Secrétaire administratif (PCME et Urgences)

Descriptif

Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège recrute un(e) secrétaire administratif affecté(e) au service du Président de la Commission Médicale d'Etablissement

• Missions principales :
• Gestion de l'agenda du Président de la Commission Médicale d'Etablissement (PCME),
• Gestion du secrétariat de la Commission Médicale d'Etablissement,
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,
• Gestion administrative relative au domaine d'activité,
• Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers,
• Exécution de travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossier administratifs,
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers,
• Gestion de la prise de notes lors de réunions, rédaction des comptes rendus,
• Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
• Organisation et planification des réunions avec ou sans visioconférence, avec réservation de salle selon nécessité,
• Classement et archivage (papiers/fichiers informatiques),

• Missions spécifiques :

• Gestion des réservations de salles en fonction du calendrier prévisionnel préalablement défini,
• Gestion des prises de notes lors des Commissions Médicales d'Etablissement, des sous-commissions, des groupes de travail, des Comités de pilotage, dans le but de rédiger les comptes rendus
• Mise en forme des ordres du jour (ODJ) des instances en lien avec Le président de l'instance
• Rédaction et diffusion des convocations, des ODJ, aux membres des instances, dans le respect des délais réglementaires,
• Préparation des feuilles d'émargements et des fiches « avis »,
• Rédaction des comptes rendus
• Gestion du suivi et de l'archivage des Procès-Verbaux

Liste de tâches non exhaustive

Connaissances requises : Accueil téléphonique

Technologies de l'information et de la communication (NTIC)

Savoirs faire : Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)

• Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation: pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés et s'adapter aux différents environnements
• Organisation, gestion des priorités et anticipation, réactivité et adaptabilité: pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques, intervenir avec facilité sur des dossiers transverses, s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs
• Sens du service, discrétion professionnelle, loyauté et respect de la confidentialité : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager
• Sens de l'organisation et de la rigueur : pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d'erreurs