Adjoint administratif - secrétaire médicale Spécificité : Poste en mission transversale

Adresse : 1 rue Gustave Eiffel 94010 Créteil cedex

STRUCTURE

Le Groupe Hospitalier est constitué de cinq établissements au Sud Est de Paris : Henri Mondor, Albert Chenevier, Emile Roux, Dupuytren et Georges Clemenceau.

Les Hôpitaux Universitaires Henri Mondor sont structurés en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) :

• DMU Biologie Pathologie
• DMU Fonction Image et Interventionnel Thérapeutique
• DMU Vigilances Recherche-Santé publique – Pharmacie HUHM
• DMU CARE : Chirurgie Anesthésie Réanimations Chirurgicales
• DMU Médecine
• DMU Cancer
• DMU IMPACT Psychiatrie Addictologie
• DMU Gériatrie

DMU :

INTITULE

DMU Médecine

ACTIVITE

Le DMU médecine regroupe tous les services et unités fonctionnelles relevant de la médecine des sites Mondor/Chenevier. Il est sur le plan paramédical découpé en 4 secteurs répondant à des filières de prise en charge :

• Filière de prise en charge des patients non programmés : SAMU, SAU, DAU, réanimation médicale, médecine interne/endocrinologie, gériatrie (UGA, SSR gériatrique, HDJ Mondor et A .Chenevier)
• Filière de spécialités : néphrologie, dialyse, aphérèse, immunologie, dermatologie, rhumatologie, UMGGR, ORL, OPH
• Filière neurologique et odontologique : neurologie, rééducation neuro-locomotrice (neuro-rééducation, USPC, rééducation ostéo-articulaire), odontologie
• Filière cardiologique : cardiologie, USIC, cardiologie interventionnelle

SERVICE

PRESENTATION du service

Le secteur est composé d’une unité d’hospitalisation de jour (5 postes) ouvert de 8h00 à 18h00, une consultation à laquelle est rattachée une unité de soins externes ouverte de 8h30 à 18h00.

L’Hôpital de jour accueille les patients atteints de maladies génétiques du globule rouge et assure particulièrement la prise en charge des patients drépanocytaires et bêta thalassémiques pour les programmes transfusionnels et les bilans annuels de suivi.

La prise en charge des Ulcères de jambes du drépanocytaire est assurée en soins externes.

La consultation assure le suivi de patients drépanocytaires, bêta-thalassémiques, des patients atteints d’hémochromatose et autres maladies génétiques. Le secteur propose des consultations en conseil génétique.

De par sa position de centre de référence pour « le syndrome drépanocytaire majeur », l’unité participe à de très nombreux protocoles de recherche. Ceux-ci ont débouché sur un certain nombre d’innovations, ayant une utilité concrète dans le suivi des patients, et participent à l’attractivité de l’unité.

Une activité d’éducation thérapeutique est réalisée dans le service : atelier et entretien d’éducation thérapeutique.

COMPOSITION DE L’EQUIPE

Equipe médicale

2 Professeurs des universités-Praticiens hospitaliers dont 1 chef de service.

1 Professeur associé-Praticien hospitalier.

2 Praticiens hospitaliers.

1 chef de clinique.

2 praticien attaché.

1 programme d’éducation thérapeutique « EVAD »

Equipe paramédicale

Cadre de santé :1

Psychologue :1

Ingénieur de recherche : 1

ARC :1

Infirmiers : 5

IDEC :3

Secrétaires médicales : 3

LIAISONS

• Cadre administratif de pôle
• Cadre supérieur de santé
• Cadre de Santé

FONCTIONNELLES

Interne :

• L’équipe médicale du service
• L’équipe paramédicale du service
• Assistante sociale
• Psychologue
• Attaché (s) de recherche clinique

Externe :

• Les services cliniques
• Autres établissements de santé
• Les médecins libéraux
• Partenaires du réseau (professionnels secteur sanitaire, social, médico-social, ville)
• La filière des maladies génétiques du globule rouge

Pour le : Poste à pourvoir le 2 mai 2023

Modalités de recrutement :

Direction : Direction des ressources humaines

Responsable :

Téléphone :

Courriel : beatrice.moreau@aphp.fr

DATE DE MISE A JOUR

Février 2023

INTITULE DU POSTE

Adjoint administratif – secrétaire médicale

Spécificité : Poste en mission transversale

METIER

Adjoint administratif – secrétaire médicale

CODE METIER

Code : 40 L 20

GRADE

Adjoint administratif – secrétaire médicale

ACTIVITES

Accueillir et renseigner les patients, gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient dans le respect de la réglementation professionnelle, du règlement intérieur de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) et des droits du patient.

La rigueur est attendue dans la transmission des informations (reporting). Une période d’intégration interne d’un mois, les formations institutionnelles et/ou internes sont requises afin d’être polyvalent sur l’ensemble des missions confiées.

Assurer le secrétariat médical de l’unité des maladies génétiques du globule rouge en lien avec ses collègues.

