Secretaire medical - unite post-urgence geriatrique 50% - h/f - réf. y10608123

Descriptif

Descriptif du poste :

1. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

1. MISSIONS

• Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.
• Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations).
• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

1. ACTIVITES

• Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d'urgence et les besoins/attentes des patients)
• Prise de rendez-vous pertinente pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des médecins - DXplanning

• Gestion des agendas des médecins (dans Outlook)
• Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (hospitalisations, examens) en lien avec les plateaux techniques, les services de consultations et d'hospitalisations
• Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire

• Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identitovigilance
• Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire
• Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales)

• Prise de notes, saisie, mise en forme de documents
• Traitement des courriers
• Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

1. AUTRES ACTIVITES :

• Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents,

• Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux
• Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l'activité

1. LISTE DES TACHES RATTACHEES AU SECRETARIAT DE L'UPUG :

• Courrier d'hospitalisation 48h avant la sortie des patients :

• Récupérer les comptes rendus des différentes hospitalisations et consultations

• Numérisation des dossiers patient papier, ECG, examens papiers, personne de confiance + directives anticipés

• Prendre les RDV familles / personne de confiance à 48h de l'arrivée du patient (planning Outlook médecins et le noter dans le planning et l'agenda papier de chacun des intervenants)
• Contact avec les familles des patients (rdv, autres)
• Mise à jour destinataire de l'adresse mail générique upug.sa (changement internes, CCA, médecins, cadre de santé)
• Impression + mise à jour liste astreinte médecins du pôle
• Prise de RDV externe pour patient
• Envoyer Fax (bilans/ ordonnances/ CRH) à la demande des correspondants de sortie (EHPAD- SSR)
• Création fiche Silbo des patients arrivant en entrée directe et mise à jour des dates de sorties (Logiciel SILBO)
• Veiller à la rédaction des courriers de décès
• Point avec Médecins séniors si demande hospitalisation ou administrative
• Rappel famille si oubli effet personnel

TECHNIQUES :

• Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning, Service Patient à la demande)

ORGANISATIONNELLES :

• Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
• Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
• Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service/de l'unité/de l'établissement
• S'investir dans les projets du service/de l'unité/de l'établissement
• Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)

RELATIONNELLES :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Profil recherché :

La prise d'initiative sera indispensable pour ce poste où tout est à faire.

• Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning, Service Patient à la demande)

• Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
• Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
• Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service/de l'unité/de l'établissement
• S'investir dans les projets du service/de l'unité/de l'établissement
• Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel