Secretaire medicale consultations pneumologie hospitalisations pneumologie - h/f

Descriptif

Descriptif du poste :

Présentation du service d'affectation

SECRETARIAT MUTUALISE

Description reproduite en cas de publication de poste

Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs.

Descriptions des missions principales (non exhaustives)

• Accueil physique :
• Accueil des patients,
• Vérification des données administratives du patient,
• Vérification des documents médicaux du patient,
• Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés,
• Délivrance des courriers, ordonnances.
• Accueil téléphonique :
• Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons,
• Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans.

• Saisie de l'activité médicale,
• Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour.

• Préparation des consultations externes et affectation des salles,
• Numérisation des documents, courriers et bilans.

• Courriers, ordonnances, Certificats

• Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour,
• Reprogrammer les rendez-vous en cas d'absence des médecins.

• Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés,
• Demandes de réparations sur ASSET+.

• Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l'établissement (médecins, cadres, etc),
• Production des courriers médicaux, administratifs, documents types pour le service,
• Gestion du courrier arrivé et départ,
• Gestion du tableau de bord des médecins,
• Gestion des dossiers médicaux intra et extra-établissement,
• Numérisation des documents,
• Gestion du courrier externe et interne,
• Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents).

Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)

• Mise à jour des ententes préalables pour appareillage (création, renouvellement, envoi),

• Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins,
• Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales,
• Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires,
• Gestion des messages des patients,
• Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire,
• Mise à jour de DEP (demande de prise en charge) pour appareillage respiratoire et archivages des documents de prise en charge,
• Traitement, mise en forme et reproduction de documents types pour le service,
• Réservation et gestion de la salle de Réunion du Pôle CPR et du matériel nécessaire,
• Gestion et saisie des bons 2 C'et des actes réalisés en externes pour le service d'hospitalisation ou en HDJ,
• Planification des polygraphies demandées par bon 2C',
• Production de documents/courriers administratifs, de documents types pour le service (Questionnaires, projet de service, demandes de matériels, ),
• Lien avec le service pour la sortie des patients,
• Gestion des fournitures et matériel bureautique,
• LIENS HIERARCHIQUES

HIERARCHIE ADMINISTRATIVE

• Direction des Ressources Humaines,
• AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
• AMA référente de pôle (coordination).
• Chef de Pôle,
• Chef d'UMA,
• Praticiens hospitaliers du service,
• Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
• Cadre de Santé du service.

LIENS FONCTIONNELS

INTERNES

• Chef de pôle,
• Chefs des Unités Médicales d'Activité,
• Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité,
• Cadres de santé,
• Médecins Responsables des UMA,
• AMA référentes de pôle (coordination),
• Personnel.
• Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
• Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
• Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
• Usagers externes.

QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Intitulé

Niveau recherché

S

A

M

E

CONNAISSANCES

Bureautique - Secrétariat

X

Codage des actes

X

Communication

X

Droits des usagers, patients

X

Organisation et fonctionnement interne

X

Réglementation des archives

X

Terminologie médicale

X

SAVOIR FAIRE

Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers

X

Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone

X

Rédaction et mise en forme de documents

X

Capacité d'analyse et de priorisation

X

Travail en équipe et en réseau

X

Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers

X

Secret professionnel Droit de réserve

X

SAVOIR ETRE

Qualité d'adaptation

X

Patience

X

Rigueur

X

Sens de la collaboration, du travail en équipe

X

Exemplarité

X

Réserve

X

Implication

X

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

Profil

• Savoir-être,
• Aisance à la saisie des comptes rendus,
• Maîtrise de la terminologie médicale.

Pré requis souhaités

æ Compétences techniques :

æ Compétences sociales :

Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

æ Compétences organisationnelles :

Facilités d'adaptation à la polyvalence.

Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.

Conditions d'exercice

• Travail en équipe mutualisation consultations/hospitalisations,
• Adaptabilité,
• Gestion des communications.

Logiciels utilisés : CROSSWAY UNIT RDWIN), WORD, EXCEL

Contacts

Service demandeur

Gestionnaire

Nom

Fonction

Tél

Adresse mail

Mme ELOY Véronique

Responsable des secrétariats médicaux

04 68 24 27 03

[email protected]

Nom

Fonction

Tél

Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

04 68 24 20 36

[email protected]

Profil recherché :

• Savoir-être,
• Aisance à la saisie des comptes rendus,
• Maîtrise de la terminologie médicale.

Pré requis souhaités

æ Compétences techniques :

æ Compétences sociales :

Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

æ Compétences organisationnelles :

Facilités d'adaptation à la polyvalence.

Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles