Une ou un Secrétaire-assistante F/H (poste n°A-4404)

Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.

Détails de l'offre

Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

La Direction Santé, Prévention, PMI met en oeuvre, les compétences légales et la politique de la collectivité en matière :

• de protection maternelle et infantile. promotion du bien-être physique, psychologique et moral des femmes et enfants de moins de six ans (futurs parents, enfants à naître, enfants et familles)
• de promotion de la santé : vaccinations, prophylaxie de la tuberculose, des maladies sexuellement transmissibles et du cancer

Au sein de la Direction Santé Prévention et PMI, le Service Prévention Santé est composé de 36 ETP répartis au sein de 3 unités : deux unités de Centres de lutte contre la tuberculose (une dans le Nord pour le territoire bas-rhinois et une au sud pour le territoire haut-rhinois) ainsi qu'une unité mobile de santé précarité située dans le nord.

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de chef de service, ainsi que la gestion des RH et la gestion financière du Service Prévention Santé.

Fonctions :

1. Secrétariat du service Prevention santé :

• Coordonne, en relation directe avec le chef de service, l'activité, selon les 3 axes du secrétariat : gestion, RH et administration générale
• Gère l'agenda de rendez-vous, dans le cadre des compétences RH et de la gestion financière
• Rédige et dactylographie la correspondance relevant directement de ses compétences
• Réactualise les plaquettes d'information du service

1. Ressources humaines :

• Gère le tableau de bord de présence du personnel
• Assure la fonction de référent accueil dans le service pour les nouveaux agents et les stagiaires (mise à jour de l'organigramme du service, demandes de création de comptes informatiques et téléphoniques, demandes de cartes de cantine, demandes des comptes "tickets restaurants", des cartes de parking...)
• Gère et ventile la commande mensuelle de tickets restaurants
• Enregistre les congés maladies et les congés "enfant malade" dans le logiciel ASTRE RH
• Vérifie, suit et ventile les demandes d'autorisation de circuler
• Vérifie, enregistre et met les frais de déplacement en paiement
• Assure le suivi des demandes de formation du personnel
• Assure le classement des dossiers

1. Gestion financière et logistique du service :

• Suit de manière transversale les dépenses pour l'ensemble des activités du service, et participe à l'élaboration du budget : Budget Prévisionnel (BP), Décisions Modificatives 1 (DM1), Décisions Modificatives 2 (DM2)
• Réalise les tableaux de bord du suivi des activités et de la vie financière du service et leur actualisation mensuelle, annuelle, ...
• Prépare les argumentaires d'achats pour la préparation des bons de commande afférents à la commande du matériel médical , paramédical et l'entretien du matériel (dont l'entretien des blouses, ...)
• Vérifie, suit et ventile les factures dans le respect des règles établies dans le cadre de la dématérialisation
• Gère et suit l'ensemble des contrats de maintenance sur le matériel spécifique médical
• Prépare les dossiers d'embauche des médecins vacataires du service, gère leurs honoraires, et en assure le suivi
• Met à jour les procédures internes du service, en lien avec l'équipe de secrétaires du service
• Participe à la mise en place du cahier des charges pour la préparation des marchés publics (vaccins, biologie, etc.)
• En binôme avec l'autre secrétaire, et en son absence, assure le volet administratif du secrétariat, gère les activités liées à la vaccination

Profils recherchés

Profil de recrutement :

• Maîtrise de l'expression écrite et l'outil informatique propre à sa formation ( Traitement de texte : WORD, tableur : EXCEL, présentation : Power Point, Messagerie : OUTLOOK)
• Fiabilité
• Flexibilité
• Capacités d'organiser son activité et de la planifier
• Gestion du temps
• Savoir s'intégrer à une équipe pluridisciplinaire
• Gestion du stress
• Discrétion, respect du secret professionnel et de l'éthique

Spécificités du poste :

• Le poste est à temps complet, sa résidence administrative est située au 3 Rue de Sarrelouis à Strasbourg
• Le recrutement se fera prioritairement par voie statutaire et à défaut par voie contractuelle dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
• Une expérience confirmée en gestion administrative serait appréciée

