Assistante de direction - secretariat general h/f
Descriptif
L'Assistante de Direction assurera ses missions en binôme avec sa collègue, Assistante de Direction de la Direction Générale Adjointe.Votre mission principale est la suivante: Organiser pour la Directrice et son équipe la gestion du temps, les activités de traitement des dossiers et de transmission de l'information.
Les tâches principales : - Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Transmission des courriers pour demande de réponse ou information selon les procédures définies au sein du secteur, ou après validation du Directeur
- Transmission des consignes et information du directeur à l'ensemble de l'équipe en assurant un suivi
- Organisation et suivi de dossier : Préparation, formalisation,reproduction de documents,suivi des échéances
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Organisation des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité
- Organisation des réunions : préparation de l'ordre du jour, gestion des salles de réunion et du matériel
- Formalisation des supports de présentation et des comptes rendus de réunion
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics
- Organisation de l'accueil et du processus d'intégration des collaborateurs, en lien avec l'encadrement
- Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
- Gestion du temps de travail (CHRONOS)
Participation à l'organisation des réunions plénières des exécutifs de pôles et des collèges des chefs de pôles
Contractualisation interne / Intéressement: Participation à l'organisation des réunions relevant de la contractualisation interne par pôle et direction
Autorisations et reconnaissances contractuelles / ProjetsTransmission à l'ARS des dossiers de demandes d'autorisations d'activité / Appels à projets élaborés par les Pôles ou Direction
Etre en appui des échéances calendaires / réforme des autorisations
Organisation de réunions thématiques
Conférences stratégiques des Pôles
Participation à l'organisation des conférences stratégique annuelles de pôles (16 pôles)
Participation à l'organisation de réunions thématiques
Participation à l'organisation du Séminaire annuel des pôles et directions
Concernant le Projet d'Etablissement (PE)
Participation aux travaux d'élaboration du PE
Participation à l'organisation des rencontres du PE
Participation à l'organisation des temps de travail bilan intermédiaire du Projet d'Etablissement
Participation à l'organisation des rencontres avec l'ARS
Participation à l'organisation des temps de travail
AFFAIRES GENERALES
Organisation des rencontres bilatérales Secrétaire Générale/membres de l'équipe de direction placés sous sa responsabilitéCes missions sont susceptibles d'évoluer en fonction du profil de la personne retenue et des besoins de l'Etablissement.
Profil recherché : Etre diplom.é.e d'un BAC STG (secrétariat et technique de gestion) / DUT gestion des entreprises et des administrations
Avoir des connaissances détaillées en bureautique, techniques de communication et secrétariat, accueil physique et téléphoniqueAvoir des connaissances générales en droit hospitalier si possible*
En tant qu'assistante de direction vous devez être en capacité : D'accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
De définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaireDe rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à votre domaine de compétence
D'utiliser les outils bureautique / TIC
De travailler en équipe / en réseau
D'organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
De synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
De rechercher et vérifier les éléments d'information auprès des interlocuteurs concernés
D'élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites(Gestion d'agenda, Organiser et prioriser les activités de secrétariat)
D'identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Vos relations professionnelles les plus fréquentes: Gouvernance du CHU
Les exécutifs des pôlesDirecteur ou équipe de Direction pour la gestion des dossiers
Départements de Ressources et autres directions pour sollicitation ou demande de réponse
Les Secrétariats des Directions, pôle, de l'établissement pour la transmission d'information et l'organisation des réunions
Autorités et tutelles (ARS) pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations