Assistant(e) de formation - Sainte-Anne Formation (H/F)

Le poste de Assistant(e) de formation - Sainte-Anne Formation (H/F)

37H Travail en journée

Horaires : 07H36 par jour, 08h30 - 16h00, 08h45 - 16h15, du lundi au vendredi (en fonction du besoin de la hiérarchie)

DESCRIPTION DE LA DIRECTION

• DRH, en charge de la Formation Continue du GHU
• Responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation

• Formateurs de Sainte Anne Formation
• Assistantes de formation (Sainte Anne Formation, IFCS, IFSI, Formation continue et Bibliothèque médicale)
• Personnels des services du GHU : la paie, les financiers, la DRH, les services logistiques, les achats
• Intervenants vacataires
• Clients : institutions, stagiaires et partenaires extérieurs

• 1 responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation
• 3 cadres consultants
• 2 assistantes de formation
• 1 ASH

MISSIONS

Missions principales : Assurer l'organisation administrative et financière de certaines formations continue en inter et intra de SAF.

Activités afférentes à la mission principale : Secrétariat de Sainte Anne Formation

• Assurer l'organisation et la gestion administrative des formations et conférences en inter ou en intra (convocations des étudiants, élaboration des conventions de formation institutionnelles / individuelles, attestations pédagogiques, feuilles d'émargement, trombinoscope, élaboration des contrats ou conventions pour la rémunération des intervenants)
• Mise à jour de la plateforme informatique EFICASS destinée aux étudiants en collaboration avec le Webmaster.
• Collaborer ou élaborer sur les plaquettes de formations avec le service communication
• Aider sa collègue à l'élaboration du rapport d'activité, du bilan pédagogique et financier et toutes les activités avec les organismes certificateurs (ANDPC et la DIRECCTE)
• Accueil des stagiaires et présence sur le site de formation (métro chevaleret) le cas échéant
• Préparer l'arrivée d'un logiciel de formation et utilisation du logiciel de formation

• Etablir les documents permettant de rémunérer les intervenants externes et les transmettre au service paie (tableaux de rémunération et contrats des vacataires)
• Etablir ou contrôler les frais de mission, permettant les remboursements des intervenants puis les transmettre au service de la paie
• Mettre à jour le fichier des intervenants
• Commander les billets des intervenants sur la plateforme Carlson Wagon Lits, puis transmission à la DRH
• Etablir et transmettre la facturation des formations au service des finances

• Aider ponctuellement l'autre secrétaire sur son propre secteur d'activité, en fonction de la charge de travail
• Assurer la transmission des informations nécessaires à la marche de Sainte Anne Formation

PROFIL

• Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation
• Connaissance des outils de bureautique
• Savoir organiser des formations
• Savoir collaborer à la mise en place de réunions et de manifestations évènementielles

• Sens de l'organisation et des priorités
• Rigueur, discrétion professionnelle, respect de la confidentialité, disponibilité.
• Esprit d'initiative
• Esprit d'équipe
• Capacités d'analyse et de synthèse, d'organisation et d'autonomie

Le profil recherché

Expérience souhaitée : 6 Mois

Salaire et avantages

Mensuel, de 2 249 € à 2 282 €

CE, Restauration

À savoir

Référence : 12505757