM du service sport et nature : réception des dossiers d'inscription des familles,
utilisation du logiciel domino
• Renfort secrétariat, élaboration de courriers
• Peut participer ponctuellement à des réunions en soirée (réunion bilan gymnase, commission subvention)
En remplacement de l'agent d'accueil en binôme (liste non exhaustive et évolutive)
o Assistance administrative des services
Communication Cabinet :
Soutien à l'organisation des différentes manifestations
Urbanisme :
Renfort administratif : gestion des appels téléphoniques, messages, rendez-vous.
Finances :
Photocopie / scan courriers REOM
Administration générale :
Instances : Relecture des notes de synthèse, préparation des diaporamas, tenue de la liste des délibérations,
préparation de la salle du conseil, organisation des réceptions post conseil ...
Moyens généraux :
En l'absence de l'agent en charge des achats et de la logistique
• Fournitures de bureau
• Déclarations sinistres / assurance Profils recherchés Compétences impératives
• Connaître les techniques de rédaction administrative.
• Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante (maîtrise des logiciels
Word, Excel, Power point, publipostage, GED)
Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
Compétences à acquérir
• Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
• Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
• Techniques d'archivage
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Maîtriser les techniques de communication
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
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Il y a 9 jours
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