Coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux

placeSaint-Malo calendar_month10/01/2025

Descriptif

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude (GHRE) est représenté par 4 400 professionnels répartis sur 12 sites. Plus de 100 métiers y sont exercés.

Acteur public incontournable des politiques sanitaires et médico-sociales, nous assurons la prise en charge de proximité et l'accès à l'ensemble des disciplines de médecine, chirurgie, obstétrique, réadaptation, santé mentale et gériatrie.

LE POSTE : MISSION

Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude recrute, pour sa Direction des Affaires Médicales, un coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux. Le poste est mis à la vacance à temps plein.
Le coordinateur adjoint (H/F) a pour mission d'assister la coordinatrice dans l'ensemble de ses missions auprès des 160 secrétaires médicales réparties entre les sites de Saint-Malo et de Dinan. Le suivi, l'accompagnement et l'ensemble des activités principales des secrétariats sont répartis entre le coordinateur adjoint (H/F) et la coordinatrice actuellement en poste.
ACTIVITES PRINCIPALES
Coordination et encadrement des équipes de secrétaires en lien avec la coordinatrice

Rédaction de procédures
Organisation et supervision des activités (suivi des indicateurs)
Participation à la mise en uvre des actions suite à projets
Veille documentaire et organisationnelle puis diffusion des informations dans les pôles
Participation à l'évaluation des secrétaires médicales.

Gestion du temps de travail et de l'absentéisme (hors pôles malouins de plus de 10 personnes)

Réalisation des plannings de Dinan et Saint-Malo
Saisie des absences et modifications horaires
Proposition et mise en uvre de solutions pour pallier l'absentéisme
Validation mensuelle des plannings
Suivi du prévisionnel des congés annuels.

Participation aux recrutements des secrétaires médicales

Identification des besoins en fonction des moyens financiers alloués
Mise à jour des fiches de poste
Sélection des candidatures en collaboration avec la coordinatrice
Participation aux entretiens de recrutement.

Organisation de l'accueil et de l'encadrement des nouveaux personnels et stagiaires

Réalisation des demandes d'accès informatiques
Inscription aux formations logiciels métiers nécessaires.

Recensement des besoins en formation et en matériel

Coordination des demandes annuelles de formation en lien avec le plan de formation institutionnel.

Participation à la gestion de projets

Participation aux groupes de travail en lien avec l'activité des secrétariats médicaux et suivi de la participation des secrétaires médicales à ces groupes de travail
Mise en place des projets au sein des secrétariats
Réalisation d'audits internes et proposition d'actions d'amélioration.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL et CONDITIONS D'EXERCICE

Poste de catégorie B (grade Adjoint des Cadres ou grade d'Assistant Médical Administratif).

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

Hiérarchie directe : Directrice des Affaires Médicales, Coordinatrice des secrétariats médicaux
Relations fonctionnelles : chefs de pôle, responsables de structures internes, cadres coordonnateurs de pôle, cadres de santé, secrétaires médicales, Service Accueil
Admissions
Facturations
Consultations externes'.

Temps et lieux de travail : Temps plein. Poste territorial demandant une présence sur le site de Saint-Malo et de Dinan (organisation à définir).

Congés annuels (26 jours) à prendre en concertation avec la coordinatrice.
Avantages :

Possibilité d'accéder aux avantages proposés par le Comité de Gestion des uvres Sociales (CGOS) et par l'Amicale du Personnel.

Restaurant d'entreprise
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme : Bac + 2
Expérience : une expérience d'au moins 2 ans serait souhaitable, notamment en management.
Connaissances :

de la structure hospitalière
de la gestion médico-administrative de la prise en charge des patients
des droits du patient
du management
de la gestion de projet et conduite du changement
des logiciels métiers et de leur évolution
du logiciel Agirh e.planning
du classement et de l'archivage de l'information médicale (règles et tenue du dossier médical).

Savoir-être et Savoir-faire :

Maîtrise et techniques du secrétariat médical
Animer, mobiliser et entraîner une équipe
Evaluer et prioriser les demandes des services
Allouer les ressources logistiques et humaines
Traiter et résoudre les situations conflictuelles
Savoir rendre compte
Savoir travailler en équipe
Etre discret, diplomate, capable de prendre des initiatives
Etre réactive face aux demandes
Etre disponible et à l'écoute.

NOTES : CDD pouvant évoluer vers un CDI

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