Assistant de direction de la Direction des Finances (H/F)

Le poste de Assistant de direction de la Direction des Finances (H/F)

Travail en journée

RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Finances et de la Directrice des Finances adjointe vous aurez comme missions :

• Gestion de l'agenda des 2 Directeurs adjoints et suivi de leur Equitime
• Gestion de l'accueil physique et téléphonique
• Réception des mails et documents : tri, orientation et suivi des réponses
• Gestion et coordination des documents en relation avec les directions fonctionnelles
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, diaporamas en veillant à l'application de la charte graphique du CHM
• Organisation de réunions et préparation des dossiers
• Planification des cellules internes à la direction
• Gestion des congés et organisation des déplacements des 2 directeurs
• Classement, archivage papier et informatique (mise à jour et simplification)
• Gestion des commandes de fournitures

• Préparation des instances et plus particulièrement des points financiers en lien avec le secrétariat de la Direction Générale
• Liens avec l'ARS et les autres tutelles notamment pour l'envoi des documents financiers et budgétaires officiels ainsi que la préparation des décisions associées
• Avec les responsables comptables et en respect du calendrier budgétaire, organisation des réunions de pilotage qui en découlent : PGFP, Investissement, EPRD, compte financier, bilans infra-annuels, budgets annexes
• Organisation et participation aux réunions de service et aux cellules de travail de la DF sur son périmètre (coordination budgétaire et financière, Trajectoire Financière Responsable et Durable, Recettes, CŒUR de Sarthe)
• Suivi du Sharepoint de la DF sur ce périmètre
• Référente Intranet et Communication : mise à jour des documents concernant la DF
• Suivi des « outils » de la DF (procédures, charte graphique, organigramme)
• Préparation des plannings et des modalités d'accueil pour les stagiaires DAF
• Mise en place d'un kit d'accueil des nouveaux arrivants
• Mise à jour des guides du Service Admission Facturation Etat-civil (guide des admissions notamment)

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous êtes titulaire d'un BTS Assistant de Direction ou équivalent
• Formation et/ou expériences en assistanat de direction appréciée
• Maitrise des outils informatiques (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote, Visio)
• La connaissance du fonctionnement des établissements publics de santé serait appréciée
• Faire preuve d'adaptabilité, d'autonomie et d'initiative tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité
• Hiérarchiser les urgences pour optimiser son organisation

• Un CDD 3 mois renouvelable à pourvoir dès que possible
• Poste à temps plein
• Une rémunération mensuelle selon la grille « adjoint administratif » selon expérience professionnelle acquise
• Un établissement accessible en transport en commun (halte ferroviaire et arrêt de tramway au pied de l'hôpital sur le site du Mans)
• Prise en charge à 75% de l'abonnement SETRAM ou SNCF
• Parkings voitures et locaux pour les vélos à proximité immédiate
• Accès au restaurant du personnel
• Accès au CGOS (comité de gestion des œuvres sociales) dès le recrutement

Le profil recherché

Expérience souhaitée : Débutant accepté

L'entreprise

Cela permet de fixer les dépenses des services (personnel, achats, informatique, pharmacie, etc.

À savoir

Référence : 13285285