Adjoint administratif

Diplôme requis : Niveau B.T.S.

Débutant accepté

Toute candidature doit être accompagnée d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae + vous munir le jour de votre entretien d'une copie de vos diplômes

La secrétaire au sein des instituts de formation a pour mission principale de contribuer à la gestion administrative de la formation des élèves aides-soignants et des étudiants en soins infirmiers.

Les activités principales

Assurer les missions courantes d'un secrétariat : Accueillir, orienter le public et prendre les appels en l'absence de la secrétaire d'accueil, Prendre connaissance des courriels et en assurer le suivi, Gérer et distribuer le courrier, Organiser les agendas de la direction, Trier, classer et archiver

Organiser les sélections IFSI IFAS : Réserver les salles pour les épreuves de sélection, Vérifier la conformité des dossiers d'inscription aux sélections des candidats, Enregistrer et assurer le suivi des dossiers, Convoquer les membres du jury de sélection, Etablir et envoyer les convocations aux candidats, Enregistrer les résultats aux épreuves, Afficher et envoyer individuellement les résultats aux candidats, Suivre les admissions et les demandes de report de formation

Suivre les prises en charge financière : Rédiger et transmettre les conventions avec les organismes de prise en charge financière, Créer les attestations de présence mensuelle et les transmettre à l'employeur, Saisir les entrées en formation des demandeurs d'emploi sur la plateforme France Travail et enregistrer les absences, Constituer ou réactualiser les dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants ou des élèves : Classer les documents administratifs dans chacun des dossiers, Elaborer les certificats de scolarité, Enregistrer les absences sur le logiciel métier et suivre les justificatifs, Réaliser les attestations et courriers liés aux étudiants ou élèves de la promotion, Modifier les affectations de promotion en fonction des compléments de formation et des interruptions sur le logiciel métier, Enregistrer les notes par évaluation et par étudiants ou élèves sur le logiciel métier, classer les copies d'évaluation durant le parcours de formation, Editer et transmettre les documents nécessaires pour la formation clinique, Prévenir les lieux de stage de l'arrivée des étudiants ou élèves, Suivre le retour des conventions de stage signées, Archiver les dossiers pédagogiques et administratifs en fin de formation

Assurer le suivi des demandes de bourses régionales et de rémunération : Instruire les dossiers de demande de bourses d'études sanitaires et sociales sur la plateforme dédiée, Saisir les dossiers de demande de rémunération région pour les élèves aides-soignants, Transmettre l'assiduité des élèves aides-soignants concernés par la rémunération sur la plateforme dédiée, Informer la région de toute interruption de formation,

Planifier et organiser les réunions : Participer aux réunions hebdomadaires secrétariat-direction, Participer aux réunions en lien avec la certification de l'établissement (ISO, Qualiopi), Participer aux manifestations institutionnelles (journées portes ouvertes, ), Participer aux instances, rédiger et transmettre les comptes rendus aux membres (commissions d'attribution des crédits pour les étudiants, commissions de validation de l'acquisition des résultats pour les élèves, instance compétente pour les orientations générales de l'institut, sections pédagogiques, sections disciplinaires), Réserver la salle, Préparer les ordres du jour, envoyer les convocations et les dossiers aux membres , Préparer l'installation et l'accueil des membres participants

Préparer les dossiers pour la présentation au jury final du diplôme d'état : Recueillir les documents d'identification des candidats, Contrôler les dossiers présentables, Solliciter des membres pour le jury final, Saisir sur ODESSA les données et résultats des candidats, Transmettre les dossiers à la Direction Régionale de l'Economie de l'Emploi, du Travail et des Solidarités, Afficher les résultats

Les activités spécifiques

Constituer les documents institutionnels : Agrément sur 5 ans, Projet d'institut sur 5 ans, Orientations pédagogiques annuelles, Rapport d'activité annuel, Assurer les missions liées au budget de l'institut, Préparer les chiffres prévisionnels et réalisés pour la saisie dans le logiciel SOLSTISS, Renseigner le module « Apprenant » , Réaliser le rapport pédagogique annuel, Suivre et transmettre au service comptabilité les données de suivi liées au budget (relevé des repas financés par la région, facturation des formations, listes des promotions)

Assurer les missions liées à la taxe d'apprentissage : Suivre les versements sur la plateforme SOLTEA , Transmettre un relevé pour chaque versement au service comptabilité, Assurer les missions liées à la régie (régisseur titulaire et mandataire suppléant) : Créer les cartes de self, Encaisser et saisir les règlements liés à la prise de repas des étudiants et élèves, Encaisser les cautions et règlements des loyers des étudiants et élèves internes au foyer d'hébergement, Encaisser les droits d'inscription des étudiants, Enregistrer et suivre chaque encaissement par chèque et carte bancaire, Transmettre les chèques par voie postale au service de traitement, Effectuer les virements et suivre les opérations sur le portail des finances et en informer la trésorerie, Reconstituer l'avance de la régie, Suivre le tableau annuel récapitulatif des dépôts

Assurer les missions liées à la participation des intervenants dans les formations : Centraliser les fiches et contrats d'intervention pédagogique , Renseigner le tableau de suivi des indemnités des intervenants et le transmettre mensuellement au service de la paie, Renseigner le tableau des intervenants pour l'habilitation par l'université de rattachement, Assurer les missions liées aux déplacements de l'équipe : Recenser les documents nécessaires à l'indemnisation (carte grise, carton vert) , Transmettre les formulaires de déplacement avec les justificatifs au service paie

Assurer les missions liées au foyer d'hébergement : Attribuer les chambres à la sélection des étudiants et élèves, Organiser les élections des représentants du foyer d'hébergement , Organiser le conseil du foyer d'hébergement , Autres activités spécifiques : Répondre aux différentes enquêtes, Gérer l'intégration en stage des étudiants cadres , Mettre à jour le site internet de l'institut, Commander les petites fournitures administratives,

Compétences et qualités requises : Sens de l'organisation, Rigueur, Autonomie, Notion de comptabilité simple,

• Logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Utilisation de plateformes spécifiques : Site internet IFSI, Kairos, ParcourSup, Aides Hauts-de-France, ASP Défi, ARGOS, ODESSA, SOLSTISS, SOLTEA, OFeli

Diplômes requis - Niveau BTS dans le domaine du secrétariat (ex : BTS support à l'action managériale gestion, administration, comptabilité