[CDI] Assistant(e) Administratif(ve) et agent(e) de réservation (H/F)

• Missions : Vos missions principales Sous l autorité du Délégué régional, vous serez un(e) acteur(rice) clé du bon fonctionnement administratif de l UNAT Occitanie.

Vous jouerez un rôle essentiel dans la valorisation des prestations aux familles en région Occitanie pour un accompagnement de qualité (élaboration du projet vacances, suivi administratif des dossiers).

• 1. Gestion des dispositifs d aide au départ en vacances :
• Optimiser le remplissage des structures d hébergement (Centres et villages de vacances) et du planning des offres de séjours, sous le contrôle du Chargé de mission
• Accompagner les familles et seniors dans leur demande de départ en vacances : par téléphone, e-mail et via nos plateformes dédiées.
• Vérifier les disponibilités et finaliser les inscriptions des bénéficiaires.
• Coordonner les inscriptions avec les opérateurs, travailleurs sociaux et familles.

• • Assurer le remplissage et le suivi des dossiers d inscription en collaboration avec le Chargé de mission
• Suivre l avancée des dossiers d inscription et les relances
• Assurer l envoi des convocation au départ et de la facturation finale des prestations
• Contrôler et enregistrer les règlements des participants et des organismes de prise en charge.
• Faire un point régulier avec le service comptable sur les impayés
• S assurer d un remplissage optimal en cohérence avec le budget prévisionnel de chaque campagne vacances : élaborer et suivre les tableaux de bords des campagnes vacances (statistiques, suivi des réservations, taux de conversion,)
• 2. Gestion administrative quotidienne :
• Assurer l accueil téléphonique et physique des adhérents et partenaires.
• Gérer les demandes via la boîte mail générale et mettre à jour les bases de données.
• Offrir un appui administratif pour l équipe (réunions, déplacements, fournitures, classement).

1. Participation aux événements :

• Contribuer à l organisation d événements de l association (Assemblées Générales, actions promotionnelles).
• Fournir un soutien logistique lors des réunions et événements statutaires.
• Profil : Profil recherché Compétences techniques (Savoirs) :
• Formation Bac+2 en assistance administrative ou gestion.
• 2 à 3 ans d expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif.
• Maîtrise du Pack Office, outils bureautiques, et plateformes Internet.

• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Flexibilité et disponibilité lors des périodes d affluence.
• Sensibilité aux valeurs de solidarité, inclusion et respect de l environnement.
• Sens des responsabilités
• Sens de l accueil (physique et téléphonique)
• Sens de l organisation
• Sens de l analyse
• Bonus : titulaire du BAFA/BAFD, expérience dans le secteur du tourisme social et solidaire, connaissance des financements publiques.
• Conditions : Conditions d'exercice :
• Déplacements ponctuels
• Horaires réguliers, avec possibilité d amplitude variable (soirées, week-ends), en fonction des obligations du service
• Rythme de travail avec des pics d'activité liés aux projets et à la programmation des dispositifs d aide au départ en vacances piloté par l UNAT Occitanie pendant les vacances scolaires.
• Disponibilité à l'égard de l'équipe, administrative et technique