Assistant(e) en organisation documentaire et gestion des ressources numériques - F/H
Description du poste
Nous recherchons un ou une assistant(e) en organisation documentaire et gestion des ressources numériques à Lomme, pour un stage de 6 à 8 semaines.
L'objectif principal de ce stage est d'optimiser l'organisation des documents métier, d'améliorer l'accès aux ressources numériques via SharePoint et de mettre en place un système de traçabilité efficace pour garantir une gestion optimale de l'information.
Vos missions seront :
- Analyse des besoins documentaires du service
- Réaliser un audit des documents existants et des pratiques actuelles de gestion documentaire.
- Identifier les types de documents métier les plus utilisés et les besoins spécifiques du service en matière d'accès et de partage.
- Organisation de SharePoint Métiers
- Concevoir une architecture de dossiers et sous-dossiers dans SharePoint pour faciliter l'accès aux documents métiers.
- Classer les documents de manière logique et cohérente (par projet, par département, par thème, etc.).
- Configurer les droits d'accès en fonction des rôles des utilisateurs (lecture, modification, etc.).
- Gestion des Liens Utiles
- Centraliser les liens métiers (outils, bases de données, ressources en ligne) dans une interface SharePoint.
- Mettre en place une base de données ou un tableau des liens avec des descriptions et des catégories pour faciliter la recherche.
- Assurer l'actualisation régulière de ces liens pour éviter les liens brisés ou obsolètes.
- Mise en place de la traçabilité des documents
- Définir un processus de suivi des versions des documents : implémentation de la gestion des versions dans SharePoint.
- Mettre en place un système de log ou de suivi des modifications (qui a fait quoi et quand).
- Former les utilisateurs à l'utilisation des fonctionnalités de traçabilité dans SharePoint.
- Documentation et Guide utilisateur
- Créer un manuel d'utilisation ou une documentation interne expliquant comment accéder, modifier et suivre les documents sur SharePoint.
- Former les collaborateurs à l'utilisation des nouvelles fonctionnalités mises en place (via des présentations ou des guides).
- Suivi et Reporting
- Proposer des améliorations et ajustements en fonction des retours d'expérience des utilisateurs.
- Présenter un rapport final sur l'état de la documentation, les améliorations apportées et les recommandations pour la suite.
Description du profil
Vous êtes actuellement étudiant(e) en BTS Support à l'Action Managériale, DUT Gestion Administrative et Commerciale, ou similaire.
Vous avez un intérêt pour la gestion documentaire et la gestion de l'information numérique.
Vous disposez d'une connaissance de base de SharePoint et des outils de gestion de documents numériques (une formation complémentaire sera assurée si nécessaire).
Les compétences à développer :
- Compétences en gestion documentaire et utilisation de SharePoint.
- Capacité à analyser et structurer des informations complexes.
- Maîtrise des outils de bureautique et des systèmes de gestion électronique de documents (GED).
- Gestion de projet et coordination avec les équipes.
- Compétences en communication pour la formation des utilisateurs.
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
En vous formant en stage à nos côtés, vous bénéficiez de plusieurs avantages :
- Accompagnement par un tuteur formé à cette mission
- 35h hebdomadaires
- Jours de congés rémunérés selon la durée du stage
- Indemnités repas, aide au logement et au transport (sous conditions)
- Mise à disposition de tout le matériel nécessaire pour remplir vos missions (équipement de protection de qualité, matériel informatique, équipement bureautique)
Si vous êtes dans cette situation, faites-nous part de vos éventuels besoins spécifiques afin que nous puissions y apporter une réponse adaptée.