Assistant administratif et pédagogique (h/f)
L'école Thierry Marx Collège recherche une Assistant(e) Administratif et Pédagogique en contrat à durée indéterminée à temps plein.
L'Assistant(e) Administratif et Pédagogique est placé sous la responsabilité directe du Directeur de Site ou Direction des Etudes.
Vous serez en charge des missions suivantes :
Sur le plan administratif :
• Accueil physique et téléphonique des étudiants, des formateurs et des intervenants extérieurs (entreprises...) ;
• Saisir et mettre en forme divers documents administratifs ;
• Assurer la numérisation des documents administratifs (factures, relances...) ;
• Gérer les commandes de fournitures et suivre l'évolution des stocks ;
• Mettre à jour les différents tableaux de bords.
Sur le plan pédagogique :
• Aider à concevoir les plannings des formateurs et des étudiants
• Préparer l'organisation et la gestion logistique des épreuves d'examens (sujets, copies pour correction, récupération des notes, salle d'examen, etc...) ;
• Mettre à jour la base de données des étudiants et gérer les absences ;
• Communiquer auprès des étudiants, les différents temps forts de l'établissement (Galas, Voyages d'études, Olympiades...) ;
• Participer à l'organisation des réunions pédagogiques (conseils de classes...) ;
• Collaborer à la gestion pédagogique des dossiers étudiants : inscription aux examens ; saisie des notes ; délivrance d'attestation de formation ou de scolarité ;
• Suivre et recueillir les heures d'enseignements des formateurs ;
• Gérer les inscriptions des étudiants à la Sécurité Sociale Etudiante et au BDE.
• Gestion de l'équipe des formateurs :
Accueillir les intervenants
Communiquer les informations relatives aux intervenants (emploi du temps, absences, identifiants intranet...)
Assister techniquement les intervenants (préparation du matériel pédagogique, etc...)
• Gestion de l'organisation pédagogique des étudiants :
Assurer l'interface avec les étudiants (informations diverses, réponses aux questions/problèmes et information au RP, accueil physique et téléphonique, changement d'emploi du temps, absence des intervenants, certificats, etc...)
Suivre la formation des étudiants
Participer à l'évaluation de la satisfaction de la formation
(diffusion enquêtes, participation aux réunions pédagogiques)
Edition des feuilles d'émargement
Constituer les dossiers pour arbitrage
Préparer les moments forts de l'année (rentrée, visites/sorties, examens, bilans, réunions, jury...)
Les « savoirs » :
Niveau Bac Pro secrétariat à Bac+2 (AG ou AM)
Expérience(s) professionnelle(s) requise(s) :
• Secrétariat,
• Service administratif idéalement au sein d'organismes de formation ; d'OPCA...
Les « savoir-faire » :
Maîtrise des techniques de secrétariat ; Connaissance générale des techniques de gestion administrative ; Connaissance des dispositifs de formation ; Maîtrise de l'anglais appréciée ; Maîtrise des NTIC.
Les « savoir-être » :
• Qualité relationnelle et rédactionnelle ;
• Esprit d'équipe ;
• Etre autonome et polyvalent ; capacité d'adaptation face aux nouvelles procédures/directives ;
• Sens de l'organisation.
L'Assistant(e) Administratif et Pédagogique est placé sous la responsabilité directe du Directeur de Site ou Direction des Etudes.
Vous serez en charge des missions suivantes :
Sur le plan administratif :
• Accueil physique et téléphonique des étudiants, des formateurs et des intervenants extérieurs (entreprises...) ;
• Saisir et mettre en forme divers documents administratifs ;
• Assurer la numérisation des documents administratifs (factures, relances...) ;
• Gérer les commandes de fournitures et suivre l'évolution des stocks ;
• Mettre à jour les différents tableaux de bords.
Sur le plan pédagogique :
• Aider à concevoir les plannings des formateurs et des étudiants
• Préparer l'organisation et la gestion logistique des épreuves d'examens (sujets, copies pour correction, récupération des notes, salle d'examen, etc...) ;
• Mettre à jour la base de données des étudiants et gérer les absences ;
• Communiquer auprès des étudiants, les différents temps forts de l'établissement (Galas, Voyages d'études, Olympiades...) ;
• Participer à l'organisation des réunions pédagogiques (conseils de classes...) ;
• Collaborer à la gestion pédagogique des dossiers étudiants : inscription aux examens ; saisie des notes ; délivrance d'attestation de formation ou de scolarité ;
• Suivre et recueillir les heures d'enseignements des formateurs ;
• Gérer les inscriptions des étudiants à la Sécurité Sociale Etudiante et au BDE.
• Gestion de l'équipe des formateurs :
Accueillir les intervenants
Communiquer les informations relatives aux intervenants (emploi du temps, absences, identifiants intranet...)
Assister techniquement les intervenants (préparation du matériel pédagogique, etc...)
• Gestion de l'organisation pédagogique des étudiants :
Assurer l'interface avec les étudiants (informations diverses, réponses aux questions/problèmes et information au RP, accueil physique et téléphonique, changement d'emploi du temps, absence des intervenants, certificats, etc...)
Suivre la formation des étudiants
Participer à l'évaluation de la satisfaction de la formation
(diffusion enquêtes, participation aux réunions pédagogiques)
Edition des feuilles d'émargement
Constituer les dossiers pour arbitrage
Préparer les moments forts de l'année (rentrée, visites/sorties, examens, bilans, réunions, jury...)
Les « savoirs » :
Niveau Bac Pro secrétariat à Bac+2 (AG ou AM)
Expérience(s) professionnelle(s) requise(s) :
• Secrétariat,
• Service administratif idéalement au sein d'organismes de formation ; d'OPCA...
Les « savoir-faire » :
Maîtrise des techniques de secrétariat ; Connaissance générale des techniques de gestion administrative ; Connaissance des dispositifs de formation ; Maîtrise de l'anglais appréciée ; Maîtrise des NTIC.
Les « savoir-être » :
• Qualité relationnelle et rédactionnelle ;
• Esprit d'équipe ;
• Etre autonome et polyvalent ; capacité d'adaptation face aux nouvelles procédures/directives ;
• Sens de l'organisation.
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