GESTIONNAIRE - ASSISTANT(E) Cellule Gestion du Temps de Travail Secrétariats médicaux - H/F

Descriptif

Descriptif du poste :

Intitulé du poste

Secrétariats médicaux

Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)

Catégorie B

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Ressources Humaines

Unité Fonctionnelle

Pôle

4130-SECRETARIATS MEDICAUX

RESSOURCES HUMAINES ET POLITIQUE SOCIALE

Localisation du poste de travail

11010 CARCASSONNE Cedex 9

Lieux d'intervention

Centre Hospitalier de Carcassonne

Présentation du service d'affectation

les secteurs classiques de la gestion du personnel non médical : recrutement, arrêts de travail, carrière, paye, formation, pilotage financier, accompagnement social, des opérations de gestion pour le personnel médical : paye, formation, EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses), arrêts de travail, dossiers de départs en retraite.

Sont aussi rattachés à la DRH les secrétariats médicaux et le service social.

Description synthétique du poste

Assiste la responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la Gestion du Temps de Travail à la DRH dans les différentes missions afférentes à ses fonctions.

Missions principales et activités spécifiques (non exhaustives)

GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL

• Intervention consécutive aux demandes d'assistance,
• Suivi des demandes d'assistance des utilisateurs.

• Accompagnement à la formation continue des utilisateurs à l'outil (logiciel E. Connexion),
• Accompagnement des utilisateurs dans l'optimisation de l'application des règles de gestion du temps de travail (évolutions des cycles) et de l'outil GTT,
• Information régulière aux utilisateurs (référents GTT, cadres et agents) sur la mise à jour ou corrections du logiciel GTT avant mise en production,
• Formalisation des procédures dégradées sur des thèmes ciblés (mouvements),
• Rédaction, mise à disposition et mise à jour de la documentation utilisateurs (agents, cadres et référents GTT),
• Gestion des droits,
• Aide à la gestion des CET,

SECRETARIATS MEDICAUX

Assister la responsable des secrétariats dans ses différentes demandes.

• Accompagner les agents nouvellement recruté(e)s ou futures recrues dans leurs démarches administratives et les accueillir le jour de leur arrivée,
• Organiser auprès des différents interlocuteurs (DRH, informatiques, DPI, sécurités) l'arrivée des nouvelles secrétaires médicales ; vérification avant l'arrivée de la bonne organisation,
• Accueillir les stagiaires et les accompagner auprès des équipes,

Lors des absences des AMA référentes de pôle, saisie des plannings (absences, heures).

LIENS HIERARCHIQUES

LIENS FONCTIONNELS

• Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale,
• AAH - Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH.
• Gestionnaires RH,
• Cadres planificateurs,
• Agents,
• Directions fonctionnelles,
• Services informatiques.

• Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale,
• AAH - Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH.
• AMA Référentes de pôle (coordination),
• Secrétaires médicales.

QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Intitulé

Niveau recherché

S

A

M

E

COMPETENCES

Organisation et fonctionnement interne d'un établissement public de santé

X

Connaissance en gestion du temps de travail

X

Statut du personnel non médical

X

SAVOIR FAIRE

Utiliser les outils bureautiques / technologies d'information et de communication

X

Utilisation d'un logiciel de gestion du temps de travail

X

Capacité d'analyse et de priorisation

X

Animer des groupes de travail/ de formation

X

Rédaction et mise en forme de documents, outils de communication créatifs et pertinents, procédures

X

Analyser une organisation de manière à optimiser les cycles de travail

X

Analyser une problématique liée à l'application de règles de GTT et proposer des scenarii

X

SAVOIR ETRE

Qualité d'adaptation, polyvalence

X

Qualités relationnelles : Etre une relation d'aide, diplomatie

X

Rigueur et organisation

X

Sens de la collaboration, du travail en équipe

X

Pédagogie

X

Confidentialité

X

Implication

X

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

Conditions d'exercice

• 7H40 du lundi au vendredi.

• Travail en groupe : OUI,
• Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.

• Pack Office : WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK,
• CPAGE,
• E-CONNEXION,
• Internet et Intranet.

Contacts

Service demandeur

Gestionnaire

Nom

Fonction

Adresse mail

Mme ELOY Véronique

Attachée d'Administration Hospitalière

[email protected]

Nom

Fonction

Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

[email protected]

Profil recherché :

Travail en groupe : OUI, Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.