Secrétaire général de mairie (h/f)

Détails de l'offre

Rédacteur principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

• Assister l'autorité pour la définition des orientations stratégiques de la commune
• Suivi des projets communaux
• Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité et assurer la transmission des actes et documents à la Préfecture
• Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques (convocation, délibérations et compte rendu)
• Assurer le suivi de la mise en œuvre les décisions prises
• Préparer la tenue des réunions des diverses commissions
• Rédaction de courriers, demande de devis, commandes...
• Suivi des locations de la salle polyvalente
• Suivi des locations des logements communaux et obligations qui s’y rapportent.
• Accueil et renseignement au public
• Gestion du cimetière
• Gestion des équipements municipaux
• Gestion des archives

• Elaborer les budgets et assurer le suivi auprès de la Trésorerie et de la Préfecture
• Assurer la gestion comptable et financière de la commune, le mandatement des factures et la prise en charge des recettes et les opérations d’ordre.
• Assurer les obligations déclaratives en matière de TVA
• Assurer le montage et le suivi des dossiers de demandes de subventions

• Réception des demandes d’urbanisme (CU, DP, PA, PC…) et demande connexes liées en matière d’urbanisme (DIA, demandes d’alignement, certificats…)
• Archivage et suivi des dossiers
• Transmission auprès d'Ingénierie 70 et suivi de la procédure

• Etablir les différents actes d'Etat Civil
• Suivi et mise à jour des actes d’état civil, apposition de mentions.
• Délivrer des extraits ou des copies intégrales dans le respect des règles
• Assurer la gestion et la préparation administrative des dossiers de mariage, PACS, changement de nom, parrainage civil, etc.
• Traiter les courriers et demandes des particuliers, notaires, procureur, tribunal et autres instances
• Effectuer les transmissions, procédures et déclarations
• Assurer l’élaboration et la tenue des registres

• Assurer la gestion et le suivi des mouvement des électeurs
• Assurer la gestion du recensement citoyen en vue de la journée d’appel (liste des jeunes, attestations et suivi avec les autorités militaires)
• Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales
• Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote (feuille d'émargement, feuille de dépouillement, procurations...)

• Assurer la gestion du personnel
• Elaborer les actes administratifs (contrats, arrêtés...)
• Suivi de carrière des agents (évolutions, absences, visites médicales, etc)
• déclarations aux organismes de cotisations
• déclaration des arrêts
• Elaboration de la paie des élus et des agents
• Procédures de recrutement et remplacement des agents

Profils recherchés

EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS: BAC + 2 requis et expérience de minimum 3 ans exigée sur poste de secrétaire de mairie.

• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
• Connaissance des procédures relatives à l'Etat Civil (Mariage, tenue des registres, déclarations...)

• respecter les délais réglementaires ;
• savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
• contrôler et évaluer les actions des services ;
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
• Maîtrise des procédures budgétaires et comptable M14 et M57
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel...)
• Maitrise de la dématérialisation des actes et documents officiels pour échanges avec la préfecture.
• Maîtrise du logiciel de gestion financière, RGC, facturation : E-Magnus
• Maîtrise de l’application de comptabilité HELIOS

• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
• Capacité d'analyse et de synthèse
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
• Être organisé, rigoureux, autonome et faire preuve d’initiatives

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

• Assister l'autorité pour la définition des orientations stratégiques de la commune
• Suivi des projets communaux
• Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité et assurer la transmission des actes et documents à la Préfecture
• Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques (convocation, délibérations et compte rendu)
• Assurer le suivi de la mise en œuvre les décisions prises
• Préparer la tenue des réunions des diverses commissions
• Rédaction de courriers, demande de devis, commandes...
• Suivi des locations de la salle polyvalente
• Suivi des locations des logements communaux et obligations qui s’y rapportent.
• Accueil et renseignement au public
• Gestion du cimetière
• Gestion des équipements municipaux
• Gestion des archives

• Elaborer les budgets et assurer le suivi auprès de la Trésorerie et de la Préfecture
• Assurer la gestion comptable et financière de la commune, le mandatement des factures et la prise en charge des recettes et les opérations d’ordre.
• Assurer les obligations déclaratives en matière de TVA
• Assurer le montage et le suivi des dossiers de demandes de subventions

• Réception des demandes d’urbanisme (CU, DP, PA, PC…) et demande connexes liées en matière d’urbanisme (DIA, demandes d’alignement, certificats…)
• Archivage et suivi des dossiers
• Transmission auprès d'Ingénierie 70 et suivi de la procédure

• Etablir les différents actes d'Etat Civil
• Suivi et mise à jour des actes d’état civil, apposition de mentions.
• Délivrer des extraits ou des copies intégrales dans le respect des règles
• Assurer la gestion et la préparation administrative des dossiers de mariage, PACS, changement de nom, parrainage civil, etc.
• Traiter les courriers et demandes des particuliers, notaires, procureur, tribunal et autres instances
• Effectuer les transmissions, procédures et déclarations
• Assurer l’élaboration et la tenue des registres

• Assurer la gestion et le suivi des mouvement des électeurs
• Assurer la gestion du recensement citoyen en vue de la journée d’appel (liste des jeunes, attestations et suivi avec les autorités militaires)
• Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales
• Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote (feuille d'émargement, feuille de dépouillement, procurations...)

• Assurer la gestion du personnel
• Elaborer les actes administratifs (contrats, arrêtés...)
• Suivi de carrière des agents (évolutions, absences, visites médicales, etc)
• déclarations aux organismes de cotisations
• déclaration des arrêts
• Elaboration de la paie des élus et des agents
• Procédures de recrutement et remplacement des agents

EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS: BAC + 2 requis et expérience de minimum 3 ans exigée sur poste de secrétaire de mairie.

• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
• Connaissance des procédures relatives à l'Etat Civil (Mariage, tenue des registres, déclarations...)

• respecter les délais réglementaires ;
• savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
• contrôler et évaluer les actions des services ;
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
• Maîtrise des procédures budgétaires et comptable M14 et M57
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel...)
• Maitrise de la dématérialisation des actes et documents officiels pour échanges avec la préfecture.
• Maîtrise du logiciel de gestion financière, RGC, facturation : E-Magnus
• Maîtrise de l’application de comptabilité HELIOS

• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
• Capacité d'analyse et de synthèse
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
• Être organisé, rigoureux, autonome et faire preuve d’initiatives

Indiquer obligatoirement la référence de l'offre et joindre CV + lettre de motivation

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.