[réf. x76845816] Nantes - Secrétaire de direction H/F
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)Assistant ou assistante de direction
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Gérer les fournitures et le matériel
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Organiser l'agenda et les réunions
Assurer le suivi administratif et documentaire
Gérer le courrier et assurer la relation usagers
Participer à la démarche de relation usagers
Assurer la gestion des archives
Missions / conditions d'exercice
La direction des déchets a la fonction d'autorité organisatrice en matière de gestion des déchets ménagers et assimilés (DMA) : réduction des déchets, collecte, tri, traitement et valorisation. Par son action, elle contribue fortement à la transition écologique du territoire et à la qualité du cadre de vie des habitants, à l'échelle des 24 communes.
Vous participez en binôme avec une autre assistante, à toutes les missions administratives susceptibles de faciliter l'activité de la directrice et de la direction.Activités principales :
Gérer les fournitures et le matériel : Assurer le suivi des stocks et recenser les besoins.
Passer les commandes (via Internet pour la bureautique).Réceptionner, vérifier et dispatcher les livraisons.
Assurer l'accueil physique et téléphonique : Réceptionner et filtrer les appels.
Informer et orienter les interlocuteurs.
Organiser l'agenda et les réunions : Gérer l'agenda de la directrice.
Planifier et organiser les rendez-vous et réunions (Comité de direction, échanges avec les élus...).
Assurer le suivi administratif et documentaire : Constituer et classer les dossiers.
Mettre en forme des documents et rédiger des comptes-rendus.Coordonner le secrétariat en lien avec l'assistante du DGA.
Organiser les événements et temps forts de la direction (séminaires, déjeuners...).
Coordonner l'aménagement des locaux du site de Valmy.
Diffuser les communications internes (ex. : journal interne l'Ekip) et mettre à jour les listes de diffusion.Gérer le courrier et assurer la relation usagers : Assurer la gestion du courrier (arrivée/départ, publipostage).
Veiller à l'application des procédures internes.Rédiger, relire et diffuser courriers, notes et comptes-rendus.
Suivre le circuit de signatures, assurer la mise sous pli et l'envoi.
Gérer les boîtes aux lettres génériques.
Concevoir des outils de suivi d'activité.
Participer à la démarche de relation usagers : Assister et participer aux réunions et ateliers.
Rédiger des comptes-rendus.Agir en tant qu'ambassadrice qualité auprès des chargés d'accueil de la direction.
Assurer la gestion des archives : Classer et archiver les documents.
Élaborer et suivre un plan de classement.
À la recherche d'un nouvel emploi ? Découvrez Nantes Métropole, une Ville dynamique et attractive, et explorez les possibilités professionnelles offertes par la collectivité !
La direction des déchets a la fonction d'autorité organisatrice en matière de gestion des déchets ménagers et assimilés (DMA) : réduction des déchets, collecte, tri, traitement et valorisation. Par son action, elle contribue fortement à la transition écologique du territoire et à la qualité du cadre de vie des habitants, à l'échelle des 24 communes.
Profils recherchés
Issu·e d'une formation en assistanat, gestion administrative ou secrétariat, vous justifiez d'une expérience dans des fonctions similaires, idéalement dans un environnement impliquant des interactions avec des interlocuteurs variés.À l'aise avec les outils bureautiques (Libre Office) et les logiciels métiers (Postman...), vous maîtrisez les techniques d'accueil du public, en présentiel comme par téléphone, y compris en situation délicate.
Rigoureux·se et autonome, vous savez vous organiser efficacement et gérer des priorités. Votre capacité d'adaptation et votre esprit d'initiative vous permettent d'anticiper les besoins et de faire face aux imprévus avec sérénité.
Doté·e de qualités relationnelles et d'un sens du service, vous faites preuve de discrétion et savez gérer des informations sensibles. Vos compétences en rédaction, analyse et synthèse vous permettent de produire des documents clairs et structurés.
