Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Rédacteur

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

Le Centre Intercommunal d'Action Sociale du Canton de Moûtiers est un établissement public administratif intercommunal qui a pour rôle d'animer l'action sociale en faveur des personnes âgées et de la petite enfance, dans les communes adhérentes (Grand-Aigueblanche, Hautecour, La Léchère, Les Avanchers-Valmorel, Les Belleville, Moûtiers, Notre-Dame-du-Pré, Pomblière Saint-Marcel et Salins-Fontaine).

Sous la responsabilité directe du Directeur Général du CIAS, vous apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

• Assurer un accueil téléphonique de qualité
• Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur qui est en capacité de les fournir

• Assurer le secrétariat de la Direction Générale du CIAS
• Assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants
• Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas
• A partir d'informations orales ou écrites, rédiger des courriers simples
• Assurer la circulation des informations, des parapheurs, courriers, notes entre les différents services
• Élaborer et suivre les plannings congés de l'équipe de direction
• Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie
• Classer et archiver les dossiers de la direction

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Renseigner les tableaux de suivi et activités du service
• Remplir les différents tableaux statistiques des activités
• Participer à l'élaboration et à la mise en place de projets (semaine bleue, banquet des seniors, sorties...)
• Participer à la rédaction des différents rapports d'activité et dossiers d'autorisation

• Préparation de l'ordre du jour
• Participation à la rédaction des délibérations, décisions et notes de synthèse pour les Conseils d'Administration du SIERSS et du CIAS
• Mise en forme définitive et envoi des délibérations et note de synthèse
• Convocation, affichage, compte-rendu
• Transmission des délibérations au contrôle de légalité

Profils recherchés

• Connaissance de la réglementation concernant le code de l'action sociale et de la famille appréciée
• Notions sur le fonctionnement des assemblées délibérantes souhaitées
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• BTS assistant(e) de direction apprécié
• Permis B indispensable

• Maîtriser les techniques d'assistanat et de secrétariat (rédaction notes, courriers, comptes-rendus, classement)
• Être capable de gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
• Produire un travail rapide, fiable et de qualité
• Rédiger des courriers et des comptes rendus
• Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs

• Autonome, disponible, réactif et organisé
• Rigueur et fiabilité
• Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus
• Capacité d'adaptation
• Sens des relations humaines, diplomatie
• Discrétion et sens du devoir de réserve

Le Centre Intercommunal d'Action Sociale du Canton de Moûtiers est un établissement public administratif intercommunal qui a pour rôle d'animer l'action sociale en faveur des personnes âgées et de la petite enfance, dans les communes adhérentes (Grand-Aigueblanche, Hautecour, La Léchère, Les Avanchers-Valmorel, Les Belleville, Moûtiers, Notre-Dame-du-Pré, Pomblière Saint-Marcel et Salins-Fontaine).

Sous la responsabilité directe du Directeur Général du CIAS, vous apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

• Assurer un accueil téléphonique de qualité
• Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur qui est en capacité de les fournir

• Assurer le secrétariat de la Direction Générale du CIAS
• Assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants
• Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas
• A partir d'informations orales ou écrites, rédiger des courriers simples
• Assurer la circulation des informations, des parapheurs, courriers, notes entre les différents services
• Élaborer et suivre les plannings congés de l'équipe de direction
• Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie
• Classer et archiver les dossiers de la direction

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Renseigner les tableaux de suivi et activités du service
• Remplir les différents tableaux statistiques des activités
• Participer à l'élaboration et à la mise en place de projets (semaine bleue, banquet des seniors, sorties...)
• Participer à la rédaction des différents rapports d'activité et dossiers d'autorisation

• Préparation de l'ordre du jour
• Participation à la rédaction des délibérations, décisions et notes de synthèse pour les Conseils d'Administration du SIERSS et du CIAS
• Mise en forme définitive et envoi des délibérations et note de synthèse
• Convocation, affichage, compte-rendu
• Transmission des délibérations au contrôle de légalité

• Connaissance de la réglementation concernant le code de l'action sociale et de la famille appréciée
• Notions sur le fonctionnement des assemblées délibérantes souhaitées
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• BTS assistant(e) de direction apprécié
• Permis B indispensable

• Maîtriser les techniques d'assistanat et de secrétariat (rédaction notes, courriers, comptes-rendus, classement)
• Être capable de gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
• Produire un travail rapide, fiable et de qualité
• Rédiger des courriers et des comptes rendus
• Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs

• Autonome, disponible, réactif et organisé
• Rigueur et fiabilité
• Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus
• Capacité d'adaptation
• Sens des relations humaines, diplomatie
• Discrétion et sens du devoir de réserve

Prestations d'action sociale : CNAS

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.