Assistant(e) de Direction – Direction des Ressources HuMaynes
Descriptif
Le CPN Laxou, établissement public spécialisé en santé mentale, recherche un(e) Assistant(e) de Direction Direction des Ressources Humaines
IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction : Assistant de DirectionGrade : Adjoint administratif
Service : Direction des Ressources Humaines
Liaisons hiérarchiques : AAH Responsable de la gestion des personnels, AAH Formation Continue Directeur des Ressources Humaines
Liaison fonctionnelle : Responsable de la communication
Horaire de travail : Amplitude horaire 8 heures 17 heures 30 dans la limite de 35 heures hebdomadaires maximum pour les agents contractuels ou 38 heures hebdomadaires pour les agents titulaires
Résidence administrative : CPN Laxou
Quotité de temps de travail : 100% exigé
MISSIONS
L'assistant de direction occupe une triple mission ; il est garant du secrétariat de la DRH, de l'organisation du serveur et de la mise en uvre de la communication RH
1 / Gestion du secrétariat de la DRH- Organiser pour le Directeur et son équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes d'un secrétariat de la direction des ressources humaines
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails de la boite générique de la DRH
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs interne ou externe à l'établissement
- Gestion du planning de la direction
2/ Organisation du serveur
Il/elle assure la cohérence et le respect de l'arborescence du serveur de la DRH. Il veille à l'enregistrement, le tri, la diffusion, le suivi, le classement et l'archivage des documents RH.
3/ Communication RH
Sous l'autorité fonctionnelle du responsable de la communication (DSIC), l'assistant de Direction de la DRH participe à la mise en uvre de la politique de communication définie par l'établissement sur le volet RH. A ce titre, il participe à la conception et la réalisation de support de communication virtuelle et/ou physique à destination des agents du CPN.Il assure notamment en lien avec le pôle recrutement carrière, la publication des offres d'emplois sur le LinkedIn institutionnel.
Toutes autres demandes ponctuelles de sa hiérarchie en lien avec les activités de la Direction des Ressources Humaines
SAVOIR FAIRE REQUIS- Aptitude à rédiger et présenter des courriers
- Travail collaboratif avec les autres secteurs de la DRH
- Avoir un sens pointu du travail en équipe
- Respecter scrupuleusement la confidentialité des informations traitées et discrétion
- Posséder de bonnes capacités d'organisation, d'adaptation et de gestion des priorités notamment dans l' élaboration, l'adaptation et optimisation du planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Etre rigoureux et fiable dans la gestion des dossiers confiés
- Maîtriser l'outil informatique (Word Excel Power Point Internet)
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Le service accueillant un public important externe et interne à l'établissement, de bonnes qualités d'écoute et relationnelles sont indispensables
- Utilisation des logiciels CPage, CHRONOS
Temps de travail : Poste à temps plein exclusivement
Amplitude de présence du lundi au vendrediBornes du matin : arrivée entre 8h et 9h
Bornes de l'après-midi : 16h30 au plus tard 17h30