Secrétaire du département H/F
Le département de la Musique réunit l'une des plus importantes bibliothèques musicales au monde et la seule bibliothèque-musée conservant le patrimoine d'un théâtre tout en étant rattachée à une bibliothèque nationale. Implanté sur deux sites, il rassemble sur le site de Richelieu les collections musicales formées depuis le début du XVIIIe siècle et la collection patrimoniale de la bibliothèque du Conservatoire.
Au Palais Garnier, il conserve au sein de la Bibliothèque-musée de l'Opéra le patrimoine artistique (musique, iconographie, archives, plans d'architecture.) de l'Opéra de Paris et de l'Opéra-Comique. Ses plus anciens documents remontent, pour les manuscrits, à la période médiévale, et pour ses imprimés, aux origines de l'imprimerie musicale, à la fin du XVe siècle.
Le(a) secrétaire du département exerce son activité sur les deux sites du département (Richelieu et Bibliothèque-musée de l'Opéra). Ses missions sont:- Assistante du directeur et de son adjoint : rédaction des courriers, notes et tableaux, organisation et préparation des réunions, gestion de l'agenda, rédaction de compte rendus de réunions.
- Secrétariat : tri et orientation du courrier, suivi de la messagerie générique du département
- Diffusion de l'information, accueil et permanence téléphonique
- Intendance : suivi des fournitures et mobiliers de bureaux, soutien logistique aux entrées de collection, participation à l'organisation des événements du département (pots de département, avant-concerts, concerts.)
- Ressources humaines : suivi des congés et absences du personnel dans l'application GTA, transmission des arrêts maladie, des éléments de dossiers de personnel, des cahiers Hygiène et sécurité en lien avec l'assistante de prévention, correspondant(e) Accidents de travail
- Correspondant(e) de logistique administrative (CLA) : gestion de la base de production avec mise à jour des dossiers
- Correspondant(e) GAIA (gestion des accès aux espaces du département)
- Responsable de formation du département : anticipation, recueil et suivi des besoins de formation des agents, rapport annuel de formation
- Accueil des stagiaires et tutorat des stagiaires FACE et stagiaires 3e
- Services aux publics : suivi des réponses à distance sur SINBAD, répartition des questions entre les agents et relations avec la coordination au niveau de la DCO
- Discrétion
- Sens de l'organisation
- Goût pour les relations humaines.
- Connaissances des techniques de secrétariat
Bonne connaissance des outils informatiques
Statut : Employé qualifié
CDD - 36 Mois