Secrétaire de service H/F
Le poste de Secrétaire de service H/F
Intégré au département prévention et solidarités, la direction de l'inclusion sociale est structurée autour d'un pôle relation aux usagers et accès aux droits (PRUAD) et d'un pôle logement hébergement et urgence sociale (PLHUS).Le pôle PLHUS gère notamment 2 établissements d'hébergement et d'insertion sociale (centre nantais d'hébergement des réfugiés, centre d'hébergement et de réinsertion sociale « La parenthèse »), l'espace Agnès Varda, l'accueil de jour familles, l'atelier de dynamisation sociale Alisé et le service à compétence métropolitaine du fonds de solidarité logement (FSL).
Activités principales :
Accueillir : Exercer une fonction d'accueil téléphonique et physique des usagers (interne et externe).
Évaluer la demande et orienter les usagers vers les professionnels et/ou les services compétents.
Réaliser le secrétariat : Assurer la gestion des agendas.
Assurer la gestion du courrier, la saisie des documents et de manière générale toutes les activités liées à la bureautique.Assurer le suivi de dossiers (résidents et administratifs).
Assurer le suivi de la documentation (commande, circulation, classement).
Effectuer le suivi des éléments statistiques nécessaires à l'évaluation de l'activité du service.
Gérer le budget : Assurer la gestion des commandes, le suivi des factures.
Assurer et être en vigilance sur le suivi du budget en fonctionnement et en investissement.Assurer la fonction de régisseur principal de la régie d'avance et de recette.
Gérer les dossiers spécifiques : Instruire et suivre les déclarations de sinistre, d'accidents du travail, de trajet
Effectuer l'instruction et le suivi des demandes de formations du personnel.
Renseigner les éléments variables de paieParticiper à la mise en oeuvre de projet d'établissement, en lien avec l'équipe.
Participer à l'élaboration du rapport d'activité annuel (analyse des données, transmissions des besoins repérés).
Le profil recherché
Vous avez une formation dans le domaine du secrétariat, avec une expérience à un même type de poste ou a un poste d'assistante ou secrétaire de direction.Vous maîtrisez les outils informatiques classiques et vous savez vous adapter au outils et logiciels métiers.
Vous avez idéalement des connaissances de base en comptabilité ou en gestion financière.
Vous faîtes preuve d'écoute, de discrétion et d'adaptabilité face au publics accueilli et aux situations rencontrées.
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L'entreprise
Intégré au département prévention et solidarités, la direction de l'inclusion sociale est structurée autour d'un pôle relation aux usagers et accès aux droits (PRUAD) et d'un pôle logement hébergement et urgence sociale (PLHUS).
Le pôle PLHUS gère notamment 2 établissements d'hébergement et d'insertion sociale (centre nantais d'hébergement des réfugiés, centre d'hébergement et de réinsertion sociale « La parenthèse »), l'espace Agnès Varda, l'accueil de jour familles, l'atelier de dynamisation sociale Alisé et le service à compétence métropolitaine du fonds de solidarité logement (FSL).
À savoir
Nombre de poste : 1Référence : 12285800