Assistante du Directeur Hôpital Sainte-Périne F/

Descriptif

• Gestion de l'agenda, organisation des réunions et des rendez-vous,
• Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique
• Traitement et suivi du courrier
• Travaux de secrétariat
• Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes rendus et suivi des demandes
• Participation au comité de liaison de l'hôpital Sainte-Périne, rédaction du compte-rendu et suivi des décisions
• Vérification des documents à la signature du Directeur
• Traitement et transmission des notes de service, d'informations et autres documents
• Réalisation de l'archivage
• Gestion des plannings des salles de réunions et des réservations de véhicules
• Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP
• Élaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site
• Appui pour l'organisation des cérémonies ou visites institutionnelles

• Coordination et suivi de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l'ordre du jour, mise à jour de l'arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, installation technique de la salle des instances, diffusion des procès-verbaux
• Travail en collaboration étroite avec le secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales

PRÉ-REQUIS

• Formation aux techniques de secrétariat (rédaction, classement, organisation)
• BTS Assistant Manager ou équivalent

• Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée.
• Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales.

• Concours administratifs de catégorie A. selon cependant grade de recrutement

COMPÉTENCES REQUISES

• Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels

• Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
• Application doodle pour l'organisation des réunions
• SAP (commande)
• Outils de visio/audi conférence : teams

• Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)
• Capacité d'adaptation
• Anticipation et sens de l'initiative
• Autonomie
• Rigueur
• Sens de l'accueil
• Dynamisme et efficacité
• Réactivité et disponibilité
• Discrétion et respect de la confidentialité

• Maîtrise des techniques de l'expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office)

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