[réf. c71082304] Assistant(e) polyvalent(e) H/F

Vous assurez également l'accueil et l'orientation des salariés, des étudiants, des visiteurs et fournisseurs.

Vos principales missions seront scindées en plusieurs parties : Missions d'accueil

• Accueillir le public et les fournisseurs ;
• Tenir le standard
• Orienter les visiteurs, prendre les messages
• Assurer la distribution et le départ du courrier
• Effectuer des missions administratives et de secrétariat

• Assurer la gestion des messages électroniques
• Mettre à jour le CRM ;
• Répondre aux demandes d'informations issues du site web ;
• Participer à l'organisation des événements (salons/JPO) ;
• Faire visiter le Campus, lors des JPO ;
• Relancer les prospects pour confirmation de leur présence au concours ;
• Gérer l'administratif des concours (convocation/courrier d'admission).
• Assurer l'accueil des étudiants, jurys et surveillants ;
• Collecter les documents administratifs auprès des étudiants, saisir et mettre à jour sur notre logiciel le dossier administratif des étudiants ;
• Suivre les contrats de vente.

• Saisie en masse du fichier entreprises ;
• Assurer l'administration des conventions de stages ;
• Assurer le montage des contrats en alternance (saisie, édition des documents et transmission au Chargé de relation entreprises) ;
• Préparation d'événements pour le service ;

• Assurer la transmission des feuilles d'émargement aux enseignants
• Valider quotidiennement les feuilles d'émargement pour que les CRA puissent être générés ;
• Générer les attestations OPCO en respectant les délais ;
• Prendre en charge le suivi complet de dossiers d'inscription : saisir l'inscription définitive d'un étudiant, inscription à la sécurité sociale,
• Recueillir les justificatifs d'absence et de retard
• Faire signer les attestations de présence
• Adresser les bulletins de note
• Faire signer les conventions de stages
• Archiver le dossier individuel de chaque étudiant
• Mettre à jour la base de données des surveillants
• Faire remplir l'enquête annuelle demandée par le Ministère de l'Education National
• Constituer les dossiers administratifs de demande de bourse auprès du Crous (et bourse d'honneur Idrac)
• Adresser les diplômes (traduits) quand la demande en est faite
• Organiser les sessions de TOIEC, en assurer la surveillance
• Aider à l'organisation des examens

• Gérer les réservations de salles
• Préparer les salles pour les partiels/contrôles continus ;
• Préparer les photocopies pour les intervenants ;
• Identifier les besoins en fournitures et établir les commandes
• Contrôler les livraisons ainsi que les factures ;

Vous êtes rigoureux.se et savez vous montrer réactif.ve face aux imprévus. Vous êtes organisé.e dans vos tâches administratives et avez une capacité avérée à planifier et prioriser vos actions.

Statut : Technicien

CDD - 1 Mois