Assistant de direction h/f
Description du poste
Nous recherchons une/un ASSISTANT DE DIRECTION pour intégrer notre équipe du pôle administratif des Tournesols.
Les Tournesols intervient principalement dans le domaine de l'action sociale et médico-sociale ainsi que du handicap. Travailler pour Les Tournesols c'est contribuer à une mission qui a du sens et évoluer dans un environnement où vous pouvez monter en compétences et vous professionnaliser.
Il/elle est chargé(e) d'appuyer les directeurs (Directeur Général et Directeurs de Pôles) dans l'organisation et l'exécution de leurs tâches administratives et organisationnelles.I. MISSIONS
Les missions de la (du) Secrétaire de direction visent tant l'Institution elle-même que les autres entités qu'elle pilote (ACI Jardins de Galilée, ACI Ferme d'Argentin, GCSMS EPAAL, IME Arc en Ciel).
Secrétariat des directeurs
Gestion du planning des salles de réunion (réservation de salle et de matériel)Gestion des appels téléphoniques à la direction
Accueil physique des RDV de la direction
Organisation des réunions en lien avec la direction
Gestion des astreintes administratives
Diffusion du tableau des astreintes
Courriers, notes d'information, notes de service
Ouverture du courrier de direction et dispatching
Archivage des documents
Effectuer un reporting hebdomadaire sur le suivi des taches
Rédaction de documents officiels
Rapport d'activité et autres documents diversTenue du Journal Interne (Graines de Tournesols)
Appui à la gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l' Environnement- Diffusion, suivi et dépouillement des enquêtes de satisfactions (via le logiciel Qualité)
- Gestion documentaire (via le logiciel)
- Traçabilité dans le logiciel dédié des décisions émises par la direction et lors des instances en assurant l'actualisation de leur suivi dans le logiciel dédié.
Gestion des Instances
Conseils d'Administration, Assemblées Générales, CSE, Conseils de la Vie Sociale :
Gestion des événements
Cérémonie des voeux, inaugurations, visite des personnalités officielles
Secrétariat pour les évènements inter-établissements
II. PROFIL RECHERCHE
Licence Management des PME-PMI, Licence AES, BTS Support à l'Action Managériale, BTS de Gestion des PME ou diplôme équivalent souhaité
Savoir-faire:
Maîtrise des normes rédactionnellesConnaissance du public accueilli et de son accompagnement souhaité
Utilisation des procédures et documents institutionnels
Utilisation de l'outil informatique et des logiciels professionnels.
Reporting à la hiérarchie directe
Savoir-être:
Dynamisme, Esprit d'initiativeCapacité d'organisation, réactivité, autonomie
Capacité à prioriser
Résistance au stress
Intégrité et discrétion professionnelle.
Divers : Titulaire du permis B.
III. CONDITIONS D'EXERCICE
Mobilité interne: en tant qu'agent des Tournesols, il/elle peut être amené(e) à travailler dans tout établissement ou service de l'Institution.
Temps de travail100%, 35h annualisées, soit 37h30/semaine.
15 RTTCongés en concertation avec le reste de l'équipe.
Type d'emploi : Temps plein ou temps partiel, CDD de 6 mois en vue d'un CDI
Avantages :
15 RTT
Programmation :
Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Poste à pourvoir de suite.
Nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, que nous étudierons avec intérêt, sous [email protected]