Secrétaire IFSI USSEL : Antenne délocalisée Université Limoges

Descriptif

• Service : IFSI USSEL
• Sites géographiques : Université Limoges

• Activités principales du suivi administratif par promotion
• Constituer ou réactualiser les dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants
• Créer et actualiser les listes, codes, mails des apprenants sur la plateforme pédagogique
• Compléter et transmettre les conventions avec les organismes de PEC financière, en assurer le suivi
• Élaborer les certificats de scolarité
• Créer les attestations de présence employeur France Travail
• Réaliser les attestations et courriers liés aux étudiants
• Enregistrement des droits d'inscription
• Assurer un suivi administratif de chaque étudiant sur Winifsi
• Participer à l'organisation des CAC
• Participer aux manifestations institutionnelles (journées portes ouvertes, forum des métiers, cordées de la réussite)
• Veiller au bon déroulement de la gouvernance de l'IFSI (ICOGI, section compétente à visée pédagogique et disciplinaire) : convocation, ordre du jour, feuille de présence, CR, accueil des participants, CR transmis à l'ARS
• Centraliser les documents nécessaires à la réalisation du rapport d'activité quantitatif avec notamment le suivi des cohortes
• Activités transversales

• Transmettre régulièrement les chèques avec bordereau
• Activités liées à la gestion des intervenants :
• Relever les heures pour l'envoi au service de la paie, transmettre le relevé avec convention et RIB
• Établir le tableau annuel récapitulatif des coûts d'interventions par UE
• Activités liées à la gestion de la taxe d'apprentissage (en lien avec l'IFSI site Ussel)
• Travailler en collaboration avec les employeurs pour assurer la traçabilité et l'exhaustivité des données administratives des étudiants en contrat d'apprentissage.
• Enregistrer les recettes perçues en se coordonnant avec le service financier de l'établissement support
• Tracer les dépenses en fonction des commandes réalisées

• Informer si besoin les étudiants des conditions d'obtention de la bourse d'études sur critères sociaux offerte par la Région aux élèves et aux étudiants.
• Rassembler les notifications de bourse et en assurer la traçabilité dans le dossier scolaire
• Activités spécifiques

• Réaliser les tableaux pour les dates de suivi pédagogique et regroupement et les transmettre aux cadres formateurs
• Rédiger les courriers de regroupements et de suivis pédagogiques
• Éditer les conventions et les transmettre aux établissements receveurs, en assurer le suivi
• Veiller à la réactualisation de l'outil de suivi des lieux de stage et de leur capacitaire

• Enregistrer les inscriptions au DEI
• Actualiser le thrombinoscope
• Organiser la logistique de la remise des résultats au DEI
• Organiser la logistique de la remise des TFE
• Pour la CAC : Préparer les dossiers
• Diplôme(s) professionnel(s) :

• Compétences requises :
• Maitrise expression écrite et orale ainsi que des techniques d'accueil
• Maitrise outil informatique : Word, Excel, PPT, Outlook
• Bonne connaissance des plateformes d'enseignement à distance (Zoom, Teams.)
• Qualités requises :
• Avoir des aptitudes relationnelles
• Être rigoureux et organisé
• Être respectueux des règles de confidentialité
• Avoir un esprit d'initiative
• Savoir rendre compte
• Avoir le sens du travail en équipe
• Savoir prioriser et anticiper les activités