Assistant administrative du secrétariat général (H/F)
Le poste de Assistant administrative du secrétariat général (H/F)
36H50 Autre
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Placé-e sous la responsabilité du/de la Secrétaire Général-e de l'Alliance EUGLOH, le/la Chargé-e de gestion administrative contribue à la coordination administrative et logistique de l'alliance. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les membres du Secrétariat, notamment pour la gestion des calendriers, le suivi des échéances, l'organisation des réunions de gouvernance et la coordination de ses activités diverse.Il/Elle assure également la mise à jour des outils numériques et des supports de communication internes, tout en apportant un soutien organisationnel aux déplacements et autres missions spécifiques du Secrétariat.
Activités principales de l'agent-e :
Gestion des outils et des plateformes numériques de l'Alliance
Mise à jour et maintenance de la plateforme AdminProjectAdministration des enquêtes de satisfaction pour les activités et évènements EUGLOH
Gestion de la boîte mail du Secrétariat EUGLOH
Gestion des calendriers et organisation logistique des réunions des instances de gouvernance et consultatifs (e.g. Governing Board, Executive Board, Advisory Committee)
Soutien administratif au projet EUGLOH 2.0
Suivi des deadlines des milestones et livrables du projet EUGLOH 2.0, en collaboration avec la manager du WP1Soutien à la compilation des données nécessaires pour les reportings (planning des activités, participation, enquêtes de satisfaction, activités de communication et dissémination, etc.)
Préparation des conventions de stage pour les stagiaires du secrétariat
Organisation des missions et déplacements pour les membres du secrétariat
Coordination de l'International Student Board, pour le compte de l'Alliance
Soutien aux étudiants-es de l'Alliance, notamment à l'International Student Board (ISB)
Appui à la coordination de la participation des étudiants-es EUGLOH à des évènements internationaux comme l'ESA, l'EUSAF, etc. en ce qui concerne le processus de sélection, le soutien administratif et la communication à ce propos
Communication et diffusion d'informations
Préparation et envoi de la newsletter hebdomadaire du Secrétariat EUGLOHVeille et partage hebdomadaire des nouveaux évènements et activités à communiquer
Organisation de réunions d'information pour les participants-es sélectionnés-es aux évènements
Appui à la dissémination des autres informations pertinentes sur les activités de l'Alliance
Profil
Connaissance, savoir :
Bac+2/3 en gestion administrative, coordination ou domaine équivalentMaîtrise du français (B2 minimum) et de l'anglais (C1 minimum requis, écrit et oral)
Familiarité avec l'organisation d'évènements internationaux et le suivi administratif
Connaissance des projets européens serait un plus
Savoir-faire :
Gestion et organisation rigoureuse des tâches administratives et calendairesExcellente capacité de communication écrite et orale en anglais et capacité professionnelle en français
Organisation et suivi des projets (coordination de calendriers, deadlines)
Capacité à compiler des données de suivi
Maîtrise des outils numériques : plateformes de gestion de projets (Teams, AdminProject, etc.), outils de communication, outils de sondage (LimeSurvey, Excel, etc.)
Savoir-être :
Rigueur et sens de l'organisationAutonomie et capacité d'adaptation rapide
Bon relationnel et communication interculturelle
Sens du travail en équipe et capacité de collaboration
Sens du service
Le profil recherché
Expérience souhaitée : 12 MoisBac+2 ou équivalents Souhaité
Salaire
Mensuel, de 1 900 € à 2 100 €
À savoir
Nombre de poste : 1 - Niveau d'études : bac+2Référence : 12563890