La Direction Santé, Prévention, PMI met en oeuvre, les compétences légales et la politique de la collectivité en matière :

• de protection maternelle et infantile. promotion du bien-être physique, psychologique et moral des femmes et enfants de moins de six ans (futurs parents, enfants à naître, enfants et familles)
• de promotion de la santé : vaccinations, prophylaxie de la tuberculose, des maladies sexuellement transmissibles et du cancer

Au sein de la Direction Santé Prévention et PMI, le Service Prévention Santé est composé de 36 ETP répartis au sein de 3 unités : deux unités de Centres de lutte contre la tuberculose (une dans le Nord pour le territoire bas-rhinois et une au sud pour le territoire haut-rhinois) ainsi qu'une unité mobile de santé précarité située dans le nord.

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de chef de service, ainsi que la gestion des RH et la gestion financière du Service Prévention Santé.

Fonctions :

1. Secrétariat du service Prevention santé :

• Coordonne, en relation directe avec le chef de service, l'activité, selon les 3 axes du secrétariat : gestion, RH et administration générale
• Gère l'agenda de rendez-vous, dans le cadre des compétences RH et de la gestion financière
• Rédige et dactylographie la correspondance relevant directement de ses compétences
• Réactualise les plaquettes d'information du service

1. Ressources humaines :

• Gère le tableau de bord de présence du personnel
• Assure la fonction de référent accueil dans le service pour les nouveaux agents et les stagiaires (mise à jour de l'organigramme du service, demandes de création de comptes informatiques et téléphoniques, demandes de cartes de cantine, demandes des comptes "tickets restaurants", des cartes de parking...)
• Gère et ventile la commande mensuelle de tickets restaurants
• Enregistre les congés maladies et les congés "enfant malade" dans le logiciel ASTRE RH
• Vérifie, suit et ventile les demandes d'autorisation de circuler
• Vérifie, enregistre et met les frais de déplacement en paiement
• Assure le suivi des demandes de formation du personnel
• Assure le classement des dossiers

1. Gestion financière et logistique du service :

• Suit de manière transversale les dépenses pour l'ensemble des activités du service, et participe à l'élaboration du budget : Budget Prévisionnel (BP), Décisions Modificatives 1 (DM1), Décisions Modificatives 2 (DM2)
• Réalise les tableaux de bord du suivi des activités et de la vie financière du service et leur actualisation mensuelle, annuelle, ...
• Prépare les argumentaires d'achats pour la préparation des bons de commande afférents à la commande du matériel médical , paramédical et l'entretien du matériel (dont l'entretien des blouses, ...)
• Vérifie, suit et ventile les factures dans le respect des règles établies dans le cadre de la dématérialisation
• Gère et suit l'ensemble des contrats de maintenance sur le matériel spécifique médical
• Prépare les dossiers d'embauche des médecins vacataires du service, gère leurs honoraires, et en assure le suivi
• Met à jour les procédures internes du service, en lien avec l'équipe de secrétaires du service
• Participe à la mise en place du cahier des charges pour la préparation des marchés publics (vaccins, biologie, etc.)
• En binôme avec l'autre secrétaire, et en son absence, assure le volet administratif du secrétariat, gère les activités liées à la vaccination

Profil de recrutement :

• Maîtrise de l'expression écrite et l'outil informatique propre à sa formation ( Traitement de texte : WORD, tableur : EXCEL, présentation : Power Point, Messagerie : OUTLOOK)
• Fiabilité
• Flexibilité
• Capacités d'organiser son activité et de la planifier
• Gestion du temps
• Savoir s'intégrer à une équipe pluridisciplinaire
• Gestion du stress
• Discrétion, respect du secret professionnel et de l'éthique

Spécificités du poste :

• Le poste est à temps complet, sa résidence administrative est située au 3 Rue de Sarrelouis à Strasbourg
• Le recrutement se fera prioritairement par voie statutaire et à défaut par voie contractuelle dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
• Une expérience confirmée en gestion administrative serait appréciée

Vous pouvez consulter l'annonce et faire acte de candidature sur le site de la CeA à l'adresse : https://www.alsace.eu/offres-d-emploi-et-stages/

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.