Assistant / Assistante de direction H/F
Au sein de la direction générale déléguée formation, la direction de l'orientation et de l'insertion professionnelle (DOIP) a pour missions la mise en ?uvre d'une politique d'orientation de différents publics (lycéens, étudiants, publics en reprise d'études, etc.) et de préparation de l'insertion professionnelle des publics inscrits à l'université Grenoble Alpes, en lien avec l'ensemble des composantes de l'université, des partenaires externes (lycées, entreprises, diplômés, etc.).
La DOIP est composée de 4 services :- Liaison Lycée Université
- Orientation des étudiants
- Stage et insertion professionnelle
- Publication information communication
Missions principales :
Au sein de la direction, et sous la responsabilité de la directrice, vous aurez pour mission principale d'assister la direction de la DOIP dans la coordination et le fonctionnement des services, sur le plan administratif, budgétaire, RH, logistique et organisationnel.
Vous assurerez également pour le service orientation un appui logistique et administratif à l'organisation du service et d'évènements.
Activités principales :- Assister au pilotage de la direction : participer aux réunions de direction ; produire des procédures, tableaux de bord, plannings ; rédiger mails et comptes-rendus ; participer au collectif des assistantes de la DOIP et de la DGD formation.
- Assurer le rôle référent(e) RH de proximité : gérer l'accueil des nouveaux personnels, répondre / transmettre les questions des agents, assurer le suivi des missions et des absences.
- Pour le service orientation : assurer la gestion administrative et RH des personnels contractuels (emplois étudiants, des intervenants et vacataires).
- Assurer la gestion financière des activités : gérer devis, factures, conventions et archivage des pièces administratives.
- Assurer la gestion administrative et logistique des activités transversales de la DOIP et du service orientation : assurer un accueil téléphonique et physique, réaliser les réservations nécessaires, gérer les interventions techniques et informatiques nécessaires ; effectuer une veille permanente sur les dossiers en cours.
- Participer à l'information du public : assurer l'accueil des étudiants à l'espace orientation (1.2 journée par semaine), être en appui aux événements de la direction.
Restriction ou contraintes liées au poste : participation possible à des événements en soirée ou le week-end.
Statut : Technicien
CDD - 12 Mois