Assistant.e de direction - h/f
Descriptif
Descriptif du poste :
Poste Proposé : Assistant.e de Direction à temps plein
au sein de la Direction des Soins du Centre Hospitalier de Chalon S/SMISSIONS PRINCIPALES
Assiste la Coordinatrice Générale des Soins, dans l'ensemble de ses attributions et missions afin d'optimiser la gestion de son activité.Coordonne et met en place le traitement et le suivi des moyens nécessaires à l'organisation de la Direction des soins.
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, en lien avec le fonctionnement de la direction des soins
ACTIVITES LIEES AU POSTE :Accueil et information des différents interlocuteurs interne et externe, aide les collaborateurs et les partenaires à obtenir l'information recherchée
Gestion des appels téléphoniques: Réceptionne, traite et oriente les appels en les priorisantGestion du Courrier/E-Mails: Réceptionne, tri, enregistre, répond, diffuse.
Gestion des Agendas: organisation du planning de la directrice des soins (et de son adjoint), prise de RDV au regard des collaborateurs, des demandes et des prioritésGestion, coordination et mise en place du traitement et du suivi de l'organisation de la Direction des soins :
Assure un soutien administratif et organisationnel au Directeur des Soins; Planifie, organise la logistique des réunions et des groupes de travail en tenant compte des délais impartis et en fixant les échéances; Participe à la préparation des dossiers et des projets en collectant les présentations, en amont et en aval des réunions, des instances et autres; Assiste aux réunions et groupes de travail de la direction des soins suivant les sollicitations, prend des notes, rédige puis transmet après validation, les comptes-rendus aux intéressés; Coordonne et gère l'ensemble des documents et des informations relatives au bon fonctionnement de la Direction des Soins (Réunions de service, commissions, comités, copil, CSIRMT, réunions cadres, entretiens agents, projet de soins, stages, demandes d'enquêtes/questionnaires, groupes de travail); Gère les outils de pilotage et de communication affichés au secrétariat, (Astreintes, plannings de service); Conçoit et actualise les bases de données sur tous les supports existants (annuaire des CSS/CS, groupes de travail, organigrammes, membres CSIRMT, participants aux réunions) utiles au bon fonctionnement de la Direction des Soins; Veille au traitement des dossiers confidentiels et stratégiques avec rigueur et discrétion, Gestion du planning d'astreinte de l'encadrement et suivi sur le logiciel du temps de travail
Participation à la coordination des stages en lien avec l'encadrement supérieur, l'IFSI et la DRH : gestion des demandes, Maj de documents de communication, convention de stage; Participation au processus de recrutement des professionnels : gestion des RDV, constitution des dossiers de recrutement; Création, rédaction, mise en forme et traitement de tous les documents liés à l'activité de la direction des soins : courriers, comptes rendus, rapports et supports de présentation; Reproduction, numérisation et diffusion de documents; Classement et archivage des documents et informations : Organise la conservation, la traçabilité et l'accessibilité de tout document papier et numérique (GED via Blue MEDI); Suivi du budget de fonctionnement du service et de la commande de matériels de bureau
Profil recherché :
PROFIL REQUIS
COMPETENCES :Maitriser le fonctionnement, le rôle et les missions de la Direction des Soins en ayant une connaissance de l'institution.
Savoir trier, hiérarchiser, classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au bon fonctionnement de la Direction des soins.
Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil.
Communiquer en adoptant un langage et des attitudes adaptés aux interlocuteurs.
Accueillir, orienter et s'exprimer face à des personnes, des groupes, des publics lors d'événementiels.
Maîtriser les outils informatiques (OUTLOOK/WORD/EXCEL/ACCESS/POWER POINT/BLUE KANGO/ CHRONOS/C-PAGE etc.).
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tout type de document en respectant la charte graphique institutionnelle tout en maitrisant les règles de l'orthographe et de la grammaire.
Définir/adapter et réaliser un plan de classement et d'archivage des fichiers et dossiers de la Direction des Soins.
Actualiser ses connaissances et ses pratiques, s'inscrire dans un processus de formation permanente.
APTITUDES requises à l'exercice de la fonction :Sens de l'organisation et des priorités, de l'anticipation et de l'initiative, Qualités relationnelles (discernement, rigueur, discrétion et réserve), Aptitudes à gérer les imprévus, Réactivité face aux situations d'urgence et pertinence dans les réponses apportées, Capacité rapide d'adaptation aux changements, Disponibilité et autonomie, Garantie d'une qualité de travail rendu, Curiosité professionnelle et intérêt face aux évolutions et changements institutionnels et technologiques, Assurer la confidentialité des informations et des données traitées, Capacité à travailler en équipe/en réseau.
CONDITIONS D'EXERCICE :Être titulaire d'un ou de diplômes en secrétariat et gestion administrative, Expérience déjà démontrée dans un poste similaire,
QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL : 100%
Base horaire annuelleTravail en journée du lundi au vendredi (sauf jours fériés).