Assistant de Direction (H/F) - Sites du Nouvel Hôpital Civil, Hôpital Civil et de l'Elsau

Descriptif

L'Assistant(e) de Direction est chargé(e) d'assister l'équipe de direction des sites de l'Hôpital Civil, du Nouvel Hôpital Civil et du site de l'Elsau dans la gestion quotidienne de leurs activités. Il/Elle assure le lien entre la direction de site et les différents directions et services, et veille à la bonne circulation de l'information.

LE POSTE : Missions principales

1. Gestion administrative :

• Gérer les agendas des directeurs (prise de rendez-vous, organisation des réunions).
• Traiter le courrier entrant et sortant, y compris les e-mails et la correspondance officielle.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs.
• Rédiger des comptes-rendus de réunions, notes et courriers divers.
• Assurer la gestion et le classement des documents.

1. Coordination et suivi des activités :

• Organiser les déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, etc.).
• Coordonner les réunions (préparation des ordres du jour, convocations, logistique, etc.).
• Suivre les dossiers spécifiques (projets, partenariats, etc.) en lien avec les autres services.

1. Accueil et communication :

• Accueillir et orienter les visiteurs de la direction de site
• Filtrer les appels téléphoniques et les messages pour la direction.
• Assurer un rôle d'interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes.

• Gestion logistique : commande des fournitures, gestion des salles de réunion, gestion des tickets de transport.
• Gestion de la qualité : Préparation des éléments de réponse aux réclamations et plaintes transmises par la direction de la qualité sur les sujets relatifs à la direction de site,
• Travaux et réparations : Initiation et traitement des demandes d'intervention. Opérations d'entretien et petits travaux du site en lien avec la cadre de site,
• Gestion des locaux : Suivi et gestion de la bonne utilisation des salles de réunion communes.
• Gestion des prestataires : Suivi du fonctionnement des prestations pour les usagers (télévision et téléphone, cafétéria) en lien avec la responsable administrative
• Communication : Après accord du directeur de site, organisation des manifestations intervenant sur les sites de la direction,
• Ressources humaines : Gestion des congés des personnels rattachés à la direction de site

• Diplôme en secrétariat, assistanat de direction ou formation équivalente (BTS, DUT).
• Expérience professionnelle en tant qu'assistante de direction,
• La connaissance du secteur hospitalier ou de la santé est un plus.

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellentes compétences en organisation et gestion du temps.
• Capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite.
• Discrétion, confidentialité et sens de l'éthique.
• Capacité d'adaptation et esprit d'initiative.

• Rigueur et sens du détail.
• Polyvalence et proactivité.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.

Rémunération : Selon profil et grille salariale en vigueur