Gestionnaire administratif en charge d'organisation des évènements
Description du poste
L'UCOCE est à la recherche d'un ou d'une Gestionnaire administratif en charge d'organisation des évènements et de contrôle de dossiers.
Ce poste est à pourvoir dans le cadre d'un CDD d'un an, à pourvoir dès le 06/01/2025.
L'unité chargée de l'organisation des comités et des évènements (UCOCE) met en oeuvre le savoir-faire opérationnel pour l'organisation logistique de l'ensemble de l'activité de la Direction des opérations scientifiques (DOS), en particulier les comités d'évaluation scientifique.Cette mission est assurée en forte interaction avec les départements scientifiques et l'ensemble des directions et des services de l'ANR.
Mais en quoi consiste ce poste ?
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de l'unité, vous prenez en charge l'ensemble des aspects organisationnels des évènements nationaux et internationaux (comité de sélection des projets, réunion de suivi, colloque, séminaire) portés par la direction des opérations scientifiques de l'ANR.
Il s'agit notamment d'organiser et de gérer les missions des personnes invitées par l'ANR (membres de comités d'évaluation et experts invités) ainsi que des agent.es de l'ANR, et de s'assurer de la gestion des frais associés.
Dans le cadre de ce poste, vous devrez :
- Mettre en oeuvre l'ensemble des aspects généraux nécessaires au bon fonctionnement d'un évènement scientifique ;
- Prendre en charge les aspects spécifiques au métier ANR : relations avec les membres de comité d'évaluation et les experts invités, gestion des convocations, invitations, ordres de missions, réservations de voyages, d'hôtels et de restauration, défraiements, indemnisations, etc. ;
- Assurer la gestion des frais de missions des agents de l'ANR et membres de comités directement avec les missionnaires dans l'outil ' Notilus ' ;
- Prendre en charge le traitement et le contrôle des dossiers de paiement des membres et des experts
- Créer les bons de commande ANR, suivre les devis et les facturations ;
- Traiter et suivre des dossiers en cours jusqu'à leur clôture.
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Description du profil
Pour attirer notre regard, vous devez :
- Être titulaire d'un diplôme en assistanat de direction ou en gestion administrative ;
- Avoir une expérience en organisation logistique de réunions et d'évènements, gestionnaire généraliste ou administratif ;
Pour nous conquérir, vous devez:
- Maîtriser les outils bureautiques (Office Microsoft) ;
- Avoir connaissance de SAP et de l'outil Notilus serait un atout ;
- Connaitre l'environnement scientifique (apprécié) ;
- Maîtriser l'anglais (oral/écrit) ;
- Faire preuve de rigueur et de réactivité, d'autonomie et de polyvalence.
- D''un bon sens de l'organisation.
- Etre en capacité à travailler en équipe, qualités relationnelles et rédactionnelles.
Vous êtes toujours intéressé.e par ce poste ? Alors une seule chose reste à faire : postuler !