Secretaire service sante et service des relations internationales h/f

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche.

Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.

Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.

Poste partagé : 50 % secrétariat service santé / 50 % gestionnaire mobilité entrante service relations internationales

Service santé :

• Produire des documents professionnels
• Communiquer par écrit
• Assurer le stockage, la traçabilité et la conservation des dossiers papier et électroniques.
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure. Transmettre les informations à l’oral et à l’écrit
• Concevoir, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser
• Renseigner et orienter les étudiants vers les structures et les services adéquates
• Gérer les RDV des étudiants et des personnels du service
• Accompagner la direction du service dans la gestion et l’organisation des activités de l’équipe
• Assurer la prise en charge administrative des étudiants et des activités du service
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier. Gérer le courriel.
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
• Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer et suivre la maintenance de premier niveau du parc de matériel et des installations.
• Classer et archiver les documents et informations (papier et numérique)

Service relations internationales :

• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité des relations internationales ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service ; Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes :
• Gestion des mobilités courtes des étudiants d’échange entrants (avant, pendant et après le séjour) dans le cadre du Programme Erasmus+ (« Programmes Intensifs Hybrides »), :
• Dossier de candidature et dossier administratif en lien avec les partenaires internationaux et les composantes de l’Artois, inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, édition des relevés de notes des étudiants.
• Gestion des dossiers des vacataires étudiants tuteurs pour l’accueil et l’intégration des étudiants étrangers d’échange (processus de recrutement, contrats, vérification des heures pour mise en paiement, …).
• Organisation du cours de Français Langue Etrangère à destination des étudiants d’échange pour chaque semestre (réservation des salles, planning des cours, vérification des heures des heures pour mise en paiement, recrutement éventuel d’un enseignant).
• Gestion de la mobilité des personnels Erasmus+ entrants en mobilité d’enseignement ou de formation.
• Gestion en collaboration avec un autre agent de la convention d’hébergement de l’Université d’Artois avec le CROUS.
• Appui à l’organisation et accompagnement de visites touristiques en groupes pour les étudiants d’échange entrants.
• Formation spécifique en secrétariat médical ou médico-social (de préférence) ou en secrétariat général avec expérience dans un poste du domaine de la santé
• Cadre légal et déontologique dans le domaine de la santé et des services de santé étudiante
• Cadre légal et organisation de l’Enseignement Supérieur
• Connaissances spécifiques mises en œuvre dans le cadre de la mission :
• Pack Office : Word et Excell niveau avancé
• Logiciel de santé
• Outil de prise de RDV en ligne
• Logiciel de gestion d’achats
• Usager avancé des outils informatiques propres aux fonctions de secrétariat
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite
• Culture internet
• Techniques de communication – expression écrite et orale dans un contexte international
• Niveau d’anglais exigé : B2

Savoir-faire (compétences opérationnelles) :

• Communiquer avec des collègues de son domaine
• Accueillir et prendre des messages
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Analyser et comprendre les demandes
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Notions de base du domaine médical et social.
• Gestion des priorités et des urgences
• S'exprimer à l’oral et à l’écrit
• Utiliser couramment les modes de communication (électronique, téléphone)
• Utiliser les outils bureautiques
• Appliquer la réglementation et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations.
• Analyser et gérer les demandes d'information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Enregistrer les messages et rendre compte
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
• Recueil, analyse et traitement des données
• Savoir s’exprimer en anglais (écrit principalement) et savoir traiter des documents en anglais

Savoir-être (compétences comportementales) :

• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Respect du secret médical et de la confidentialité des données
• Capacité d’écoute
• Curiosité intellectuelle
• Respect du code de déontologie
• Attitude et motivation à suivre des formations actualisées dans le cadre de ses fonctions

Contrat CDD jusqu'au 18/02/2025

Rémunération brute mensuelle : 1806 euros.