Assistant-e de direction
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)Assistant ou assistante de direction
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rejoignez une direction Générale du Numérique hors norme
En se dotant d’un service numérique commun de plus de 340 collaborateurs, Bordeaux Métropole et les 19 communes mutualisées ont construit un système d’information innovant et sécurisé unique en France. Ils ont ensemble adopté sept ambitions numériques pour répondre de manière efficace et partagée aux enjeux de demain.
Votre future directionVous rejoignez un pôle, composé de quatre directions en charge des études et programmes numériques. Ce pôle travaille en lien étroit avec les métiers pour permettre le développement cohérent des programmes numériques à destination de la population et des agents en interne, dans l’ensemble des champs de compétence de la métropole et des communes mutualisées.
Missions / conditions d'exercice
Dans l’écosystème en mouvement des Programmes Numériques, vous serez bien plus qu’un simple assistant. Vous serez le facilitateur qui aidera au fonctionnement de chacun, le maillon précieux garant du confort et de la fluidité de tous.
Sur ce poste d’assistant, vous serez amené à :
- Jouer un rôle de coordinateur
- Être le bras droit de l’adjoint au Directeur Général
- Faciliter et fluidifier les démarches administratives tout en étant garant de leur bon respect
- Contribuer à la bonne communication interne et aux échanges entre service,
- Relire et mettre en forme les différents documents : courrier, note, support de présentation
- Gérer les agendas
- Assurer la bonne gestion des agendas, en veillant à l’organisation de la logistique, à la disponibilité des participants et au partage des attendus
- Alerter quant au respect des échéances et relances
- Être le Correspondant Ressources Humaines
- Accompagner chaque collaborateur dans la gestion de son temps de travail en lien avec le service RH déconcentré
- Faciliter l’intégration des nouveaux arrivants en anticipant leurs besoins (locaux, matériels, etc
- Alerter le service RH de tous les sujets du pôle
- Logistique
- Orchestrer les ressources, anticiper, organiser, fluidifier seront vos challenges afin de faire en sorte que chaque détail contribue à l’harmonie générale
Votre Essence Professionnelle se décline en
- Capacités d’adaptation
- Vous avez une première expérience en collectivité et connaissez les rouages administratifs et les procédures territoriales
- Vous avez une appétence pour les outils numériques et la communication écrite
- Talents Opérationnels
- Vous avez une expérience et des outils pour gérer les agendas
- Réactif et autonome, Vous savez orchestré des plannings stratégiques et gérer les urgences et priorités
- Discret, Vous êtes une écoute bienveillante auprès des équipes
- Vous avez des qualités rédactionnelles et maitrisez les différents outils bureautiques
- Organisé et rigoureux, vous avez une maitrise de la gestion électronique des documents et de l’archivage
- Disponible et investi, vous êtes motivé par le travail en équipe et la partage d’informations
Un profil rare : L’art de rendre l’administration vivante et fluide
Rejoignez une direction Générale du Numérique hors norme
En se dotant d’un service numérique commun de plus de 340 collaborateurs, Bordeaux Métropole et les 19 communes mutualisées ont construit un système d’information innovant et sécurisé unique en France. Ils ont ensemble adopté sept ambitions numériques pour répondre de manière efficace et partagée aux enjeux de demain.
Votre future direction
Vous rejoignez un pôle, composé de quatre directions en charge des études et programmes numériques. Ce pôle travaille en lien étroit avec les métiers pour permettre le développement cohérent des programmes numériques à destination de la population et des agents en interne, dans l’ensemble des champs de compétence de la métropole et des communes mutualisées.
Dans l’écosystème en mouvement des Programmes Numériques, vous serez bien plus qu’un simple assistant. Vous serez le facilitateur qui aidera au fonctionnement de chacun, le maillon précieux garant du confort et de la fluidité de tous.
Sur ce poste d’assistant, vous serez amené à :
- Jouer un rôle de coordinateur
- Être le bras droit de l’adjoint au Directeur Général
- Faciliter et fluidifier les démarches administratives tout en étant garant de leur bon respect
- Contribuer à la bonne communication interne et aux échanges entre service,
- Relire et mettre en forme les différents documents : courrier, note, support de présentation
- Gérer les agendas
- Assurer la bonne gestion des agendas, en veillant à l’organisation de la logistique, à la disponibilité des participants et au partage des attendus
- Alerter quant au respect des échéances et relances
- Être le Correspondant Ressources Humaines
- Accompagner chaque collaborateur dans la gestion de son temps de travail en lien avec le service RH déconcentré
- Faciliter l’intégration des nouveaux arrivants en anticipant leurs besoins (locaux, matériels, etc
- Alerter le service RH de tous les sujets du pôle
- Logistique
- Orchestrer les ressources, anticiper, organiser, fluidifier seront vos challenges afin de faire en sorte que chaque détail contribue à l’harmonie générale
- Capacités d’adaptation
- Vous avez une première expérience en collectivité et connaissez les rouages administratifs et les procédures territoriales
- Vous avez une appétence pour les outils numériques et la communication écrite
- Talents Opérationnels
- Vous avez une expérience et des outils pour gérer les agendas
- Réactif et autonome, Vous savez orchestré des plannings stratégiques et gérer les urgences et priorités
- Discret, Vous êtes une écoute bienveillante auprès des équipes
- Vous avez des qualités rédactionnelles et maitrisez les différents outils bureautiques
- Organisé et rigoureux, vous avez une maitrise de la gestion électronique des documents et de l’archivage
- Disponible et investi, vous êtes motivé par le travail en équipe et la partage d’informations
Un profil rare : L’art de rendre l’administration vivante et fluide
Vous pouvez également bénéficier (sous conditions) :- de jours de télétravail
- d’une mutuelle employeur participant à votre protection sociale en santé et prévoyance,
- de la prise en charge financière d’une partie de vos frais de trajets entre votre domicile et votre lieu de travail.
- de prestations diverses (vacances, loisirs, bien être, accès aux restaurants administratifs)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.