Assistant/e de direction generale f/h - Reims - réf. d07070315

VIVESCIA est un Groupe coopératif agricole et agroalimentaire de dimension internationale avec 4,6 milliards d’euros de chiffre d’affaires au 30 juin 2023 et 6 900 collaborateurs, répartis sur 25 pays. Spécialisé dans la culture et la valorisation des céréales, VIVESCIA appartient à 10 000 agriculteurs-entrepreneurs du Nord-Est de la France.

Nos expertises se déploient aussi dans la filière maïs semoulier avec KALIZEA, la nutrition animale avec NEALIA, et au sein de l’écosystème des biotechnologies et de la chimie du végétal avec ARD.

En tant qu’Assistant/e de direction générale Groupe, vous serez garant de la gestion quotidienne de la Direction Générale.

Vos principales missions seront les suivantes :

Vous assurerez quotidiennement l’assistanat du Président, Directeur Général VIVESCIA Industries et VIVESCIA Services, Directeur Administratif et Financier Groupe et Directeur Général des Activités Agricoles incluant :

• La gestion des agendas et des déplacements

• L’accueil physique
• La validation des notes de frais et congés des équipes

Budget :

Vous serez en charge de l’établissement du budget de la Direction générale pour les frais généraux tels que : déplacements, cotisations, colloques et séminaires, abonnements, honoraires etc. Cela implique un suivi régulier des coûts et un point au trimestre avec le contrôle de gestion.

Vous assurerez également la vérification des indemnités pour nos administrateurs, en collaboration avec le service juridique et le service paie.

Instances :

Vous participerez physiquement aux réunions telles que : Comité Exécutif Groupe, Comité Ethique Groupe, Comité Sécurité, etc.. Vous serez responsable du calendrier des réunions, de l’envoi des invitations, de la préparation des ordres du jour, de la rédaction des comptes-rendus et du suivi, ainsi que de la relance des actions.

Vous serez en charge de planifier annuellement les dates des séminaires du Conseil d’Administration et des Bureaux VIVESCIA, et veillerez à les confirmer par la suite.

Evènementiel :

En tant qu’Assistant/e de la direction générale, vous serez impliqué/e dans toutes les grandes instances événementielles du groupe (Forum managers/Assemblée annuelle VIVESCIA…) et aurez les responsabilités suivantes, en lien étroit notamment avec le service Communication et d’autres services en transverse :

• Gérer les listes des inviter et adresser les invitations
• Envoyer les relances
• Etablir les listes des présences, les badges et l’émargement
• Être présent(e) à ces événements

Management d’une équipe de deux assistantes :

• Coordination des activités
• Répartition de la charge de travail
• Gestion des entretiens individuels annuels

Votre profil :

• Une expérience de 10 ans dans l’assistanat de direction et le management d’équipe est requise sur ce poste
• Maîtrise du pack Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Aisance avec M365 (Outlook, Sharepoint, Teams,…)
• Discrétion, fiabilité, rigueur, confidentialité
• Flexibilité, adaptabilité et capacité à travailler sous pression
• Capacité à prendre du recul et à analyser les situations
• Sens de l’anticipation et de la priorisation
• Aisance relationnelle et diplomatie
• Poste basé à Reims (51)
• Participation aux frais de repas au RIE
• Mutuelle d'entreprise
• 13ème mois
• Intéressement
• Télétravail (1 jour maximum)
• Compte Epargne Temps
• Dispositifs Action Logement (salarié du secteur agricole)
• Rémunération selon profil

VIVESCIA SERVICES s’engage pour l’égalité des chances et l’inclusion de toutes les diversités au sein de l’entreprise.