[réf. d77346221] Assistant de direction du Directeur du Patrimoine et de l'Espace Public (h/f)
Etablissement Public Territorial au sein de la Métropole du Grand Paris depuis le 1er janvier 2016, Grand Paris Seine Ouest regroupe 8 villes de l'ouest parisien (322 928 habitants) : Boulogne-Billancourt, Chaville, Issy-les-Moulineaux, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville-d'Avray.
L'Etablissement compte près de 1000 agents territoriaux répartis entre les différentes Directions Administratives, les Services Techniques et les 7 Conservatoires du territoire.
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)Assistant ou assistante de direction
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Direction Générale des Services Techniques (DGST) est chargée de diriger l’ensemble des services techniques de la collectivité et de coordonner l’organisation sous l’autorité du Directeur Général des Service (DGS).La DGST est composée de cinq directions : la direction administrative des services techniques (DAST), la direction territoriale est (DTE), la direction territoriale nord (DTN), la direction territoriale ouest (DTO) et de la Direction du Patrimoine et de l’Espace Public (DPEP).
Au sein de la Direction Générale des Services Techniques, l’assistant(e) de direction sera placé(e) sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public.L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente au Directeur en matière d’organisation personnelle, de gestion, d’information, de classement et de suivi des dossiers.
L’assistant(e) assure l’interface entre le Directeur et les cinq directions des Services Techniques, la Direction Générale, les autres Direction de l’EPT ainsi que les élus des huit villes membres
Missions / conditions d'exercice
Effectuer l’accueil physique et téléphonique du Directeur
Effectuer les réponses aux interlocuteurs de premier niveau
Réorienter les interlocuteurs
Faire remonter les informations pertinentes
Suivre et coordonner des tâches administratives
Planifier des réunions et assurer l’organisation matérielle (réservation de salle, portable, vidéoprojecteur)
Gérer l’agenda du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public
Gérer et suivre le planning des congés pour la DPEP (chefs de service de la Direction et de leurs adjoints)Elaborer et suivre des priorités de la Direction, Assurer un débriefing quotidien pour suivi
Rédiger les courriers et/ou notes et suivre les courriers dans le logiciel pour la DPEP
Gérer les parapheurs de la Direction du Patrimoine et de l’Espace Public
Gérer les fournitures de bureau, imprimantes et photocopieurs
Préparer les dossiers de travail et classement
Suivre les retours d’éléments et relances
Réunion de la DPEP :Gérer, planifier et mettre à jour de façon hebdomadaire des réunions, des convocations, des ordres du jour et rédiger les comptes rendus
Bureaux et conseils communautaires : Préparer les ordres du jour pour la DPEP
Recueillir les notes au bureau, transmission pour validation et classement
Commissions Espaces Publics et Développement Durable : Tenir le planning institutionnel (Commissions, réunions préparatoires)
Elaborer des ordres du jour, Recueillir des délibérations et des informations pour les transmettre aux élus, Mettre en forme sous PowerPointParticiper à la préparation logistique des commissions, Envoyer les ordres du jour (mail, Fast) avec les convocations et la documentation de référence
Profils recherchésExpérience d’au moins 3 ans dans un poste d’assistanat de direction au sein d’un établissement public.
Catégorie B : BTS Assistante de manager avec une spécialisation dans l’assistant de direction ou l’assistanat administratif ou équivalentCatégorie C : Sans diplôme
La Direction Générale des Services Techniques (DGST) est chargée de diriger l’ensemble des services techniques de la collectivité et de coordonner l’organisation sous l’autorité du Directeur Général des Service (DGS).La DGST est composée de cinq directions : la direction administrative des services techniques (DAST), la direction territoriale est (DTE), la direction territoriale nord (DTN), la direction territoriale ouest (DTO) et de la Direction du Patrimoine et de l’Espace Public (DPEP).
Au sein de la Direction Générale des Services Techniques, l’assistant(e) de direction sera placé(e) sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public.L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente au Directeur en matière d’organisation personnelle, de gestion, d’information, de classement et de suivi des dossiers.
L’assistant(e) assure l’interface entre le Directeur et les cinq directions des Services Techniques, la Direction Générale, les autres Direction de l’EPT ainsi que les élus des huit villes membres
Effectuer l’accueil physique et téléphonique du DirecteurEffectuer les réponses aux interlocuteurs de premier niveau
Réorienter les interlocuteurs
Faire remonter les informations pertinentes
Suivre et coordonner des tâches administratives
Planifier des réunions et assurer l’organisation matérielle (réservation de salle, portable, vidéoprojecteur)
Gérer l’agenda du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public
Gérer et suivre le planning des congés pour la DPEP (chefs de service de la Direction et de leurs adjoints)Elaborer et suivre des priorités de la Direction, Assurer un débriefing quotidien pour suivi
Rédiger les courriers et/ou notes et suivre les courriers dans le logiciel pour la DPEP
Gérer les parapheurs de la Direction du Patrimoine et de l’Espace Public
Gérer les fournitures de bureau, imprimantes et photocopieurs
Préparer les dossiers de travail et classement
Suivre les retours d’éléments et relances
Réunion de la DPEP :Gérer, planifier et mettre à jour de façon hebdomadaire des réunions, des convocations, des ordres du jour et rédiger les comptes rendus
Bureaux et conseils communautaires : Préparer les ordres du jour pour la DPEP
Recueillir les notes au bureau, transmission pour validation et classement
Commissions Espaces Publics et Développement Durable : Tenir le planning institutionnel (Commissions, réunions préparatoires)
Elaborer des ordres du jour, Recueillir des délibérations et des informations pour les transmettre aux élus, Mettre en forme sous PowerPointParticiper à la préparation logistique des commissions, Envoyer les ordres du jour (mail, Fast) avec les convocations et la documentation de référence
Expérience d’au moins 3 ans dans un poste d’assistanat de direction au sein d’un établissement public.
Catégorie B : BTS Assistante de manager avec une spécialisation dans l’assistant de direction ou l’assistanat administratif ou équivalentCatégorie C : Sans diplôme
Les candidatures sous format PDF (lettre de motivation + CV) sont à adresser à : recrutement@seineouest.fr
Monsieur le PrésidentEtablissement Public Territorial Grand Paris Seine Ouest
Direction des Ressources Humaines
9 route de Vaugirard - CS 90008
92197 MEUDON CEDEX
- Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter la Direction des Ressources Humaines au 01.46.29.55.00
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.