Assistant-e de direction (H/F)

Le poste de Assistant-e de direction (H/F)

Travail en journée

Profil complet sur le site de l'UCA : 2024115B3

En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université

Placé-e sous l'autorité directe de la Directrice Administrative, le/la technicien-ne en gestion administrative assure les fonctions d'assistanat de direction de la Directrice Administrative des UFRs de Médecine et de Pharmacie et de son adjointe.

• Assister la Directrice Administrative dans l'organisation quotidienne de son travail notamment concernant les dossiers récurrents et ponctuels (ex : élections des UFRs)
• Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions
• Préparer les documents de réunion, organiser les déplacements
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat
• Gérer les agendas et les messageries institutionnelles
• Contrôler les parapheurs avant signature (régularité du signataire)
• Préparer la lettre mensuelle (RH, Sécurité, Administrative, Locaux)
• Suivre des signatures des conventions UFRs
• Appuyer la responsable administrative adjointe dans les tâches administratives RH (classement, suivi des heures supplémentaires, tableaux de bords, statistiques,)
• Appuyer la responsable administrative adjointe dans l'organisation des recrutements
• Gestion de la flotte de PC portables dans le cadre du télétravail occasionnel
• Mettre à jour les listes de diffusion
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes
• Classer et archiver les documents administratifs
• Participer aux auctivités générales de service de la formation (concours et examens) et des composantes (JPO, AuverSup,.)

• Environnement et réseaux professionnels : modes de fonctionnement des administrations publiques
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Techniques de communication

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité (ADE)
• Rédiger des rapports ou des documents de synthèse
• Savoir construire des tableaux de bord (excel)
• Respecter les délais et aléas

• Sens de la confidentialité
• Sens des priorités
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Autonomie

BTS Assistant de direction, Gestion PME, domaine juridique.

• Rémunération : Base INM 373 soit 1836.20€ brut mensuel
• Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires
• Déplacement possible dans les centres d'examens
• Horaires à adapter selon les périodes de fortes activités (ponctuelles ou anticipées)
• Manutention possible
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail :
• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents ()

Le profil recherché

Expérience souhaitée : Débutant accepté

Avantages

Autre

À savoir

Référence : 12360602