Assistant / Assistante de direction (H/F)

Le poste de Assistant / Assistante de direction (H/F)

38H30 Autre

Placé(e) sous l'autorité directe du Secrétaire Général Délégué (SGD) du campus de Versailles.

L'assistant(e) de service : Assure les fonctions d'assistante auprès du Secrétaire Général Délégué et du Directeur de campus

Assure la gestion administrative et matérielle courante au fonctionnement du service, Collabore étroitement avec le/la personne responsable des moyens généraux et le/la responsable informatique.

• Assure l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes,
• Réserve les salles et programme les visioconférences pour les réunions,
• Assurer le soutien logistique de l'activité du service en lien avec le/la responsable des moyens généraux : gestion du parc automobile, préparation des salles,
• Rédige des mails, courriers, notes et comptes rendus,
• Assure l'organisation d'évènements du campus,
• Etablit des devis concernant le fonctionnement général du campus,
• Gestion financière du service :
• Etablit des demandes d'achat en lien avec le pôle de gestion,
• Valide les services faits,
• Contribue au suivi budgétaire pour la direction de campus
• Gestion des déplacements des agents :
• Commande des billets,
• Réservation des hôtels et des véhicules,
• Etablit les ordres de missions, les états de frais.
• Gestion administrative des contrats/marchés/conventions :
• Accompagne le/la responsable des moyens généraux et le Secrétaire Général Délégué (SGD) sur l'ensemble des marchés et contrats liés à la partie travaux et maintenance du campus en lien avec le service central des marchés concernant la partie rédactionnelle et juridique,
• Collaboration étroite avec le/la responsable des moyens généraux sur la partie technique (cahier des charges spécifiques), mise en concurrence, respect des délais,
• Assure le suivi des marchés/contrats en cours.
• Communication :
• Chargée du développement et de la mise à jour du site intranet du campus en lien avec la direction de la communication.
• Travaille en collaboration avec les autres personnels administratifs du campus

Le profil recherché

Expérience souhaitée : Débutant accepté

Salaire

Mensuel, de 2 030 € à 2 172 €

À savoir

Référence : 12549481