Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Le poste de Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

35H Autre

Rattaché au Directeur d'agence vos principales missions sont :

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information
• Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
• Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
• Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
• Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples
• Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
• Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents
• Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
• Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

• Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible
• Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur
• Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
• Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
• Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
• Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes.

• Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires.)
• Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
• Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relances, révision des prix.)
• Créer et saisir les refacturations internes
• Contrôler les ordres de mission et les factures

Le profil recherché

Bac+2 ou équivalents gestion PME PMI Exigé

Avantages

Autre

À savoir

Référence : 12473117