Secrétaire en groupement (H/F)

Le poste de Secrétaire en groupement (H/F)

Travail en journée

Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.

Enjeux : Assurer la gestion administrative dans le périmètre de compétences des services opération, prévision et prévention.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des services opération, prévision et prévention du groupement territorial Est
• Gérer les contacts téléphoniques avec les services partenaires (services autorisation et des droits des sols du territoire, intercommunalités, mairies, services de la sous-Préfecture et Préfecture, pétitionnaires)
• Organiser et gérer le planning des agents du service :

• Préparer, mettre en forme et éditer des documents : courriers, comptes rendus, rapports.
• Assurer le traitement des dossiers administratifs relatifs à son domaine d'activité

• Assurer la gestion du courrier et des courriels électroniques (collecte, enregistrement et répartition)
• Gérer l'organisation administrative des réunions (commissions de sécurité.) :

• Renseigner les tableaux de suivi du service et mettre à jour les bases de données
• Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents

Compétences, technicités et aptitudes exigées :

• Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
• Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
• Techniques de gestion de planning ;
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
• Procédures de gestion et d'instruction administratives ;
• Gestion administrative du courrier et des courriels ;
• Règles de classement et d'archivage ;
• Trier, classer et archiver des documents
• Bureautiques et outils collaboratifs.

Savoir-faire :

• Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur(rice) ou le service compétent ;
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur(rice) ;
• Recevoir, orienter vers le bon interlocuteur(rice) et/ou répondre aux courriels ;
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus...) ;
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Suivre les délais et gérer les échéances ;
• Assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salle, envoi des convocations.) ;
• Elaborer, renseigner et mettre à jour des tableaux de bord ;
• Rédiger des comptes rendus de réunions.

• Capacité d'adaptation ;
• Capacité à travailler en équipe ou en réseau;
• Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
• Rigueur ;
• Curiosité intellectuelle ;
• Réserve et discrétion professionnelle.

Le profil recherché

Bac ou équivalent Exigé

Avantages

Autre

À savoir

Référence : 12286761