Assistant de Direction - Loos F/H
Description du poste
L'EFS HAUTS-DE-FRANCE - NORMANDIE recherche au sein de sa direction, dont le siège est basé à Loos :
Un(e) Assistant(e) de direction
Vous accompagnez la Direction de l'établissement dans l'ensemble de ses tâches et en particulier vous :
- Assistez la direction dans la gestion de projets et la coordination d'actions transverses : suivi des calendriers budgétaires, suivi des programmes d'investissements ;
- Constituez des dossiers généraux (rapports d'activité, enquêtes diverses, notes de synthèses), assurez le suivi général des dossiers administratifs de l'Etablissement (collecte, tri et classement des documents, mise en forme, préparation des prises de décisions et projets de courrier) ;
- Traitez des informations confidentielles et en maîtrisez la diffusion. Gérez la communication de la direction générale ;
- Gérez l'agenda de la direction générale, organisez les déplacements, les rendez-vous, les différentes réunions institutionnelles (comité de direction, comité régional de coordination, comité des sites…) et les rencontres avec les partenaires extérieurs dont vous devenez l'interface privilégiée ;
- Préparez et organisez toute réunion ponctuelle en choisissant le mode le plus adapté. Réunion téléphonique, visio-conférence... ;
- Gérez les moyens généraux nécessaires au fonctionnement de la direction générale, fonds documentaire, moyens logistiques, outils informatiques ;
- Organisez le classement et l'archivage des documents administratifs (archivage papier et électronique) ;
- Participez au respect des différentes obligations réglementaires et échéances de l'Etablissement, déclarations diverses, transmissions d'information aux services centraux ;
- Participez à toutes les activités du secrétariat : gestion du courrier arrivée et départ, accueil téléphonique, réception des appels, filtrage, transmission, réservations des déplacements pour les collaborateurs.
Envie d'en connaitre davantage sur notre établissement : https://www.youtube.com/watch?v=m9A6EbNMhX0
Description du profil
Vous êtes titulaire d'un diplôme de type BTS Assistant Manager (Bac+2).
Une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques est indispensable.
Rigoureux/se et autonome, vous détenez de réelles capacités d'organisation et de gestion des priorités.
Doté(e) d'excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles, vous êtes force de proposition et savez entretenir des relations de collaboration constructive.