Missions Permanentes :

• Gestion ORBIS Consultation et hospitalisation ;
• Organisation de réunions ;
• Frappe des courriers administratifs (Direction, Siège, bureau du Personnel Médical, notes de service, compte-rendu de réunion…) ;
• Frappe des courriers médicaux (relations avec les médecins de l’hôpital, médecins de ville, laboratoires, usagers).
• Gestion des plaintes des usagers.
• Frappe des courriers universitaires (relations avec la faculté de médecine, les étudiants, planning des cours dispensés aux étudiants…)
• Gestion des agendas des médecins
• Recensement / enregistrement des données / des informations (frappe de certificats médicaux et administratifs, compte-rendu de réunions …)
• Saisie des données liées à l’activité médicale ; mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, codage
• Scanner les documents et courrier générés par Siclopedie pour les mettre sur ORBIS
• Renseigner le datas et minimum de données maladies rares sur ORBIS
• Accueil téléphonique et physique des consultants
• Tris et classements de courriers dans son domaine d’activités, résultats d’examens divers
• Tri des examens complémentaires envoyés par mail et transfert au médecin référent
• Gestion des téléconsultations et de la messagerie

• Protocoles
• Codage des pathologies sur logiciel

QUOTITE DE TRAVAIL

100 %

HORAIRES DE TRAVAIL

Selon les états statutaires de l’agent :

• Pour l’agent titulaire de son poste (mouvements internes ou mutations), journée travaillée à hauteur de 7h36 par jour avec une amplitude horaire de : 8h00 à 17h30
• Pour l’agent non titulaire de son poste (contrat à durée déterminée renouvelable selon les évaluations), journée travaillé en 7h30 par jour avec une amplitude horaire de : 8h00 à 17h

Travail réalisé du lundi au vendredi. Repos le week-end et les jours fériés. Les RTT sont planifiés par cycle et sont variables selon les nécessités de service (organisation de travail conjointe avec la secrétaire des Urgences afin d’assurer la continuité des soins, en cas de congés ou d’absence).

• Possibilité de télétravail

Tout travail effectué au-delà des horaires de travail, au regard des besoins (demandes des usagers ou des équipes médicales et/ou encadrantes) fait l’objet du crédit de repos récupérateurs (RR) sur la carte de situation de l’agent.

GESTION

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL

 Oui ¨ Non

Si Oui, précisez

FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE

 Oui ¨ Non

Si Oui, précisez

GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS

Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP

 Oui ¨ Non

SURVEILLANCE MEDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».

« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ».

COMPETENCES REQUISES

• Connaissance des textes réglementaires, législatifs et procédures du service
• Connaissance du fonctionnement des structures hospitalières
• Connaître la bureautique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Orbis, Intranet) ;
• Connaître l’environnement médical, la terminologie, le codage des actes ; les droits des patients, la réglementation des archives
• Organiser son travail au sein d'une équipe interprofessionnelle ;
• Discerner le caractère urgent d'une situation pour alerter ;
• Développer la bienveillance.

Qualités requises :

• Sens de l’accueil, de l'écoute et du dialogue
• Assiduité, ponctualité et adaptabilité
• Maîtrise de soi, tact et diplomatie
• Esprit d'équipe
• Sens de l’organisation et rigueur

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Baccalauréat en science médico-sociale ou baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou de secrétariat ;
• Diplôme de secrétaire médicale en école spécialisée ;
• Concours interne de l’AP-HP ;
• Expérience professionnelle souhaitée ;
• Actualisation des connaissances sur les textes et réglementations, protocoles, procédures en vigueur ;
• Attestation de Formation aux Gestes de Soins d’Urgence de niveau 1 en vigueur.

Connaissances requises :

• Bureautique ;
• Codage des actes ;
• Communication ;
• Droits des usagers du système de santé ;
• Organisation et fonctionnement interne de l’établissement ;
• Réglementation des archives ;
• Secrétariat ;
• Vocabulaire médical.

Qualités professionnelles attendues :

• Rigueur et régularité dans l’exercice de ses missions ;
• Assiduité et ponctualité ;
• Disponibilité et adaptabilité ;
• Communication efficace avec maitrise de soi, tact, diplomatie et empathie ;
• Esprit d’équipe ;
• Organisation, mobilité et polyvalence ;
• Anticipation, priorisation et rapidité.

Déploiement des formations proposées :

• Formation Orbis ;
• Formation identitovigilance ;
• Formation aux Gestes de Soins d’Urgence de niveau 1 ;
• Formation sur l’hygiène hospitalière ;
• Formation sur la conduite à tenir en cas d’incendie.

Niveau de compétences attendues :

Compétence attendue et libellé

Attentes du poste

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

4

Définir/adapter un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

4

Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail des collaborateurs (équipes médicales et encadrantes)

4

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

4

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

4

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

4

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences

4

S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes

4

Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

4

Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

4

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

4

NB :

• Attentes du poste 1 = a une connaissance théorique sur la situation de travail ;
• Attentes du poste 2 = sait faire mais en étant assisté ;
• Attentes du poste 3 = sait faire de façon autonome pour les situations courantes ;
• Attentes du poste 4 = sait faire de façon autonome pour les situations inhabituelles ou exceptionnelles
• Attentes du poste 5 = est expert (domine le sujet, le fait évoluer) et/ou tuteur.