Chargé(e) d'accueil - réf. c9015803

placeNotre-Dame-de-Monts calendar_month11/01/2025

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)
Chargé ou chargée d'accueil

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet, 28h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi

Premier contact avec les familles, les habitants, les intervenants extérieurs . . . la secrétaire chargée de l'accueil et du standard doit en transmettre une image à la fois professionnelle mais aussi chaleureuse.

Missions / conditions d'exercice

MISSION PRINCIPALE :

Accueil :

Assurer l'accueil physique & téléphonique des résidents, des familles
Assurer 1’accueil des représentants, des partenaires,
Assurer l’accueil téléphonique
Transmettre les diverses informations, classer
Oriente et renseigne le public vers la personne compétente au sein de l'établissement et le cas échéant prend, transmet le message et filtre les appels

Courrier :

Enregistrer le courrier « arrivée »
Préparer et enregistrer le courrier « départ »
Classer dans le parapheur le courrier pour la direction
Distribution du courrier des habitants et/ou réexpédition vers les familles ou tuteurs
Porter les signatures en mairie et les récupérer

Habitants :

Mise à jour de la liste des habitants,
Remettre au futur habitant ou sa famille les DPC (Contrat de séjour et règlement de fonctionnement)
Préparation du contrat de séjour lors d’une nouvelle entrée, l’ensemble des documents permettant la création du contrat en lien avec le cadre de santé et/ou le directeur
Etablissement de l’ensemble des contrats de séjours en lien avec les habitants (un pour l’habitant lui-même et l’autre au format informatique scanner) en lien avec le directeur
Créer et gérer les dossiers administratifs des habitants
Suivi des dossiers de tutelles : jugements, liaisons avec les tuteurs...
S’assurer de la mise à jour des dossiers des habitants (mutuelle, assurance,)
Courriers aux familles, aux habitants pour informations, invitations,
Tenir la petite boutique de la résidence à disposition des habitants
Tenir à jour les cahiers pour les rendez-vous de nos habitants pour le podologue et coiffeur en lien avec TITAN
Tenir le bistro des familles une matinée ou une après-midi par semaine

Soins :

Saisir les rendez-vous médicaux des habitants et préparer le déplacement de ceux-ci si nécessaire en lien avec le médecin coordonnateur de l’établissement et/ou le pôle IDE
Transcrire sur TITAN le dossier du nouvel habitant

Vie administrative de l’établissement en lien avec le/la responsable qualité, le directeur, la gouvernante :

Présence aux CODIR et faire les comptes rendus chaque semaine en lien avec le directeur
Préparer l’OdJ réunion du CCAS & prendre les délibérations du conseil d’administration du CCAS en lien avec le directeur
Préparer l’OdJ de la commission des menus et compte rendu en lien avec la gouvernante et le chef de cuisine
Préparer l’OdJ du CVS et compte rendu en lien avec le directeur
Tenir à jour l’ensemble des documents obligatoires sur le comptoir d’accueil (le contrat de séjour, le règlement intérieur, le CR du CVS, le CR de la commission des menus, les différents arrêtés de l’ARS et du Département, les tarifs ….).

Profils recherchés

Savoir-faire : Accueil physique et téléphonique du public Accueillir le public avec amabilité

Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, ﬁltrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations S'adapter aux publics de cultures déférentes
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Internet, Powerpoint...)

Avoir de la rigueur dans la transmission des informations et la réalisation de ses actes,

Savoir-être : Discrétion, écoute, tolérance, patience

Faire preuve de sang-froid, maîtrise de soi (calme et diplomatie)
Faire preuve de bon sens et de discernement
Conscience professionnelle : soin que l’on porte à son travail à faire son métier (discrétion, respect de la relation humaine, empathie, respect du matériel et des locaux ...)
Esprit d’initiative dans les limites de ses compétences
Savoir travailler en équipe

Savoir être autonome et rigoureux

MISSION PRINCIPALE :

Accueil :

Assurer l'accueil physique & téléphonique des résidents, des familles
Assurer 1’accueil des représentants, des partenaires,
Assurer l’accueil téléphonique
Transmettre les diverses informations, classer
Oriente et renseigne le public vers la personne compétente au sein de l'établissement et le cas échéant prend, transmet le message et filtre les appels

Courrier :

Enregistrer le courrier « arrivée »
Préparer et enregistrer le courrier « départ »
Classer dans le parapheur le courrier pour la direction
Distribution du courrier des habitants et/ou réexpédition vers les familles ou tuteurs
Porter les signatures en mairie et les récupérer

Habitants :

Mise à jour de la liste des habitants,
Remettre au futur habitant ou sa famille les DPC (Contrat de séjour et règlement de fonctionnement)
Préparation du contrat de séjour lors d’une nouvelle entrée, l’ensemble des documents permettant la création du contrat en lien avec le cadre de santé et/ou le directeur
Etablissement de l’ensemble des contrats de séjours en lien avec les habitants (un pour l’habitant lui-même et l’autre au format informatique scanner) en lien avec le directeur
Créer et gérer les dossiers administratifs des habitants
Suivi des dossiers de tutelles : jugements, liaisons avec les tuteurs...
S’assurer de la mise à jour des dossiers des habitants (mutuelle, assurance,)
Courriers aux familles, aux habitants pour informations, invitations,
Tenir la petite boutique de la résidence à disposition des habitants
Tenir à jour les cahiers pour les rendez-vous de nos habitants pour le podologue et coiffeur en lien avec TITAN
Tenir le bistro des familles une matinée ou une après-midi par semaine

Soins :

Saisir les rendez-vous médicaux des habitants et préparer le déplacement de ceux-ci si nécessaire en lien avec le médecin coordonnateur de l’établissement et/ou le pôle IDE
Transcrire sur TITAN le dossier du nouvel habitant

Vie administrative de l’établissement en lien avec le/la responsable qualité, le directeur, la gouvernante :

Présence aux CODIR et faire les comptes rendus chaque semaine en lien avec le directeur
Préparer l’OdJ réunion du CCAS & prendre les délibérations du conseil d’administration du CCAS en lien avec le directeur
Préparer l’OdJ de la commission des menus et compte rendu en lien avec la gouvernante et le chef de cuisine
Préparer l’OdJ du CVS et compte rendu en lien avec le directeur
Tenir à jour l’ensemble des documents obligatoires sur le comptoir d’accueil (le contrat de séjour, le règlement intérieur, le CR du CVS, le CR de la commission des menus, les différents arrêtés de l’ARS et du Département, les tarifs ….).

Savoir-faire : Accueil physique et téléphonique du public Accueillir le public avec amabilité

Avoir de la rigueur dans la transmission des informations et la réalisation de ses actes,

Savoir-être : Discrétion, écoute, tolérance, patience

Savoir être autonome et rigoureux

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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