Assistant projet - h/f
Descriptif
Descriptif du poste :
Le projet du nouvel hôpital de Nancy est un projet de construction majeur sur 8 ans de près de 800 millions d'euros d'investissement visant à regrouper sur le site unique de Brabois l'ensemble des activités de court séjour de l'hôpital.Les assistant/es intègrent le secrétariat du département Architecture Ingénierie et Nouvel Hôpital (DTAI NH). Ce secrétariat regroupe 3 agents.
Le département DTAI NH regroupe les fonctions support et transversales suivantes : Exploitation et maintenance des bâtiments et installations techniques associés
Sécurité incendie et sureté des biens et des personnesEnergies et eaux
Travaux
Projet du nouvel hôpital de Nancy
La mission d'assistance de direction du Département vise à organiser, planifier et optimiser la gestion des activités par la mise en place du traitement et de l'organisation des informations internes et externes, liées au fonctionnement de la structure et pour accompagner : Les membres de la direction du département (une dizaine de personnes)
Les membres de la chefferie de projet du Nouvel Hôpital de Nancy (une quinzaine de personnes, permanents ou référents, médecins, cadres de soin, ingénieurs ou directeurs)Ils accompagnent la méthodologie de l'ensemble des tâches liées à la conduite des missions du département, des projets et en particulier du projet du nouvel hôpital, en coordination avec tous les acteurs internes et externes.
Ces missions nécessitent de travailler de manière décloisonnée et en bonne harmonie avec tous les secrétariats de directions du CHRU ou de structures externes (collectivités, services de l'état, partenaires privés, )
Les assistant(e)s organisent, planifient et coordonnent :
Les réunions, comités, déplacements, échanges et communications entre tous les acteurs internes et externes des missions et du projet du nouvel hôpital
Le traitement, la traçabilité, l'archivage papier et dématérialisé, les impressions et la circulation de l'information, des documents graphiques et écrits, papiers et dématérialisés, et des communications numériques et téléphoniques
Ils peuvent participer à des réunions de travail et rédiger les compte-rendu de séance en concertation avec l'animateur de chaque réunion. Ils tiennent à jour des plannings détaillés des réunions du projet du nouvel hôpital et réalisent les invitations associées.
Les tâches des assistant(e)s sont : Prise des rendez-vous et gestion des agendas
Organisation des réunions et comités, internes et externes (planification, invitation et logistique associée à l'organisation)Préparation des interventions du département aux instances du CHRU (planification, invitation et logistique associée à l'organisation)
Organisation des déplacements
Accompagnement du plan de communication du projet du nouvel hôpital aux différentes étapes du projet en concertation avec la Direction du projet, la Direction de la communication et la Direction générale. Collecte des supports nécessaires de communication établis par les différents acteurs contribuant au projet.
Participation à certaines réunions ou comités pour préparation et diffusion des compte-rendu
Traitement des messages électroniques et des courriers simples ou recommandés (réception, envoi, enregistrement, tri, diffusion, archivage)
Mise en forme de documents, reproduction et diffusion
Aide à la collecte des différents documents contribuant aux missions et projets. Archivage, classement de l'ensemble des documents graphiques et écrits du projet
Gestion des relations extérieures (collectivités, services de l'état, tutelles, )
Accueil téléphonique et physique des personnes.
Tenue des agendas partagés entre les acteurs du projet du nouvel hôpital
Centralisation, enregistrement et établissement du planning des congés des équipes
Gestion des fournitures de bureau des équipes internes
Contribution à la tenue à jour des outils collaboratifs communs internes et externes (GED)
Les assistant(e)s de direction ont un rôle de pivot sur le projet du nouvel hôpital en collaboration étroite avec le secrétariat de la Direction générale ; ils assurent le dialogue et veillent au respect des délais des différentes tâches contributives du projet avec l'ensemble des acteurs internes et externes du projet et relance les points bloquants.
Profil recherché :
CDD Maximum de 3 ansHoraires : 8 h 00 - 12 h 00 et 13 h 00 17 h 00 - Lundi au vendredi
Savoir-Faire : Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Bonne maîtrise des techniques bureautique (Internet, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)Discrétion, sens de la confidentialité
Bon relationnel, Sens de l'écoute, Adaptabilité, Accueil et Convivialité, Travail en équipe
Forte capacité d'organisation, Rigueur et méthode
Gestion des priorités, Sens de l'initiative et autonomie
Connaissance du milieu hospitalier
Curiosité et envie d'acquérir de nouvelles connaissances et compétences
Innovation, Création et Disponibilité