Agent Administratif H/F
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La CAMVS recherche un agent administratif h/f placé sous l'autorité de la responsable du service administration générale.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS ET ACTIVITES AFFERENTES
En l'absence de l'hôtesse d'accueil :o Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Communauté, o Assurer le contrôle avant ouverture des accès et de la barrière.
o Orienter les visiteurs en salle de réunion le cas échéant et prévenir les services de leur arrivée.
Missions hors remplacement de l'hôtesse d'accueilo Enregistrer le courrier arrivé dans le logiciel et assurer son suivi dans le logiciel
o Tenir à jour le planning d'entretien des véhicules
o Assurer le suivi administratif et financier du pool véhicules, en lien avec les appariteurs.
o Assurer un appui ponctuel aux réunions de l'assemblée (accueil des élus et distribution des boitiers de vote et/ou documents, reprographie, suivi des conventions, ...)
o Assurer le suivi de la signalétique (plaques de portes départ / arrivée des agents)
o Coordonner l'affichage des documents de la Communauté et des autres collectivités en lien avec les appariteurs
o Vérifier mensuellement le stock des achats pour les réunions
o Assurer le suivi administratif et financier des fournitures de tous les services, conformément au marché signé.
RELATIONS FONCTIONNELLES
Supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Administration GénéraleRelations internes : DGS, tous services, Relations extérieures : les élus communautaires, les Directeurs et secrétaires généraux des Communes, le personnel des chambres consulaires (CCI et CMA), le personnel de la société publique locale.
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
Respect impératif des délais liés à la gestion des courriersCongés à prendre en coordination avec ceux de l'hôtesse d'accueil.
Respect impératif des horaires au poste d'accueil de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h30
Présence au Conseil communautaire souhaité de 17h30 à 21h00 (8 réunions annuelles)
MOYENS TECHNIQUES SPECIFIQUES AU POSTEPoste informatique et téléphonique fixes
Profils recherchés
QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE
Expérience significative dans des fonctions similaires de deux ans et/ou une formation aux métiers d'accueil ou de gestion administrative (BEP, Bac Professionnel....)
Formation obligatoire en interne sur les logiciels métiers- AIRS-Courrier
- EKSAE Finances et RH
- Office 365
COMPETENCES
Savoirs- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales est un plus
- Connaissance bureautique de Microsoft 365 sous Windows (Word, Excel, Outlook)
- Connaissance du logiciel Airs Courriers (formation en interne)
- Connaitre les procédures nécessaires aux activités du poste
- Connaitre les techniques d'accueil
- Savoir rendre compte
- Faire preuve d'initiatives et d'autonomie
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir anticiper.
- Respecter les procédures.
- Communiquer des informations orales et écrites.
- Faire preuve de discrétion et avoir le sens de la confidentialité
- Être ponctuel
- Aptitude à la communication
- Aptitude à travailler en équipe
- Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve
- Faire preuve d'adaptation
La CAMVS recherche un agent administratif h/f placé sous l'autorité de la responsable du service administration générale.
MISSIONS ET ACTIVITES AFFERENTES
En l'absence de l'hôtesse d'accueil :o Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Communauté, o Assurer le contrôle avant ouverture des accès et de la barrière.
o Orienter les visiteurs en salle de réunion le cas échéant et prévenir les services de leur arrivée.
Missions hors remplacement de l'hôtesse d'accueilo Enregistrer le courrier arrivé dans le logiciel et assurer son suivi dans le logiciel
o Tenir à jour le planning d'entretien des véhicules
o Assurer le suivi administratif et financier du pool véhicules, en lien avec les appariteurs.
o Assurer un appui ponctuel aux réunions de l'assemblée (accueil des élus et distribution des boitiers de vote et/ou documents, reprographie, suivi des conventions, ...)
o Assurer le suivi de la signalétique (plaques de portes départ / arrivée des agents)
o Coordonner l'affichage des documents de la Communauté et des autres collectivités en lien avec les appariteurs
o Vérifier mensuellement le stock des achats pour les réunions
o Assurer le suivi administratif et financier des fournitures de tous les services, conformément au marché signé.
RELATIONS FONCTIONNELLES
Supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Administration GénéraleRelations internes : DGS, tous services, Relations extérieures : les élus communautaires, les Directeurs et secrétaires généraux des Communes, le personnel des chambres consulaires (CCI et CMA), le personnel de la société publique locale.
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
Respect impératif des délais liés à la gestion des courriersCongés à prendre en coordination avec ceux de l'hôtesse d'accueil.
Respect impératif des horaires au poste d'accueil de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h30
Présence au Conseil communautaire souhaité de 17h30 à 21h00 (8 réunions annuelles)
MOYENS TECHNIQUES SPECIFIQUES AU POSTEPoste informatique et téléphonique fixes
QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE
Expérience significative dans des fonctions similaires de deux ans et/ou une formation aux métiers d'accueil ou de gestion administrative (BEP, Bac Professionnel....)
Formation obligatoire en interne sur les logiciels métiers- AIRS-Courrier
- EKSAE Finances et RH
- Office 365
COMPETENCES
Savoirs- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales est un plus
- Connaissance bureautique de Microsoft 365 sous Windows (Word, Excel, Outlook)
- Connaissance du logiciel Airs Courriers (formation en interne)
- Connaitre les procédures nécessaires aux activités du poste
- Connaitre les techniques d'accueil
- Savoir rendre compte
- Faire preuve d'initiatives et d'autonomie
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir anticiper.
- Respecter les procédures.
- Communiquer des informations orales et écrites.
- Faire preuve de discrétion et avoir le sens de la confidentialité
- Être ponctuel
- Aptitude à la communication
- Aptitude à travailler en équipe
- Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve
- Faire preuve d'adaptation
Merci d'adresser votre candidature (Lettre de Motivation et CV) au Président de l'Agglomération Melun Val de Seine.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.