Un assistant administratif ou Une assistante administrative
Description du poste
Au sein de cette équipe et sous l'autorité du directeur des Archives, vous aurez en charge les missions organisationnelles suivantes :
Secrétariat :
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer la continuité du standard, en lien avec l'accueil du Département pendant les périodes d'absence ;
- Donner les renseignements pratiques et assurer le premier niveau d'aide pour les recherches généalogiques et la manipulation du site internet (navigation, formulaires de recherche) ;
- Transférer les appels téléphoniques nécessitant une réponse complexe ;
- Prendre les messages et veiller à leur bonne transmission ;
- Accueillir et orienter toute personne étrangère au service ;
- Être référent archives, assurer, sous la conduite du chargé de collecte compétent, l'archivage régulier des documents papier et numériques produits par la direction.
Secrétariat de direction :
- Assurer la gestion du courrier reçu (enregistrement, mise en circulation) et émis (rédaction, mise en forme) par le service ;
- Assurer la gestion de l'agenda de la direction et du directeur ;
- Assister à la réunion de direction bimensuelle et en dresser le compte-rendu ;
- Assurer, en lien avec la responsable du programme Patrimoine, la transmission des documents soumis à délibération du Conseil départemental.
Suivi budgétaire et régie de recettes :
- Assurer l'envoi et la réception des bons de commandes, devis et factures ;
- Assurer le suivi des livraisons et les relations avec les fournisseurs ;
- Tenir à jour le tableau de suivi budgétaire et assurer le suivi dans les logiciels dédiés (Astre, InfoView) ;
- Assurer la gestion de la vente des publications des Archives départementales (expédition des commandes, relation avec les libraires) ;
- Assurer la gestion des factures émises par le service jusqu'à leur paiement ;
- Gérer la comptabilité des ventes de publications et de reproductions (dans le respect des règles de comptabilité publique, sous le contrôle du payeur départemental et en liaison avec les régisseurs adjoints, mandataires suppléants) ;
- Assurer le soutien aux publications de la direction, l'immatriculation ISBN (relations BnF) et la gestion des stocks.
Fonctions supports en matière de suivi du bâtiment :
- Veiller sur l'état de l'équipement et alerter la direction des Bâtiments lorsqu'une intervention est nécessaire ;
- Assurer l'accueil et la circulation des prestataires intervenants sur commande de la direction des Bâtiments ;
- Notamment, assurer le suivi des prestations d'entretien ;
- Programmer l'ouverture automatique du portail d'accès véhicules lorsqu'elle est nécessaire en dehors des horaires habituels ;
- Veiller sur les réservations et coordonner la préparation des salles de réunions, notamment lors du prêt aux autres services départementaux ;
- Assurer la gestion des approvisionnements (fournitures de bureau, consommables informatiques, produits alimentaires, petit matériel, etc.) ;
- Participer à la vidéosurveillance des espaces recevant du public ;
- Gérer l'évacuation des déchets et recyclables ;
- Tenir à jour l'inventaire des biens du service, en entrées et sorties.
Fonctions supports en relation avec les responsables de la bibliothèque du service :
- Gérer les commandes d'ouvrages et les abonnements de périodiques ;
- Assurer le suivi des relations éditeurs.
Description du profil
Connaissances :
Connaître l'organisation du Conseil départemental ;Connaître les missions principales des Archives départementales, les modalités d'accueil du public (en salle de lecture et pour des événements ponctuels) dont le règlement de la salle de lecture ;
Connaître les règles élémentaires de comptabilité publique ;
Avoir une bonne connaissance des différents partenaires des Archives départementales, bien connaître l'organigramme du service et savoir identifier le bon interlocuteur au sein du service.
Savoir-faire :
Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers utilisés au secrétariat : suite Office, Airs Delib, Astre et InfoView (en visualisation) ;
Maîtriser la manipulation du site internet et des outils en ligne des Archives (portail de recherche et visionneuse) ;Maîtriser l'application de la charte graphique du conseil départemental.
Savoir être :
Avoir le sens du service public et une parfaite intégrité ;Faire preuve de discrétion et de réserve, avoir le goût du contact avec le public, être poli et patient ;
Avoir de la méthode et de la rigueur, le sens de l'organisation ;
Être pragmatique, réactif et prévoyant pour maîtriser des délais.