Assistant(e) administratif(ve)

Description du poste :

L’assistant(e) administratif(ve) de la commande publique et des assurances occupe ses fonctions au sein de la Direction des Affaires Juridiques, intégrée au pôle Ressources, cette direction intégrant les thématiques Assemblées, Juridique et Procédures foncières, Commande publique et Assurances.

La Direction des Affaires Juridiques fait partie intégrante du processus décisionnel en accompagnant les élus et la Direction sur les choix opérés, après identification et évaluation des enjeux. Elle joue également un rôle de prévention du risque contentieux, cet aspect étant systématiquement analysé afin de garantir la sécurité de la collectivité, des élus et des agents.

Au sein du service Commande Publique/Assurances, l’assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d’apporter une aide permanente au responsable et aux gestionnaires du service en matière de gestion administrative et comptable.

L’assistant(e) administratif(ve) intègrera une équipe dynamique, évoluant dans une ambiance bienveillante, chaleureuse et conviviale.

Missions

Sous l’autorité de la responsable de la commande publique, vos missions sont les suivantes :

Assistance rédactionnelle :

• Rédaction de courriers et des convocations aux Commissions d’Appel d’Offres,
• Elaboration des procès-verbaux des Commissions d’Appel d’Offres
• Rédaction et envoi des courriers aux entreprises non retenues et retenues sur le profil acheteur
• Rédaction et envoi des agréments de sous traitant sur le profil acheteur

Gestion administrative post-notification des marchés publics :

• Classement et nommage des fichiers numériques des marchés notifiés
• Rédaction et publication des avis d’attribution
• Rédaction et publication des données essentielles des marchés publics et des délégations de service public (données initiales, données complémentaires

Gestion comptable :

• Engagement des frais de publicité des marchés et des primes d’assurances
• Vérification du transfert des marchés dans le logiciel comptable

Assistance de gestion :

• Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques,
• Réservation de salles,
• Mise à jour de la documentation papier relative à la veille juridique commande publique

Relation usagers :

• Mise à jour du site internet
• Actualisation de l’intranet

Profil recherché :

Il est demandé :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités et des marchés publics
• Connaissance en comptabilité
• Aisance rédactionnelle
• Formation et/ou expérience dans les métiers de l’assistance administrative
• Maîtrise de l'outil informatique (pack office)
• Maitrise des techniques de secrétariat ainsi que de l’expression orale et écrite
• Capacité à intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Capacité à être force de propositions dans le domaine en charge
• Autonomie dans l’organisation du travail
• Rigueur dans le travail
• Faculté d’adaptation rapide
• Strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité

• Poste à pourvoir : dès que possible
• Temps de travail : temps non complet, soit 17h30 par semaine répartis obligatoirement sur 5 demi- journées.
• Congés annuels : au prorata de la durée de présence du contrat organisés en lien avec le responsable hiérarchique direct
• Recrutement par contractuelle CDD 12 mois
• Rémunération : selon grille indiciaire des adjoints administratif (prise en compte de l’expérience) + primes dont 13e mois et part variable + avantages sociaux (tickets restaurant, participation mutuelle santé et prévoyance, adhésion CNAS)

Informations complémentaires

Adeline BONIFACE, Responsable du service Commande Publique/Assurances. Tél. 04 79 61 85 32

Les candidatures (CV et lettre de motivation impératifs) sont à adresser jusqu’au 27 avril 2025 sous la référence «2025-27-ASST-CP-CDD »