Gérer les fournitures et le matérielAssurer l'accueil physique et téléphonique
Organiser l'agenda et les réunions
Assurer le suivi administratif et documentaire
Gérer le courrier et assurer la relation usagers
Participer à la démarche de relation usagers
Assurer la gestion des archives
La direction des déchets a la fonction d'autorité organisatrice en matière de gestion des déchets ménagers et assimilés (DMA) : réduction des déchets, collecte, tri, traitement et valorisation. Par son action, elle contribue fortement à la transition écologique du territoire et à la qualité du cadre de vie des habitants, à l'échelle des 24 communes.
Vous participez en binôme avec une autre assistante, à toutes les missions administratives susceptibles de faciliter l'activité de la directrice et de la direction.Activités principales :
Gérer les fournitures et le matériel : Assurer le suivi des stocks et recenser les besoins.
Passer les commandes (via Internet pour la bureautique).Réceptionner, vérifier et dispatcher les livraisons.
Assurer l'accueil physique et téléphonique : Réceptionner et filtrer les appels.
Informer et orienter les interlocuteurs.
Organiser l'agenda et les réunions : Gérer l'agenda de la directrice.
Planifier et organiser les rendez-vous et réunions (Comité de direction, échanges avec les élus...).
Assurer le suivi administratif et documentaire : Constituer et classer les dossiers.
Mettre en forme des documents et rédiger des comptes-rendus.Coordonner le secrétariat en lien avec l'assistante du DGA.
Organiser les événements et temps forts de la direction (séminaires, déjeuners...).
Coordonner l'aménagement des locaux du site de Valmy.
Diffuser les communications internes (ex. : journal interne l'Ekip) et mettre à jour les listes de diffusion.Gérer le courrier et assurer la relation usagers : Assurer la gestion du courrier (arrivée/départ, publipostage).
Veiller à l'application des procédures internes.Rédiger, relire et diffuser courriers, notes et comptes-rendus.
Suivre le circuit de signatures, assurer la mise sous pli et l'envoi.
Gérer les boîtes aux lettres génériques.
Concevoir des outils de suivi d'activité.
Participer à la démarche de relation usagers : Assister et participer aux réunions et ateliers.
Rédiger des comptes-rendus.Agir en tant qu'ambassadrice qualité auprès des chargés d'accueil de la direction.
Assurer la gestion des archives : Classer et archiver les documents.
Élaborer et suivre un plan de classement.
À la recherche d'un nouvel emploi ? Découvrez Nantes Métropole, une Ville dynamique et attractive, et explorez les possibilités professionnelles offertes par la collectivité !
La direction des déchets a la fonction d'autorité organisatrice en matière de gestion des déchets ménagers et assimilés (DMA) : réduction des déchets, collecte, tri, traitement et valorisation. Par son action, elle contribue fortement à la transition écologique du territoire et à la qualité du cadre de vie des habitants, à l'échelle des 24 communes.
Issu·e d'une formation en assistanat, gestion administrative ou secrétariat, vous justifiez d'une expérience dans des fonctions similaires, idéalement dans un environnement impliquant des interactions avec des interlocuteurs variés.À l'aise avec les outils bureautiques (Libre Office) et les logiciels métiers (Postman...), vous maîtrisez les techniques d'accueil du public, en présentiel comme par téléphone, y compris en situation délicate.
Rigoureux·se et autonome, vous savez vous organiser efficacement et gérer des priorités. Votre capacité d'adaptation et votre esprit d'initiative vous permettent d'anticiper les besoins et de faire face aux imprévus avec sérénité.
Doté·e de qualités relationnelles et d'un sens du service, vous faites preuve de discrétion et savez gérer des informations sensibles. Vos compétences en rédaction, analyse et synthèse vous permettent de produire des documents clairs et structurés.
Mélanie BOULEY, Chargée de ressources humaines, 02 40 99 31 73
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.